電子帳簿保存法対応にタイムスタンプは必要ない？
対応方法の別回答
公開日:2023/08/25
目次
はじめに
電子帳簿保存法の対応は、電子書類を取り扱う企業にとって重要な課題となっています。電子帳簿保存法の対応において電子書類へのタイムスタンプは真実性を確保し、情報の信頼性を高める役割を果たします。しかし、その付与には注意が必要であり、正確性と信頼性を確保することが求められます。
本記事では、タイムスタンプに関する注意点とタイムスタンプを回避する代替手段としての事務処理規定についても触れ、業務効率化のメリットを探ります。電子帳簿保存法に適切な対応方法を理解することで、企業の情報セキュリティを強化し、信頼性ある経営を実現する手助けになるでしょう。
電子帳簿保存法対応のためのタイムスタンプの役割と注意点
電子帳簿保存法とタイムスタンプの関係性
電子帳簿保存法は、企業が電子的な帳簿を保存・管理するための法律です。一般的に、真実性を確保する手段としてタイムスタンプの使用が推奨されていますが、新たな視点からその役割に疑問を投げかける声もあります。
タイムスタンプは特定のデータの存在を特定の時点に証明することには一定の効果がありますが、一方で情報の改ざんを完全に防ぐものではありません。タイムスタンプにも過去のデータ改ざんの可能性があり、万全の対策とは言えません。このため、電子帳簿保存法の対応において、タイムスタンプ以外の手段を検討することも重要です。例えば、事務処理規定の導入やデータの暗号化、アクセス制御など、総合的なセキュリティ対策の強化が真実性の確保に貢献するでしょう。
真実性の確保に関しては、タイムスタンプだけに頼るのではなく、複数のセキュリティ対策を組み合わせることが重要です。電子帳簿保存法対応においては、常に新たな視点を持ちながら、より確かな情報の信頼性を追求していくことが必要であると言えるでしょう。
タイムスタンプの役割とメリット
タイムスタンプは、イベントやデータの発生時刻を示す情報であり、コンピュータシステムやデータベースで重要な役割を果たしています。
タイムスタンプはイベントの順序付けとログ記録に用いられます。データの変更やアクションがいつ、どの順序で行われたかを正確に追跡し、システムの状態や動作に関する重要な情報を保存します。
セキュリティ面でも重要であり、特定のアクションやアクセスがいつ行われたかを確認するために使用されます。不正アクティビティの追跡やオーディットに貢献します。
さらに、グローバルな時間の同期にも役立っています。異なるデバイスやサーバー間で時間を同期し、データの整合性を保つための重要な手段となります。
タイムスタンプを付与する際の注意点
まず、タイムスタンプは特定の時点でのデータの存在を示すものであり、過去のデータ改ざんを防ぐことは困難です。
タイムスタンプを付与するシステムにおける正確性と信頼性を確保する必要があります。不正なアクセスや改ざんに対して強固なセキュリティ対策を講じることで、タイムスタンプの信頼性を高めることが可能です。
また、タイムスタンプの付与にはコストがかかります。
信頼性や正確性の高いタイムスタンプの付与は個々のファイルやデータごとに数ドルから数十ドル程度であることが多いです。料金はプロバイダによって異なりますが、一般的には利用頻度や提供される機能に応じて料金が設定されることがあります。
電子帳簿保存法と事務処理規定の関係と効果的な運用方法
事務処理規定とは何か？
事務処理規定は、電子帳簿保存法対応において注目される新たな選択肢です。これは企業がデータの真実性と信頼性を確保するために導入する内部のルールや規則のことを指します。
電子帳簿保存法により、情報の真実性を確保する際、タイムスタンプだけに頼るのではなく、事務処理規定を活用する企業が増えています。事務処理規定では、データの作成・変更・保存などのプロセスを明確化し、適切な管理体制を整備することで、真実性の確保に貢献します。
事務処理規定の導入にはタイムスタンプと比べて低コストで済ますことができ、過去のデータ改ざんに対しても対処可能であり、信頼性の高い情報管理を実現します。
電子帳簿保存法は事務処理規程で対応できるのか？
電子帳簿保存法に対応する際、事務処理規程を活用することができるかについて疑問が投げかけられています。事務処理規程の可能性と課題について考察します。
事務処理規程は企業内でのデータ管理に関するルールや規則を定めたものでありますが、導入には注意が必要です。
電子帳簿保存法は情報の真実性を確保する厳格な要件を定めており、それに適合する事務処理規程を策定することが求められます。十分な安全対策が講じられていない場合には法的リスクが発生する恐れもあります。
そのため、事務処理規程を導入する際には、専門家の助言を仰ぐなどして法的要件を遵守しつつ、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。
タイムスタンプなしでの電子帳簿保存法対応による業務効率化のメリット
タイムスタンプを付与しない運用がもたらす業務上のメリット
まず、タイムスタンプを導入する際のコストや手間を節約できる点が挙げられます。タイムスタンプのシステム構築やメンテナンスにかかるコストやリソースを削減することで、企業の経費削減に貢献します。
