電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？代替方法・要件を詳しく解説

公開日:2024/11/29

電子帳簿保存法に向けた準備を進める中で、 「タイムスタンプってどんなものだろう？」「タイムスタンプを使わなくても電子帳簿保存法に準拠できるだろうか？」などさまざまな疑問を感じている方は多いのではないでしょうか。

タイムスタンプとは、電子帳簿保存法においては電子文書の「真実性」を確保する方法として重要な意味を持っている技術です。

しかしながら、以前あった「タイムスタンプを押さなければならない」という要件は法改正とともに緩和されています。現行の要件では、 タイムスタンプが無くても、電子帳簿保存法に準拠することは可能なのです。

例えば、2024年1月から完全義務化された「区分3：電子取引データ保存」では、以下の方法でも「真実性の要件」を満たすことが可能です。

そして、むしろ、 タイムスタンプを使わないで真実性を確保する方法のほうが、利便性や使い勝手が良いのでおすすめです。

この記事では、電子帳簿保存法のタイムスタンプについて、言葉の意味や技術、使い方を解説するとともに、「タイムスタンプを使わないで電子帳簿保存法に対応する方法」まで詳しく解説していきます。

タイムスタンプの概要だけでなく、必要性や最新の要件を理解したい方はぜひ最後までお読みください。

1.電子帳簿保存法における「タイムスタンプ」とは？

まずは、電子帳簿保存法における「タイムスタンプ」とはどういうものなのか解説していきます。

タイムスタンプとは、電子文書の「真実性」を確保する技術のことです。

タイムスタンプを電子文書に付与することで、 「（１）電子文書が特定の時刻に存在していたこと」と「（２）その時刻移行に改ざんされていないこと」を証明することができます。

電子文書は簡単に書き換えできるため、悪意を持った作成者が日時や金額を改ざんする可能性があります。そこでタイムスタンプを付与することで、書き換えされていないことを証明できるのです。

時刻認証局（TSA）という信頼性の高い第三者がタイムスタンプを付与するため、電子文書の信頼性が客観的に保証される仕組みです。

タイムスタンプを付与したい場合には、総務大臣が認定した「認定事業者」によるサービスを使います。

【総務大臣が認定した認定事業者（時刻認証業務）の例】

時刻認証業務の名称	タイムスタンプ利用料金
認定タイムスタンプ byGMO	従量制月額10,000円(税抜) 〜（月1,000回まで利用可能） ※別途、定額制プランもあり
アマノタイムスタンプサービス	初期導入費用：アカウント発行費用6,600円（税込） ランニング費用：月額基本料金8,800円（税込）＋アカウント管理費用550円（税込） 基本料金には、1000スタンプ利用分を含みます。 ※別途、定額制プランもあり

業者によりますが、 タイムスタンプを付与するための料金が月額8,000円〜1万円程度かかります。

タイムスタンプを活用することで、電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件を満たすことができます。

これは電子帳簿保存法の3つの区分のうち、 「スキャナ保存（区分2）」と「電子取引データ保存（区分3）」にかかわる内容となります。

【電子帳簿保存法の対象書類】

電子帳簿保存法の区分2に該当する「スキャナ保存制度」とは、 「相手方から紙で受け取った書類（請求書など）」または「自社が紙で発行した書類の控え（請求書など）」をスキャンしたりスマートフォンなどで撮影したりして、そのデータを電子保存する場合に、必要な要件を満たさなければならないというものです。

スキャナ保存の対象となる書類は、 「重要書類」と「一般書類」に分けられ、それぞれに要件が異なります。また、スキャナ保存を行うための承認を得ていた事業者については「過去分重要書類」の要件が残ります。

重要書類	商取引の流れに直結・連動する重要な書類のこと 具体的には、契約書や領収書、請求書、納品書などが該当します
一般書類	商取引の流れに直結・連動しない書類のこと 具体的には、見積書や注文書、検収書などが該当します

