契約書管理をExcelで行う方法を9STEPで解説！今すぐ始めよう
公開日:2024/11/26
「契約書管理をしっかりしていきたいと思っているけど、Excelを使って契約書管理はどうすればいいの？」
「Excelで契約書管理を始めたいと思うけど、どのように進めていけばいいのか方法が知りたい」
契約書は企業が活動していくうえで重要なものであり、その契約書をしっかりと管理することは、業務の効率化やトラブル防止のためにとても大切です。
結論から申し上げますと、契約書管理をExcelで行うには、次の9ステップを順に行っていけばよいでしょう。
上記の9つのステップを最初から順番に進めていくことで、Excelでの契約書管理をスムーズに、漏れなく行っていくことができるようになります。
とはいえ、これだけではExcelで契約書管理を行うことは難しいでしょう。
なぜなら、Excelで契約書管理を適切に行っていくには、それぞれのステップでの注意点を頭に入れた上で、自社に合った項目などを選択していく必要があるからです。
そのような注意点や自社に合わせて検討すべき点を知らないまま、Excelでの契約書管理を始めてしまえば、必要事項が管理台帳から漏れている、記入漏れや誤削除などのミスが起きるなどの問題が出てしまい、契約書管理を適切に行うことができなくなってしまうのです。
そこでこの記事では、上記の9ステップについて、それぞれの段階をより詳しく、わかりやすく解説します。
この記事を読み進めていただけば、Excelで契約書管理を行うためにどのような準備から始め、どう進めていけばいいのか理解できます。
そして自社でもExcelでの契約書管理をスタートさせ、大切な契約書を適切に管理できるようになるはずです。
ぜひ最後までお読みください。
1.Excelで契約書管理をするための9ステップ
Excelで契約書管理はどのように始めればいいのでしょうか？
Excelで契約書管理を始めるには、次の9ステップを最初から順に行っていくことが大切です。
| ステップ | 行うこと |
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上記の9つのステップを最初から順番に進めていくことで、Excelでの契約書管理をスムーズに、漏れなく行っていくことができるようになります。
次の章からは、それぞれのステップについて詳しく解説していきます。
2.Excelで契約書管理を行うSTEP1 契約書管理の担当者を決定する
Excelで契約書管理を始める時、まずは契約書管理を行う担当者を決定します。
契約書の管理を適切に行うためには、責任をもって管理を行う担当者を決めておく必要があります。
なぜなら、担当者が決まっておらず、契約を結んだ営業担当者それぞれが管理台帳に記入して終わりという形にしてしまうと、形式が守られていない、抜けや漏れがある、などのミスがそのままになり、きちんと管理ができなくなる恐れがあるからです。
法務部門が管理を一元化して行う場合もありますし、各部署で担当者を決めて管理を行う場合もあります。
具体的には、
- ・法務部門の担当者に営業担当者から契約書を渡して契約書管理を行う
- ・営業部内の契約書管理担当者に契約書を渡して管理する
といった形をとることが多いでしょう。
どちらの場合も契約書管理を行う担当者をしっかり決めておくことが大切です。
3.Excelで契約書管理を行うSTEP2 社内の契約書の全体像を把握する
Excelで契約書管理を行うためのステップ2つめは、社内全体の契約書の全体像を把握し、管理対象となる契約書を決定するということです。
契約書管理を適切に行うには、社内にどのような種類の契約書が存在し、どれくらいの数があるのかという全体像を洗い出さなくてはなりません。
全体像がわかっていなければ、管理できていない契約書があったとしてもわからないままになってしまうからです。
契約書の全体像を把握するには、次の4つの項目を確認していきましょう。
【契約書の全体像を把握するための確認項目】| 種類 | どの部署にどのような種類の契約書があるか
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| 数 | 各部署で保管している契約書の数 |
| 金額 | 契約書の金額はどれくらいか |
| 期限 | 各契約書の契約期限、いつまで管理しておく必要があるのか |
企業規模が大きければ大きいほど、契約書の種類や数も多くなります。
抜け、漏れがないようにまずは社内全体できちんと確認していきましょう。
4.Excelで契約書管理を行うSTEP3 管理対象となる契約書を決定する
Excelで契約書管理を行うためのステップ3つめは、管理対象となる契約書を決定するということです。