さらに、タイムスタンプを付与しない運用により、データの作成・変更・保存などのプロセスがスムーズになる場合があります。煩雑なタイムスタンプの付与手続きを省略できるため、業務の効率化が図れるでしょう。また、過去のデータ改ざんのリスクを低減できる点も重要です。タイムスタンプは特定の時点でのデータの存在を示すものであり、過去の改ざんを防ぐことが困難です。一方で、タイムスタンプを付与しない運用では改ざんの検知には別のセキュリティ対策を講じることで対応可能です。
タイムスタンプ不要のデジタル文書管理の実際の導入例
タイムスタンプを付与しないデジタル文書管理の実際の導入例を紹介します。これらの事例では、タイムスタンプの代わりに他のセキュリティ対策を重視することで、真実性の確保と効率的な文書管理が実現しています。
例えば、企業Aでは、事務処理規定を導入し、データの作成と変更に関する明確なルールを策定しています。情報の改ざんを防ぐために、社内でのデータアクセスを制限し、機密情報の暗号化を実施しています。これにより、タイムスタンプを導入するよりも低コストでデータの真実性を確保しています。
企業Bでは、ブロックチェーン技術を活用したデジタル文書管理システムを導入しています。ブロックチェーンは、データの改ざんを検知する仕組みを持ち、タイムスタンプ不要で真実性を担保できるとされています。このシステムにより、過去のデータ改ざんリスクを低減し、信頼性の高いデータ管理を実現しています。これらの導入事例からわかるように、タイムスタンプを付与しないデジタル文書管理にはさまざまなアプローチが存在します。企業のニーズや要件に応じて、事務処理規定やブロックチェーン技術など、最適なセキュリティ対策を選択することが重要です。真実性の確保と効率的な文書管理を両立させるために、常に最新の技術と専門知識を駆使して取り組んでいくことが求められるでしょう。
事務処理規定を設ける際の注意点と作成方法
事務処理規定の具体的な内容と定めるべき項目
【事務処理規程の目的と法律参照】
この事務処理規程は、電子帳簿保存法に基づいて策定されました。その目的は、電子取引における取引データの真実性と信頼性を確保し、情報セキュリティを強化することにあります。法的要件を順守し、取引データの適切な管理と保存を行うことを目指します。【適用範囲】
本事務処理規程は、当社に関連する全ての従業員および関係者に適用されます。【管理責任者】
本事務処理規程の管理責任者は、【管理責任者の氏名】とします。管理責任者は、取引データの適切な管理・監督・責任を担います。【電子取引の範囲】
本事務処理規程は、電子メール、クラウドサービス、EDIシステムなど、当社におけるすべての電子取引に適用されます。※EDI：電子データ交換の意味【取引データの保存】
取引データは、指定されたセキュアなサーバーに保存され、最低【年数】年間保持されます。取引データの保存場所や期間は、適用される法律や規制に従って定められます。【対象となるデータ】
本事務処理規程は、請求書、領収書、契約書などの取引データを対象とします。【運用体制】
管理責任者：【管理責任者の氏名】
処理責任者：【処理責任者の氏名】
他の関係者の詳細な運用体制については、別途別紙に記載します。【訂正削除の原則禁止】
取引データの訂正・削除は原則禁止とします。取引データの正確性を保つため、訂正・削除は極力行わないことを徹底します。【訂正削除を行う場合】
取引データの訂正・削除が必要な場合は、その理由と手順を詳細に記載した書面を作成し、管理責任者の承認を得る必要があります。訂正・削除の取り決めについては別途取り決め書を作成し、適切な対応を取ります。
まとめ
本記事では、電子帳簿保存法対応においてタイムスタンプを必要とせず、事務処理規定を活用するアプローチについて検討しました。タイムスタンプを導入しない運用により、コスト削減や業務効率化、過去のデータ改ざんリスク低減が可能であることが分かりました。また、事務処理規定を導入する際の注意点や具体的な内容を示し、真実性の確保と情報セキュリティの両立に向けた重要性を強調しました。
【OPTiM Contractのご紹介】
OPTiM Contractは、電子帳簿保存法に適した事務処理規定の策定を推奨するサービスです。専門家の助言を基に、お客様に適した事務処理規定を定める手伝いを行います。情報セキュリティの重要性を理解し、真実性の確保と情報漏洩・改ざんのリスク低減に向けて、事務処理規定の構築をサポートいたします。
また、OPTiM Contractは、法令順守とセキュリティ確保の両立に焦点を置きながら、社内の全従業員に対する情報セキュリティの意識向上を目指します。定期的なトレーニングや啓発活動を通じて、情報セキュリティを組織の文化として定着させるお手伝いをいたします。真実性の確保と情報セキュリティを強化することは、企業の信頼性向上と競争力強化につながります。
お客様のニーズに合わせた最適な事務処理規定の構築をサポートし、信頼性のあるデータ管理と情報セキュリティの向上を実現するためのパートナーとして OPTiM Contractがお手伝いいたします。
