OPTiM®

法定文書や業務文書などあらゆる文章をらくらく管理・回覧・台帳化
AI-OCR/AI解析を標準搭載した
クラウドAI文書管理サービス「OPTiM 文書管理」を提供開始

～ユーザー無制限、大容量ストレージで簡単・お得に全社導入を実現～

AI・IoT・ビッグデータプラットフォームのマーケットリーダーである株式会社オプティム（以下 オプティム）は、クラウドAI文書管理サービス「OPTiM 文書管理」を提供開始いたします。
本サービスを利用することで、法定文書や稟議書、申請書や許可書など、業務で取り扱うさまざまな文書に対して、フォーマット不問でAI解析を行い、自動分類の上で管理台帳を作成いたします。また、AI-OCR処理により、電子データ・スキャンデータを問わず全ての文書の内容に対して全文検索を行うことができます。これにより、社内文書を簡単に管理・回覧できるようになります。

■背景

オプティムでは契約書管理・電子帳簿保存法対応サービスの領域において、自然言語処理などAIやLLM（大規模言語モデル）を用いた特定文書の管理に特化したサービスの提供に取り組んでまいりました。
サービス提供の中で、契約書・帳票書類に限らず、全般的な文書保管業務の課題について、多くのお客様からご相談をいただいております。また、全般的な文書管理の領域では、お客様のご要望に適したサービスがまだまだ少なく、オプティムの契約書管理サービス「OPTiM Contract」および電子帳簿保存法対応サービス「OPTiM 電子帳簿保存」のように、誰でも簡単に利用できるサービスの提供を度々ご要望いただいておりました。
そこで、これまで培ってきた文書解析AIや、直感的に操作できるWebアプリケーションのUI/UX開発の知見を基に、契約書・帳票書類にとどまらない全般的な文書を対象にしたAI文書管理サービスを提供開始することといたしました。本サービスは、Webブラウザからすぐにご利用可能なクラウド型の文書管理サービスでありながらも、AIやLLMを活用し、極力人手をかけない新たな文書管理の業務体験をもたらします。

■「OPTiM 文書管理」とは

「OPTiM 文書管理」は、書式を気にせず文書をアップロードするだけで、文書保管・参照運用を簡単に確立できるクラウドサービスです。多くの企業で保管ニーズのある取締役会議事録や監査報告書などの法定文書から、企業ごとに特色がありフォーマットも多様な稟議書、仕様書、報告書、議事録、マニュアルなどの専用書類までまとめて保管が可能です。管理、営業、技術、サポートなど部門を問わずあらゆる利用者の方に直感的な操作で簡単にご利用いただけます。
また、今後はテキストだけでなく、図面（非テキスト）などを含めた表現方法を問わない文書形式の保管にも拡張を行い、より広範囲のシーンでお客様業務のDX・効率化をご支援できるように機能開発を予定しております。

■「OPTiM 文書管理」の特長

1. 法定文書から専用書類まで、あらゆる種別の文書をAIで簡単に管理可能
   • 稟議書・報告書・申請書などあらかじめ文書分類を設定しておくことで、フォーマット不問でさまざまな文書を保管できます。
   • AIが分類別に自動仕分けを行うため、手動で分類を選択する手間を減らすことができます。
   • ビジネスプランでは累積の保管容量は1TBと膨大なデータの保管に対応しており、1ファイルあたりの容量は5GBまで保管できるため、業務において発生するあらゆる書類の保管に対応することができます。
   
2. 文書ごとに設定した任意の項目をAIが自動抽出
   • 文書の分類ごとに管理項目の「項目名」「形式」を設定するだけで、AIがアップロードされた文書から自動で情報を抽出し、管理台帳を作成いたします。
   • 抽出項目はユーザー自身でカスタマイズ可能なため、自社の独自フォーマットに合わせて専用の解析方法を作成し、自社に最適化したAI解析・管理台帳の作成を行うことができます。
   • さらに「AI解析用読み取り指示」を記載することで、抽出する情報の範囲や条件を細かく指定することができます。
   
3. 全文検索で探したい文書をすぐに参照可能
   • 全文検索機能により、任意の文言を膨大な登録文書の中からピンポイントに検索することができます。
   • さらに、スキャンデータに対してはアップロード時に全文AI-OCR処理を行うため、文書のテキスト埋め込みの有無を問わず、全ての文書に対して全文検索を行うことができます。
   

■導入効果

文書管理業務において、文書作成や保管、捜索、管理台帳の作成、期限管理など、さまざまな作業が発生する中で、「OPTiM 文書管理」では特にお客様の負担に繋がりやすい「①管理台帳の作成」「②文書の捜索」「③期限管理」を効率化することが可能です。
オプティムが自社の運用ケースを基に独自に算出を行ったデータによると、具体的には以下のような導入効果を期待できます。

1. 管理台帳作成業務の作業時間を90%削減 フォーマット不問のAI解析・自動抽出機能により台帳作成作業を効率化します。
2. 文書捜索にかかる作業時間を83%削減 登録文書全てにAI-OCR処理を行い、全文検索機能を活用することで文書捜索作業を効率化します。
3. 担当者への期限通知にかかる作業時間を90%削減 AI解析・自動抽出によって入力した日付情報を基に、期限通知メールを自動配信することで期限管理作業を効率化します。

■「OPTiM 文書管理」の提供プランについて

初期費用は各プラン無料です。AI解析・AI-OCR（全文検索）を標準提供の上、ストレージ容量・AI解析件数に応じたプランを提供いたします。

また、一般的なストレージサービスや文書管理サービスと比べて、「OPTiM 文書管理」ではAI解析に加え、ユーザー数無制限、大容量ストレージを標準搭載しています。そのため、ご利用人数・規模にかかわらずお得にご利用いただくことが可能です。

■「OPTiM 文書管理」製品情報

「OPTiM 文書管理」についての詳細は以下のWebサイトをご確認ください。
https://www.optim.co.jp/document/