OPTiM®

OPTiM Contract・OPTiM 電子帳簿保存の文書管理機能
およびAI解析機能をバージョンアップ

AI解析の精度向上に加え、解析箇所のハイライト表示により、
さらなる契約書管理工数の削減を実現

AI・IoT・ビッグデータプラットフォームのマーケットリーダーである株式会社オプティム（以下 オプティム）は、AIを活用した契約書管理サービス「OPTiM Contract」およびAIを活用した文書管理サービス「OPTiM 電子帳簿保存」について、バージョンアップを行ったことをお知らせいたします。
今回のバージョンアップにより紙をスキャンしたPDFから取得したテキストデータのプレビュー機能や、メールに添付された帳票の自動アップロード機能、ファイルの重複登録を防止する機能など、文書管理を効率化する機能を追加しました。加えて、契約書および帳票書類のAI解析精度の向上、対応表現の拡張を行っており、文書管理台帳の作成コストの削減も支援いたします。

■文書管理機能のバージョンアップ

1. AI解析箇所を文書のプレビュー画面でハイライトする機能
   対象サービス：「OPTiM Contract」および「OPTiM 電子帳簿保存」
   

   書類閲覧画面でAI解析の対象項目を選択した際、ファイルのプレビュー画面上でAI解析の対象箇所をハイライトする機能を追加いたしました。ハイライトの際にプレビュー画面上で表示されていない箇所がハイライト対象の場合は、プレビュー画面を自動でスクロールしハイライト対象の箇所を表示いたします。これにより、AIが正しい箇所を解析したかチェックする作業をよりスムーズに実施いただけるようになります。

   
2. メールに添付された帳票の自動アップロード機能
   対象サービス：「OPTiM 電子帳簿保存」
   

   メールで帳票の授受を行う際、「OPTiM 電子帳簿保存」で発行した専用のメールアドレスを宛先に含めることで、メールに添付された帳票を「OPTiM 電子帳簿保存」に自動的にアップロード・AI解析を行う機能を追加いたしました。これにより、「OPTiM 電子帳簿保存」にログインせず、メールによる取引先との書類授受や、複合機でスキャンを行ったデータの取り込みなど、手間をかけずに自動で行うことができるようになります。なお、専用のメールアドレスは帳票の管理グループごとに発行でき、対応するグループへの自動アップロードが可能です。

   
3. ファイルの重複登録を防止する機能
   対象サービス：「OPTiM Contract」および「OPTiM 電子帳簿保存」
   

   新しく書類をアップロードする際に、既に同じ書類がアップロードされていないか、重複をチェックする機能を追加いたしました。この機能により、ファイル名が違っていても、内容が同じファイルの場合は重複登録を防止することができます。

4. 紙をスキャンしたPDFから取得したテキストデータのプレビュー機能
   対象サービス：「OPTiM Contract」
   

   AI解析後に、紙をスキャンしたPDFから取得した契約内容のテキストをプレビュー画面で表示、コピー＆ペーストできる機能を追加いたしました。上記の画面は、プレビュー画面に新設される「PDFのテキスト変換結果に切り替える」ボタンを選択することで表示いただけます。これにより、新規契約を締結する際に過去の類似契約の条文を転用するなど、より過去契約の内容を活用できるようになります。

5. 英文契約に対するAI解析の対象項目の追加（取引金額）
   対象サービス：「OPTiM Contract」
   

   これまで、英文契約に対してはAI解析により契約書ファイルから抽出・自動入力できる項目は「タイトル・企業名・契約締結日・契約開始日・契約終了日・解約通知期限・自動更新期間・自動更新の有無」の8項目でしたが、今回のバージョンアップ以降にアップロードを行ったファイルについては契約書内に記載された「取引金額」を新たに自動抽出・台帳入力をいたします。

■AI解析機能のバージョンアップ

「OPTiM Contract」および「OPTiM 電子帳簿保存」において以下の表現・形式にAI解析対応いたしました。

• ① 契約書別紙に記載された有効期間の解析に対応
  対象サービス：「OPTiM Contract」
• ② .（ピリオド）で区切られた日付の解析に対応
  対象サービス：「OPTiM Contract」および「OPTiM 電子帳簿保存」
• ③ Rで省略された令和の年度表記の解析に対応
  対象サービス：「OPTiM Contract」および「OPTiM 電子帳簿保存」

■「OPTiM Contract」とは

「OPTiM Contract」は改正電子帳簿保存法の電子取引の電子保存要件に対応し、月額9,980円（税抜）から利用できるAIを活用した契約書管理サービスです。

◆「OPTiM Contract」の特長

1. AIが契約書ファイルを自動でデータ化
   紙の契約書のスキャンデータや電子契約書ファイルをAIで解析し、企業名や有効期間などを抽出した台帳を作成することで、手入力による台帳作成の負担を軽減します。
2. 契約期間の管理を自動化
   AIが抽出した契約終了日や自動更新契約の解約通知日が近づいた際、関係者へ自動的にメール通知を行い、期限管理の自動化をいたします。
3. 改正電子帳簿保存法の義務化要件に準拠した管理に対応
   電子契約で締結した契約書ファイルを、改正電子帳簿保存法で対応が義務付けられる、電子取引データの保存要件に則った上で、保存や管理を行えます。

■「OPTiM Contract」製品情報

「OPTiM Contractについての詳細は以下のWebサイトをご確認ください。
https://www.optim.co.jp/optim-contract/

■「OPTiM 電子帳簿保存」とは

「OPTiM 電子帳簿保存」は、電帳法の電子取引の電子保存要件に対応し、月額9,980円（税抜）から利用できるAIを活用した文書管理サービスです。

◆「OPTiM 電子帳簿保存」の特長

1. AIが帳票ファイルを自動でデータ化
   電子取引された帳票ファイルや紙の帳票のスキャンデータをAIで解析し、企業名や取引年月日、取引金額などを抽出した台帳を作成することで、手入力による台帳作成の負担を軽減します。
2. 改正電子帳簿保存法の義務化要件に準拠した管理に対応
   電子契約で締結した契約書ファイルを、改正電子帳簿保存法で対応が義務付けられる、電子取引データの保存要件に則った上で、保存や管理を行えます。
3. 請求書・領収書・注文書などさまざまな帳票を一元管理
   特定の書類に限らず、請求書や領収書、注文書など、どのような種類でも一元管理できます。

■「OPTiM 電子帳簿保存」製品情報

「OPTiM 電子帳簿保存」についての詳細は以下のWebサイトをご確認ください。
https://www.optim.co.jp/denshichobo/