以下に、区分2のスキャナ保存の要件を示しますが、 表の4番目に出てくるのが「タイムスタンプの付与」の要件です。

【電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件】

出展： 「はじめませんか、書類のスキャナ保存」（国税庁）を加工して編集

表の上から4番目の「タイムスタンプの付与」の要件を満たすために、タイムスタンプを活用することができます。

電子帳簿保存法の「区分3：電子取引データ保存」とは、 電子的にやりとりした注文書・領収書などの取引情報については、電子データとして保存しなければならないというものです。

電子帳簿保存法の「区分3：電子取引データ保存」には「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つがあり、 タイムスタンプは前者「真実性の要件」を満たすための方法のひとつとなります。

出展： 「電子取引データの保存方法をご確認ください」（国税庁）を加工して作成

2.法改正によりタイムスタンプは必須ではなくなった

1章では、タイムスタンプがどのようなもので、タイムスタンプがあると電子帳簿保存法のどの要件を満たせるか？という部分を解説してきました。

確かにタイムスタンプを活用することで電子帳簿保存法の一部の要件を満たすことが可能となるのですが、 電子帳簿保存法の改正により要件が緩和されて「タイムスタンプは必須ではなくなった」ということもお伝えしておきます。

タイムスタンプの認定事業者のサービスを使うと、月額8,000円〜1万円程度（別途初期費用も）かかるデメリットがあるため、 タイムスタンプ以外の方法で要件を満たしたいという企業も多いはずです。

タイムスタンプ要件がなくなった経緯などを知りたい方はぜひ以下の内容を参考になさってください。

以前は電子帳簿保存法の「スキャナ保存（区分2）」の要件として、タイムスタンプを付与することが必須でした。

しかしながら、2024年1月1日以降に行うスキャナ保存については、 訂正・削除の履歴が残るシステム（または訂正・削除ができないシステム）で入力期間内に保存したことを確認できる場合は、タイムスタンプの付与に代えることができることになりました。

参考： 国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」（PDF）

つまり、タイムスタンプサービスを新たに導入しなくても、訂正・削除の履歴が残るようなシステムを使うことで「真実性の確保」の要件については満たすことができます。

以前は電子帳簿保存法の「電子取引（区分3）」の要件として、真実性を確保するためにタイムスタンプを付与することが必須の保存要件として定められていました。

しかしながら、スキャナ保存（区分2）と同様に、2024年1月1日以降に行う電子取引については、 訂正・削除の履歴が残るシステム（または訂正・削除ができないシステム）でデータの授受および保存をすれば、タイムスタンプの付与に代えることができることになりました。

さらに、タイムスタンプや上記システムを導入しなくても、 訂正・削除の防止に関する「事務処理規程」を定めてルールに沿った運用を行えば、「真実性」の要件を満たせることになりました。

つまり、タイムスタンプサービスを新たに導入しなくても、「電子取引（区分3）」の「真実性の確保」の要件は満たすことが可能です。

3.タイムスタンプ以外で電子帳簿保存法「真実性の要件」を満たす2つの方法

ここからは、タイムスタンプ以外で電子帳簿保存法「真実性の要件」を満たす2つの方法について詳しく解説しています。

タイムスタンプの認定事業者のサービスを使うと、月額8,000円〜1万円程度（別途初期費用も）かかるデメリットがあるため、 タイムスタンプ以外の方法で要件を満たしたいという企業も多いはずです。

タイムスタンプの代わりの方法を知りたい方は、ぜひこの章の内容を参考になさってください。

タイムスタンプ以外の方法で電子帳簿保存法の「真実性の要件」を満たすためには2つの方法があります。

2つの方法の詳細を解説していきます。

電子帳簿保存法が改正されたことにより、2024年1月1月以降に行う「スキャナ保存」および「電子取引」については、 訂正・削除の履歴を確認できるシステム（または訂正・削除ができないシステム）を使うことで「真実性の要件」を満たせます。

