【25種類早見表】契約書の保管期限を一覧で解説

2-1. 会社法：保管期限10年

会社法とは、会社の設立や運営など、経営に関わる法律関係を定めたものです。

簡単に言えば、会社の取引に関わる契約書全般については、会社法の下で管理しなければなりません。

該当する契約書の種類は、次の通りです。

書類や帳簿が規定どおりに保管されていない場合、100万円以下の過料の対象になる可能性があります。

2-2. 法人税法：保管期限7年

• ・青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度
• ・青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度

法人税法とは、会社に課税される税金や納める税金などについて定めた法律です。

法人税法に該当する書類は、帳簿関係の書類やその他の書類など、以下の通りです。

法人税法では、書類の保管義務に違反した場合、100万円以下の過料に課される可能性があるので、注意しましょう。

2-3. 労働基準法：保管期限5年

労働基準法とは、労働者の権利を守るために定められた、雇用者が守るべき最低限の決まりのことです。

労働基準法に基づき保管すべき書類は以下の通りです。

違反した場合は、30万円以下の罰金に課される可能性があります。

2-4. 電子帳簿保存法：紙の場合と保管期限は同じ

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類について、電子データで保存することを認めた法律です。書類の保管期限は、紙に準ずる年数で保管することになっています。

保存期間内に破棄したり、備え付けなかったなどの保存義務違反があった場合、100万円以下の罰金が課される可能性があります。

電子帳簿保存法に該当するのは、電子取引で交わされた契約書や書類です。

• ①複数の法律が該当する契約書がある場合はどうしたら良いか
• ②契約書の改訂を行った場合の起算日はいつからか
• ③法律で保存期限が定められていない契約書はどれくらい保管すれば良いか

3-1. 複数の法律が該当する契約書がある場合はどうしたら良いか？

複数の法律が該当する契約書は、保管期限が長い方に合わせて保管しましょう。

例えば帳簿関係の契約書は、次のように2つの法律で保管期限が定められています。

上記のように、複数の法律でそれぞれ保管期限が定められている場合は、会社法の「10年」に合わせると良いでしょう。

3-2. 契約書の改訂を行った場合の起算日はいつからか？

契約書の内容を改訂した場合は、起算日が変わるケースと変わらないケースがあります。

下記のように、契約内容自体に大幅な変更があった場合は、改定後の契約書の効力発生日を基準に保管期限を再計算します。

一方、契約内容自体に大きな変更がない単純な修正であれば、起算日は変わりません。

3-3. 法律で保存期限が定められていない契約書はどれくらい保管すれば良いか？

契約書の保存期限が法律で定められていない場合は、10年程度は保存しておくことが望ましいでしょう。

企業との取引内容、契約金額、またその契約によって生じる権利義務の関係などを考慮すると、会社法と同等の期間は保管しておいた方が安全だからです。

ただ、土地の売買契約書など、高額な取引や長期にわたる権利義務が発生する契約書はトラブルが起きた際に必要になるため、さらに長期の15年〜永久保存が推奨されます。

• ①罰則として「過料」が科される可能性がある
• ②保管期限後も長期に保有することで個人情報の漏洩リスクがある
• ③取引先との信頼関係が損なわれて今後の取引に影響が出る
• ④トラブルがあった際に契約内容を証明できない

4-1. 罰則として「過料」が科される可能性がある

契約書を法律で定められた期間、保管していない場合、税務署や行政機関から指導を受ける可能性が高いです。

契約書の保管期限内に誤って破棄するなど、帳簿書類等の保存義務に違反した場合には、罰則として「過料」が科される可能性があるでしょう。

さらに、保存義務を遵守していなかったことで、税務調査の際に不利な立場に立たされる可能性も高く、場合によっては追徴課税を受けるリスクもあります。

行政から指導を受けたり過料や追徴課税の罰則を受けると、会社としての社会的信用も低くなるので注意が必要です。

4-2. 保管期限後も長期に保有することで個人情報の漏洩リスクがある

契約書を保管期限後も長期に渡って保有することで、個人情報の漏洩リスクがあります。

契約書には多くの場合、マイナンバーや電話番号、住所などの個人情報が記載されています。

情報漏洩リスクを抑えるためにも、不要な契約書は速やかに廃棄するようにしましょう。

4-3. 取引先との信頼関係が損なわれて今後の取引に影響が出る

保管期限内に契約書を間違って破棄してしまったり、保管期限を過ぎても契約書を保有し続けている状態は、取引先との信頼関係にも関わってきます。

契約書は、取引の基盤となる重要な書類です。

その保管を怠るということは、業務遂行能力が不足していることや、法令遵守意識の欠如が疑われるリスクも否めないでしょう。

契約書の保管期限を守らず、信用にキズがつけば、取引の縮小や解消、契約条件の悪化など、今後の取引への影響が出る可能性もあるのです。

4-4. トラブルがあった際に契約内容を証明できない

契約書の保管期限内に間違って破棄してしまうことで、トラブルがあった際に契約内容を証明できない可能性もあります。

そもそも、「あるべきものがない」という時点で会社の信用はかなり損なわれるため、不利な状況に陥ってしまうリスクが高まるのです。

• ・場所を問わず契約書の確認ができる
• ・検索機能で必要な時にすぐアクセスできる
• ・タグ付け機能で、契約内容や企業別に分類して保管できる
• ・リマインダー機能やアラート機能で契約更新日や契約書の保管期限を通知してくれる
• ・紙やインク、保管スペースのコストを削減できる
• ・アクセス権限の設定でセキュリティを強化できる
• ・契約書の紛失や破損リスクを回避できる

• ①グループ作成の上限や容量が無制限
• ②AI機能により入力や管理の手間を大幅削減
• ③電子契約サービスとの連携が可能

6-1. グループ作成の上限や容量が無制限

「OPTiM Contract」の料金プランは4パターンですが、どのプランでもグループ作成の上限数やファイル容量は無制限でご利用いただけます。

また、有料プランではファイルの保存期間も無制限です。
※無料プランはファイル登録日から6ヶ月。

会社全体での導入やグループ会社の契約書も一括で管理したいケースにおすすめです。

6-2. AI機能により入力や管理の手間を大幅削減

「OPTiM Contract」に搭載されているAIにより、契約書の手入力や検索、契約期日の管理などを自動化！具体的には、次のような効果が期待できます。

◎契約情報の手入力の手間を削減
契約書をアップロードするだけで契約書名や取引先企業名、日付をAIが抽出し、管理台帳を自動で作成します

◎照会作業をスピーディーに！
電子帳簿保存法で定められた検察要件に対応しており、必要な契約書を素早く検索できます

◎契約期日の終了や更新の接近を自動通知
AIが抽出した契約終了日に基づき、担当者と責任者へ自動通知。管理ミスを回避します

6-3. 電子契約サービスとの連携が可能

「OPTiM Contract」では、上記5つの電子契約サービスとの連携が可能です。他社よりも提携可能なサービスが多いので、より幅広い利用シーンにマッチします。

電子契約で締結した契約書ファイルを、連携機能を使うことで一括取り込みが可能です。

紙のスキャンデータに加えて複数の電子契約で締結したファイルを一元管理し、保管場所の点在を防止します。

「OPTiM Contract」について、機能や導入事例をもっと知りたい方は、ぜひホームページもご覧ください。

• ①罰則として「過料」が科される可能性がある
• ②保管期限後も長期に保有することで個人情報の漏洩リスクがある
• ③取引先との信頼関係が損なわれて今後の取引に影響が出る
• ④トラブルがあった際に契約内容を証明できない