JIIMA認証取得済みシステム導入でリスク回避！
電子帳簿保存法に対応するには？

公開日:2023/08/22

はじめに

電子帳簿保存法への対応は、電子データの書類を取り扱う企業にとって重要な課題となっています。電子帳簿保存法に対応し、安心して取引を行うためには、JIIMA（公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会）認証取得済みのシステムの導入がおすすめです。

この記事では、電子帳簿保存の概要やJIIMA認証に対応したシステム導入の重要性とそのメリットについて解説します。
電子帳簿保存法への対応は避けて通れない課題ですが、適切なシステム導入によってその課題を乗り越える方法を解説いたします。

電子帳簿保存法とは

1. 電子帳簿保存法の概要

   電子帳簿保存法は、日本の企業や個人事業主による電子帳簿の適切な保存・管理を規定する法律です。1998年に施行され、その後時代の変化とともに複数回改正が行われています。直近では、2022年1月にも改正されており、その際に「電子取引にかかる情報の電子保存」が義務化されました。この法律に基づく電子帳簿は、従来の紙の帳簿と同等の法的効力を持ち、税務申告や監査対応においても有効な記録として扱われます。
   
   電子帳簿保存法の対象範囲は、法人や個人事業主など、収支を記録する企業・事業者全般です。法律は、電子帳簿の保存方法や保存期間、保存の際の注意事項などを具体的に規定しており、違反した場合には罰則が科されることもあります。

2. 電子帳簿保存法の目的

   電子帳簿保存法の主な目的は、情報化が進む現代社会において、企業や個人事業主の電子帳簿の適切な保存と信頼性の確保を図ることです。従来の紙の帳簿から電子帳簿への移行を支援し、情報セキュリティの強化と税務申告の正確性を確保することを重視しています。
   
   具体的な目的としては、以下のような点が挙げられます。
   情報セキュリティの確保：電子帳簿には多くの機密情報や取引履歴が含まれており、情報漏洩や改ざんを防ぐことが必要です。電子帳簿保存法は、データの完全性や機密性を保つための規定を定め、情報セキュリティの向上を促しています。
   税務申告の正確性と透明性の担保：企業や事業者の正確な会計記録は、税務申告や監査の際に重要な要素となります。電子帳簿保存法は、電子帳簿の信頼性を高め、正確な税務申告を実現することを目指しています。これにより、企業の税務リスクを低減し、税務申告の透明性を向上させます。
   
   経済活動の促進：情報化社会において、効率的な経理処理とデータの迅速な取得・提供が重要となります。電子帳簿保存法の遵守により、情報の迅速な共有が可能となり、経済活動の促進に寄与します。
   法的効力の確保：電子帳簿保存法に基づいて保存された電子帳簿は、従来の紙の帳簿と同等の法的効力を持ちます。これにより、法的なトラブルや紛争時においても有効な証拠として使用できます。

3. 電子帳簿保存法へ未対応時のリスク

   電子帳簿保存法への未対応は、企業や個人事業主にとって深刻なリスクを伴います。法律の要件を満たさない状態では、税務申告や監査対応において問題が生じるだけでなく、重い罰則を受ける可能性もあるため注意が必要です。
   法的な罰則と制裁：電子帳簿保存法は厳格な規定を含んでおり、その要件を満たさない場合には罰則が科されることがあります。罰則には過料や刑事罰が含まれ、法令違反の場合は重い制裁を受ける可能性があります。
   
   税務リスクと不正課税の疑い：電子帳簿が不正確で信頼性に欠ける場合、税務申告の際に誤った情報を提供してしまうリスクがあります。これにより、課税される所得が実際よりも少なくなったり、逆に多くなったりする可能性があります。
   監査対応の困難さ：電子帳簿が適切に保存されていない場合、税務署や監査法人との監査対応が困難になることがあります。情報提供が遅れたり、必要なデータが抜けていたりすると、監査結果に対する信頼性が損なわれる可能性があります。
   
   これらのリスクを避けるためには、電子帳簿保存法への適切な対応が必要です。JIIMA認証取得済みのシステム導入は、これらのリスクを回避し、法令遵守と安定した経営の実現に役立ちます。