具体的には、以下のようなシステムが該当します。

例えば「電子帳簿保存法に対応したシステム」は無料でお試し利用できるものも出ており、 タイムスタンプを毎回付与する運用よりもラクに「真実性の要件」を満たせるため、おすすめです。

なお、電子帳簿保存法には「真実性の要件」以外にも「可視性の要件（検索要件含む）」など他の要件もあるため、全ての要件をしっかり満たせるかどうかを別途確認する必要がある点に注意しましょう。

※要件については、前述した「 1-3.タイムスタンプを付与することで電子帳簿保存法の一部の要件を満たせる」の部分を再確認してください。

タイムスタンプ以外の方法で「真実性の要件」を満たす方法として、「訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定めて、その規程に沿った運用を行う方法もあります。

こちらは、 2024年1月1日以降に行う「電子取引」について適用できることになりました。

具体的には、以下のようなルールで運用していきます。

この方法で「真実性の要件」を満たす場合には、上記のような内容を定めた「事務処理規程」を作成する必要があります。詳しい書き方やポイントを別記事「 電子帳簿保存法の事務処理規程とは？作成すべきか分かるチャート付き」で解説しているので、ぜひそちらもご覧ください。

事務処理規程を作成する方法を選択すれば、タイムスタンプやシステムを新たに導入することなく「真実性の要件」を満たすことが可能です。 費用がかからないため、電子帳簿保存法への対応に予算を割くことが難しい企業にはおすすめの方法といえるでしょう。

しかしながら、事務処理規程の作成・備え付けで満たせるのは、 「電子取引（区分3）」における「真実性の要件」だけです。電子取引データ保存のもう一つの要件である「可視性の要件」は別に満たさなければならない点に注意が必要です。

出展： 「電子取引データの保存方法をご確認ください」（国税庁）を加工して作成

可視性の要件では 「検索機能を確保すること」が求められます。具体的には、「日付・金額・取引先」のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる必要があります。

※「前々期の売上高が5,000万円以下の事業者」または「データを出力した書面を取引先と日付で整理された状態で提示できる場合」には、税務職員のダウンロードの求めに応じるならば検索要件が不要となります。

4.【区分ごと】電子帳簿保存法への対応方法を決めるステップ

「電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは何か？」「タイムスタンプでどの要件を満たせるのか」と同時に、 「タイムスタンプではない方法でも電子帳簿保存法の各区分の要件を満たすことが可能」ということを解説してきました。

ここからは、電子帳簿保存法に対応するためにはどうしたら良いかについて、タイムスタンプを使う方法とタイムスタンプを使わない方法を両方含めて検討していく方法を解説していきます。

「そもそも対応が必要なのか」についても併せて、区分1〜区分3までの区分ごとに解説していきます。

電子帳簿保存法に準拠するためには、区分1・区分2・区分3の正しい理解が重要なので、お手数でも全ての区分についてお読みいただき、「自社での対応が必要かどうか」をきちんと把握してください。

電子帳簿保存法「電子帳簿等保存（区分1）」の対応方法を2ステップで解説します。

区分1の「電子帳簿等保存」については、電子保存するかどうかは「任意」となります。

電子帳簿保存法「電子帳簿等保存（区分1）」の要件を満たさなければならないのは、仕訳帳などの「国税関係帳簿」や貸借対照表などの「決算関係書類」、または請求書などの取引関係書類を、自己が最初から一貫してコンピューターで作成し、 それらを電子データのまま保存する場合です。

それらを印刷して紙で保存する場合には対応しなくても構いませんし、そもそも帳簿や請求書などを手書きで作成している場合にはもちろん対応する必要はありません。

以下のフローチャートを参考に、自社での対応が必要かどうか（対応するかどうか）を検討してみましょう。

電子帳簿保存法「電子帳簿等保存（区分1）」に対応しない場合には、帳簿や書類をプリントアウトして従来通り5年や7年などの保存期間を守って大切に保管しましょう。

保存期間については、 国税庁の「記帳や帳簿等保存・青色申告」のページをご確認ください。

また、電子帳簿保存法「電子帳簿等保存（区分1）」に対応すると決めた場合には、今度は要件をしっかり確認していきましょう。

当初は「電子帳簿等保存（区分1）」において帳簿や書類を電子データのまま保存するためには、複数の保存要件を満たす必要がありました。しかしながら、2022年以降は、当初に比べて要件が大幅に緩和されています。