「3.Excelで契約書管理を行うSTEP2 社内の契約書の全体像を把握する」で、社内にどんな契約書がどれくらいの数あるのかを洗い出しました。
そこで洗い出された契約書全てを法務部門、または契約書管理担当となる部門が管理するのか、それとも特定の契約書だけを管理するのかを決めていきます。
管理対象となる契約書は次のような基準で分けていくことが一般的です。
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おすすめは、社内の契約書をすべて法務部門、または契約書管理担当となる部門で管理することです。
金額や種類などで管理する契約書を分けてしまうと、適切な管理ができていない契約書が出てきてしまい、期限切れなどのトラブルが起こる可能性もあります。
しかし、すべての契約書を管理する場合、管理する契約書の数が多くなればなるほど、管理にかかる手間が増えてしまうというデメリットもあります。
自社で契約書管理に掛けられる人員数や作業コストを考えて、バランスを見て判断するのがよいでしょう。
5.Excelで契約書管理を行うSTEP4 契約書管理に必要な項目を整理し決定する
契約書を管理する上で必要となる、契約書名や契約日時などの必要項目を整理し、どの項目を台帳に記入していくかを決定します。
契約書に必要な項目は次のようなものが挙げられます。
【契約書管理に必要な項目】
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また、次にあげるような項目を入れておくと、より契約書管理が便利になることもあります。
【契約書管理を便利にしてくれる項目】
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次のステップで作成する契約書管理台帳に、どの項目を入れるのかは、契約書の管理に何を重視するのかによって異なります。
契約内容が多岐にわたる場合は、内容によって契約書を検索できるよう、契約内容や契約書の整理番号を項目に追加します。
契約の期限管理を重視する場合は、契約の更新時期や自動更新の有無について記載しておくと、期限管理がより行いやすくなるのです。
ただし、最初から項目を多くし過ぎると管理コストが大きくなり、継続が難しくなることもあります。
必須項目は入れた上で、追加で2～5項目を目安に台帳に入れておくとよいでしょう。
6.Excelで契約書管理を行うSTEP5 Excelでテンプレートを探し契約書管理台帳を作成する
【契約書管理台帳とは】
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Excelのテンプレートは、インターネットで「契約書管理台帳 テンプレート Excel」で検索するとさまざまなテンプレートが見つけられます。
テンプレートをExcelで開くと、項目を追加することも可能です。
例えば列を挿入して、契約の自動更新の有無という項目を追加します。
これで契約書の有効期限で検索した後、さらに自動更新の有無で検索が可能となります。
項目などさまざまなものがありますから、自社が管理したい契約書や項目に合わせて適したものを選びます。
必要な項目などを追加し、自社にぴったりの台帳を作成していきましょう。
7.Excelで契約書管理を行うSTEP6 契約書管理台帳へ既存の契約書の情報を入力する
「6.Excelで契約書管理を行うSTEP5 Excelでテンプレートを探し契約書管理台帳を作成する」で作成した管理台帳に、すでにある契約書の情報を入力していきます。
Excelで作成した管理台帳への入力は、基本的に手作業となります。
既存の契約書の数が多いと作業負担も大きくなってしまいます。
契約書100件当たり半日ほどで、入力担当とチェック担当の2人は必要となります。
短時間で入力できても間違いが多いと台帳が役に立ちませんので、必ずダブルチェックを行うようにしましょう。
8.Excelで契約書管理を行うSTEP7 契約書管理に関するルールを設定し周知する
新しく契約した契約書について、管理台帳に誰が記入するのか、いつ記入するのかなど、業務に関するルールを設定します。
ルールには次のような項目を設定しておきましょう。
【契約書管理を行うためのルールの例】| 記入する担当者 | だれが契約書管理台帳に記入するのかを決める |
| 記入するタイミング | いつ契約書管理台帳に記入するのかを決める |
| どのように記入するのか | 記入した後の確認フローなど、記入方法について決める |
| 契約書原本の管理方法 | 契約書原本はどこに、どのように保管するのかを決める |
| 契約書の破棄のタイミング | 管理している契約書を破棄するタイミングについて決めておく |