JIIMA認証について

1. JIIMAとは？

   公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）は、情報化社会における文書情報の適切な管理と情報セキュリティの向上を推進するための団体です。1958年に設立され、文書情報管理に関わるさまざまな活動を行っています。JIIMAの主な活動内容は、電子帳簿の適切な保存や情報セキュリティ対策に関する認証制度の運営です。電子帳簿保存法に対応したシステムの開発や導入に関わる企業や団体に対し、JIIMA認証を付与することで、そのシステムの信頼性を保証します。JIIMAは、情報経済社会の健全な発展をサポートする重要な組織であり、電子帳簿保存法への対応を考える企業にとって貴重な情報源となっています。組織や個人が情報管理を適切に行うためには、JIIMA認証取得済みのシステム導入を検討することが重要です。

2. JIIMA認証とは？

   JIIMA認証は、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が運営している認証制度であり、法的要件を満たしていると判断したものに対して与えられるものです。この認証を取得するためには、必要な機能を全て備えていることが確認されなければいけません。認証審査委員会による厳格な審査が行われ、認証を取得するシステムには一定の品質と信頼性が認められることになります。JIIMA認証取得済みのシステムを導入することで、企業や個人事業主は電子帳簿保存法に対応し、情報の信頼性を高めることができます。税務申告や監査対応などの際にも認証を有するシステムの利用は信頼性が高まり、リスク回避に役立ちます。

3. JIIMA認証の取得要件

   JIIMA認証の取得要件は、電子帳簿保存法に対応したシステムが信頼性と安全性を確保していることを保証するために厳格に定められています。日本文書情報マネジメント協会は、情報セキュリティや情報管理の専門家から構成される審査委員会を設けており、公正な第三者機関でそのシステムが必要な機能を兼ね揃えているかをチェックし、その審査に合格することでJIIMA認証を取得することが可能です。
   また、認証を取得した製品はJIIMAのホームページと国税庁のサイトで確認することができます。

   ※国税庁JIIMA認証情報リスト

   ※電子取引ソフト法的要件認証製品一覧

JIIMA認証の必要性

1. JIIMA認証と電子帳簿保存の関係

   JIIMA認証と電子帳簿保存法は、情報の信頼性とセキュリティを重視する観点から密接な関係を持っています。電子帳簿保存法は、情報化が進む現代において企業や個人事業主が電子帳簿を適切に保存することを求める法律です。また、JIIMA認証は電子帳簿保存法の要件を満たしているシステムであることを証明する認証制度です。

2. JIIMA認証を取得済みのシステムを導入するメリット

   JIIMA認証を取得済みのシステムを導入することには、多くのメリットがあります。
   電子帳簿保存法へ未対応のリスクは重大であり、適切な対応が求められます。JIIMA認証を取得しているシステムを導入することで、リスク回避することができます。
   JIIMA認証の必要性を理解し、適切なシステム導入を行うことで、税務リスクを最小限に抑え、安心して業務を遂行することができます。JIIMA認証取得済みのシステムは電子帳簿保存法に適合しております。税務申告や監査対応においても問題なく対応できるため、法的なリスクを回避することができます。

3. JIIMA認証取得済みのOPTiM Contractについて

   JIIMA認証取得済みのOPTiM Contractは、電子帳簿保存法に対応しながら、AIが契約書の項目を自動抽出し台帳作成を自動で作成する等、契約書の管理を効率的に行うことができます。セキュリティ対策も万全のため、安心してお使いいただけます。
   以下、3つの特長やメリットをご紹介します。

   特長①：AI機能によって効率化が可能
   →AIによって契約書の管理台帳を自動で作成が可能です。契約書をアップロードするだけで、AIが必要な情報を抽出し管理台帳を作成します。また、日付に関する項目も自動抽出してくれるため、更新日時等を事前に通知する機能も具備しております。

   特長②：高性能なOCR処理機能
   →埋め込み文字のない画像形式のPDFもOCR処理でスキャンが可能です。また、手書きやゴム印の読み取りもできます。

   特長③：契約書本文の検索が可能
   →本文からの検索も簡単に行えます。特定分野の契約書を探したい場合や、過去の契約書を参考にしたい場合など、様々な場面で活用いただけます。
   その他、契約書同士の紐づけ機能や、お客様独自の管理項目の作成、CSVによる出力・抽出といった管理に欠かせない機能もついております。

まとめ

電子帳簿保存法は近年の改正により、2024年1月から決められた保存方法に基づき保存しなければなりません。JIIMA認証取得済みのシステム導入は、電子帳簿保存法に対応するうえで重要で安心して法令対応が可能になります。OPTiM Contractのような、認証取得済みのシステムは法令遵守やリスク回避に貢献します。

OPTiM Contractでは、契約書のAI解析・台帳作成機能はもちろん、契約期限の管理機能や柔軟な検索機能など、全ての機能が２週間無料でお試しいただけるトライアルプランをご案内しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。

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