現在「電子帳簿等保存（区分1）」において最低限満たすべき要件は、以下の3つの要件のみです。

※1：「優良」の要件を全て満たしているときは不要となります。

最低限満たすべき内容にだけ対応する場合には、「1. システム関係書類等を準備すること」、「2. 保存場所に必要な機器を設定して速やかに出力できる体制を準備すること」、「3. 税務職員によるダウンロードの求めに応じられるようにすること」の対応を行いましょう。

なお、上記に加えて 「優良な電子帳簿」の要件を満たすことができれば、過少申告加算税の軽減や65万円の青色申告特別控除といったメリットを受けることが可能です。

仕訳や決算処理を行える会計ソフトやERPシステムの多くは、上記の「電子帳簿等保存（区分1）」での「優良な電子帳簿」の要件を満たせる仕様になっている可能性が高いといえます。

一方で、Excelなどでは「優良な電子帳簿」の要件を全て満たすのは難しいといえるでしょう。「優良な電子帳簿」の要件を満たしたい場合には、電子帳簿保存法対応のシステムを導入することを検討するのがおすすめです。

システムではなくExcelで国税関係帳簿や書類を作成している場合には、「優良な電子帳簿」は諦めて「その他」の区分（最低限の要件）を満たすための社内整備を行いましょう。

ここからは、電子帳簿保存法「スキャナ保存（区分2）」の対応方法を3ステップで解説します。

区分2の「スキャナ保存（区分2）」についても、電子保存するかどうかは「任意」となります。

電子帳簿保存法「スキャナ保存（区分2）」の要件を満たさなければならないのは、 「相手方から紙で受け取った国税関係書類」または「自社が紙で発行した国税関係書類の控え」をスキャンしたりスマートフォンなどで撮影したりして、そのデータを保存する場合です。

【スキャナ保存（区分2）の対象書類】

重要書類 （資金や物の流れに直結・連動する書類）	契約書・領収書（またはその写し） 預り証・借用証書・預金通帳・小切手・約束手形・有価証券受渡計算書・契約の申込書（定型的約款無し）・請求書・納品書・送り状・輸出証明書 恒久的施設との間の内部取引に関して外国法人等が作成する書類のうち、これらに相当するもの 上記書類の写し ※「納品書の写し」は一般書類となります。
一般書類 （資金や物の流れに直結 ・ 連動しない書類）	検収書・入庫報告書・貨物受領証・見積書・注文書・契約の申込書（定型的約款あり） 納品書の写し 上記書類の写し

紙のまま保存する場合には対応の必要はありませんし、そもそも書面（手書き）で作成や授受を行った場合にはもちろん対応する必要はありません。

以下のフローチャートを参考に、自社での対応が必要かどうか（対応するかどうか）を検討してみましょう。

電子帳簿保存法「スキャナ保存（区分2）」に対応しない場合（紙のまま保管する場合）には、従来通り5年や7年などの保存期間を守って大切に保管しましょう。

電子帳簿保存法「スキャナ保存（区分2）」に対応すると決めた場合には、次のステップとして、要件をしっかり確認していきましょう。

スキャナ保存の対象書類となる書類について、紙で受け取ったものを電子化して電子データとして保存するには、以下の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。

【電子帳簿保存法「スキャナ保存」の要件】

出展： 「はじめませんか、書類のスキャナ保存」（国税庁）を加工して編集

電子帳簿保存法の要件は当初よりも大幅に緩和されていますが、それでも「スキャナ保存（区分2）」については細かい要件があるので注意しましょう。

「スキャナ保存」の要件を理解できたら、自社に今ある機器やシステムでこれらの要件を満たせるか検討していきましょう。

特に、 （１）解像度やカラー階調の要件を満たすような機器（スキャナやカメラ機能）があるかや、（２）タイムスタンプ要件をどう満たすか、をポイントに検討していきます。

タイムスタンプ要件については、タイムスタンプ付与サービスを導入するか、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するか、どちらかを決めていきましょう。

それと同時に、機器やシステム以外に従業員が正しく要件を満たせるための体制づくりも進めていく必要があります。

機器側での要件が満たされていても、 「スキャンするタイミングが遅かった」「要件に足りていないスマートフォンのカメラ機能で撮影してしまった」「必要な事務処理規程を定めていなかった」など、社内体制の不備で「スキャナ保存」の要件が足りなくなる可能性があるからです。

「電子帳簿保存法の対応ステップ｜3つの区分ごとにわかりやすく解説」の記事でさらに詳しい対応ステップを解説しているので、ぜひ参考になさってください。

ここからは、電子帳簿保存法「電子取引データ保存（区分3）」の対応方法を3ステップで解説します。

電子帳簿保存法の区分3「電子取引データ保存」は、 2024年1月1日から完全に義務化されているため、 電子的にやりとりする請求書や領収書が1件でもある場合には、必ず対応しなければならないものです。

国税庁の資料によると、以下が「電子取引」に該当するとされている取引となります。これをご覧いただくと分かる通り、オンラインショッピングで仕入れを行った場合の電子的な領収書なども対象となりますし、インターネットのサイト上に表示された明細なども対象となります。

多くのやりとりが電子取引に該当するため、ほとんどの事業者が「電子取引データ保存（区分3）」については対応が必要になると考えられます。

念のため、以下に、電子取引データ保存（区分3）への対応が必要になるかどうか分かるフローチャートを用意したので確認してみてください。

次のステップでは、電子帳簿保存法「電子取引データ保存（区分3）」の要件をしっかり確認していきましょう。

「電子取引データ保存」において、電子取引情報を電子データのまま保存するには 「真実性の要件」と「可視性の要件」の2つの要件を両方満たさなければなりません。

電子帳簿保存法の区分3「電子取引データ保存」の2つの要件を満たすために、どの方法で対応するかを決めていきましょう。具体的には、以下の3つの選択肢から、自社ではどの方法を選ぶか検討する必要があります。

「検索要件」も同時に満たしやすいのは、「方法2：電子帳簿保存法に対応したシステムで取引情報の授受を行う」です。特に、AI搭載のシステムであれば、請求書などの電子取引情報を授受したタイミングで、自動的に取引年月日・取引先・取引金額などを読み取って、履歴として保存してくれます。

一方、「新たにシステムやサービスを導入することなく電子取引データ保存に対応したい」という事業者は、ひとまず「方法3：事務処理規程を作成して備え付け、そのルールを遵守する」の方法を選択するのが良いでしょう。

ただし事務処理規程だけでは「検索要件」を満たせないため、別途、検索要件を満たすためのルールを作って徹底することが求められます。（タイムスタンプを活用する場合も同様です。）

例えば、以下の国税庁のPDFにもあるように、検索簿を作成しておいたり、規則的なファイル名を付けておいたりすることで、簡易的に検索要件を満たすことができます。

出展： 「電子取引データの保存方法をご確認ください」（国税庁）を加工して作成

真実性の要件をタイムスタンプ・システム・事務処理規程のいずれの方法で満たすか決めたら、具体的に対応を進めていきましょう。

具体的な対応方法については、別記事「 電子帳簿保存法の対応ステップ｜3つの区分ごとにわかりやすく解説」もぜひ参考になさってください。

5. 電子帳簿保存法に対応したおすすめシステム3選

ここからは、タイムスタンプを使わなくても電子帳簿保存法の保存要件を満たせるシステムの中からおすすめのシステムを3つ紹介します。

電子帳簿保存法に対応したシステムといっても、 「どこまで対応しているのか」によって3つのタイプがあります。そのため、ここでは3つのタイプごとにおすすめのシステムを1つずつ紹介します。

【電子帳簿保存法に対応したおすすめシステム3選】

システムのタイプ・名称	特徴	おすすめのシステム
電子帳簿保存システム	請求書・領収書・注文書など幅広い帳簿に対応できる	OPTiM 電子帳簿保存（株式会社オプティム）
電子帳簿保存法に対応した 請求書受領サービス	大量の請求書を効率的に電子化できる	TOKIUMインボイス（株式会社TOKIUM）
電子帳簿保存法に対応した 経費精算システム	領収書を中心に、経費精算に関わる書類を効率的に電子保存できる	楽楽精算（株式会社ラクス）

3タイプのおすすめシステム3つについて、それぞれ詳しく解説していきます。

出典 ： OPTiM 電子帳簿保存

「OPTiM 電子帳簿保存」は、請求書・領収書・注文書など幅広い帳票に対応した電子帳簿保存システムです。

電子帳簿保存法の 「電子取引保存要件」と「スキャナ保存要件」に対応しており、タイムスタンプがなくても「真実性の確保」を満たせます。さらに「可視性の確保」の要件にも対応しており、取引相手・取引金額・取引年月日に基づく書類データの検索が可能です。

「OPTiM 電子帳簿保存」のおすすめポイントは、AI機能を搭載している点です。 書類情報を読み取って自動入力してくれたり、インボイス登録番号の有効性を自動チェックしてくれたりするため、業務効率化にもつながります。

初期費用無料で月額費用は税抜9,980円〜（税込10,978円〜）という手頃な価格で導入できるのも特徴です。さらに、無料トライアルも行っているため、使用感を確かめてみてから本格導入することもできます。

出典： TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスは、電子帳簿保存法に対応した請求書受領システムです。

郵送や電子メール、FAX、Webダウンロードなど、あらゆる形式の請求書を受け取り可能で、確認・支払い漏れをなくせるのが特徴です。

記載内容の自動データ化や、データの改ざんを防止するタイムスタンプ機能も標準で実装されており、最新の法対応に伴う追加の業務負担がなく使えます。また、領収書や請求書だけでなく、全ての国税関係書類で同時に電帳法対応することができ、書類ごとに管理方法を変える手間もありません。

請求書の受け取りが多い企業や、多彩な方法で請求書を受け取っている企業など、請求書関連業務を効率化したい企業におすすめです。

出典： 楽楽精算

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。

紙やExcelで行っている経費精算で「手入力が大変」「申請に時間がかかる」「差し戻しが多い」などという経理の負担を軽減できるのが特徴です。申請から承認、処理、保存までを効率化できます。

電子帳簿保存法にも対応しており、紙や電子などさまざまな形式の領収書・請求書を電子化・保存して一元管理を実現します。

領収書や請求書が多くて経費精算業務に時間がかかっており、効率化を検討している企業におすすめです。

まとめ

本記事では「電子帳簿保存法のタイムスタンプ」について解説してきました。最後に、要点を簡単にまとめておきます。

▼電子帳簿保存法における「タイムスタンプ」とは？

▼法改正によりタイムスタンプは必須ではなくなった

▼タイムスタンプ以外で電子帳簿保存法「真実性の要件」を満たす2つの方法

タイムスタンプを使わなくても良くなったことにより、タイムスタンプを新たに導入するよりも、システムを導入する方法か事務処理規程を定める方法のほうが、電子帳簿保存法に対応しやすくなっています。

手軽に電子帳簿保存法に対応したい場合には、「検索条件」も簡単に満たしやすい電子帳簿保存システムの導入がおすすめです。「OPTiM 電子帳簿保存」はAI機能の精度を確認できる「無料トライアル」も行っているので、操作性をまずは確かめてみてください。