ルールが決まったら、文書化して関係部署に周知します。
それぞれのルールについて詳しく説明していきましょう。
8-1.記入する担当者
新しく契約書が届いたら、誰が契約書管理台帳に記入するのかを決めます。
誰が契約書管理台帳に記入するのかを決めておくことで、人任せにならず、責任をもって管理台帳を更新していくことができるからです。
記入する担当者は次の2通りが一般的です。
- ・契約を結んだ営業担当者が契約書管理台帳に記入する
- ・総務部などの契約書管理担当者が契約書管理台帳に記入する
営業担当者が記入すると総務部の負担が減りますが、多くの人が台帳を更新するためミスや誤削除などの可能性が高くなります。
より厳密に契約書管理を行うなら契約書管理担当者が記入するのがよいでしょう。
8-2.記入するタイミング
新しい契約書が届いたら、どのタイミングで契約書管理台帳に記入するのかを決めます。いつでも、手が空いた時に記入する、というのでは記入がきちんとなされない可能性があり、契約書管理を適切に行うことはできません。
新しい契約書が届いたら2営業日以内に記入できるようルールを制定しておきましょう。
8-3.どのように記入するのか
契約書管理台帳へ記入するための業務フローを決めておきます。台帳管理を適切に行うには、記入するだけでなく内容に間違いがないか、複数人でチェックすることが大切です。
【台帳記入のルールの例】
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記入と確認の業務フローを決めておき、守るようにしていきましょう。
8-4.契約書原本の管理方法
契約書管理台帳に記入した後、契約書の原本をどのように保管するのかを決めておきます。契約書の原本はとても重要なものですから、誤って破棄したり、失くしたりしないようきちんと保管方法と場所を決定しておくことが大切です。
紙の契約書の場合、契約書保管庫を倉庫などに置き、ファイルケースなどに入れて保管します。 契約書保管庫は必ず鍵がかかるものにしておきましょう。
ファイルケースは契約年月日などでまとめてファイリングしておき、必要な時にすぐに取り出せるようにします。
保管する契約書の数が多い場合は契約書管理台帳に「契約書の保管場所」の項目を追加し、保管庫の棚番号と参照できるようにしておくと便利です。
8-5.契約書の破棄のタイミング
契約書は種類によっていつまで保管するのか、いつ破棄するのかを決めておきます。契約書を保管するのにはスペースが必要になりますから、すべての契約書を保管し続けていてはスペースに限界が来てしまいます。
契約書の種類に応じて破棄するタイミングを決めておきましょう。
法律で定められた契約書の保管期間は次の通りです。
| 契約書の種類 | 保管期間 |
|---|---|
| 取引に関する契約書 | 契約終了から7年間 |
| 産業廃棄物処理の委託契約書 | 契約終了日から5年間 |
| 労働契約書 | 契約終了から3年 |
保管期間の過ぎた契約書は、過ぎたものから廃棄していきます。
半年に1回くらいのペースで契約書管理台帳を見直し、保管期間が過ぎたものを廃棄するようにルール化しておきましょう。
9.Excelで契約書管理を行うSTEP8 契約書管理の運用を開始する
作成した契約書管理台帳を使い、契約書を管理していきます。
新しく締結した契約書があれば「8.Excelで契約書管理を行うSTEP7 契約書管理に関するルールを設定し周知する」で定めたルールに基づいて契約書管理台帳に記入していき、常に最新の情報を更新していくことが大切です。
契約書管理台帳に漏れがあれば、適切な契約書管理を行うことはできません。
契約書管理は運用し続けることが大切ですから、必ず契約書管理台帳を活用し、記入していくようにしましょう。
10.Excelで契約書管理を行うSTEP9 定期的な見直しを行う
運用をただ続けていくのでは、途中で出てきた問題点や課題に対応ができません。
定期的に契約書管理について見直しを行い、必要に応じて内容の修正や項目の追加、削除、管理方法の改善を行います。
見直しのタイミングは、半年に1度くらいのペースがおすすめです。
契約書管理台帳を見直して、契約書の期限管理がきちんとできているか、期限が切れている契約書はないかなどをチェックします。
もし期限が切れてしまった契約書や、期限がギリギリの契約書があるようなら、契約書管理に問題があるということになります。
期限管理がしやすくなるよう、自動更新の有無や更新時期の項目を追加する、期限切れがないか確認するタイミングを増やすなど対策を行いましょう。
定期的な見直しを繰り返していくことで、より適切な契約書管理が行えるようになるのです。
自社の契約書管理をよりよいものにしていくためにも、契約書管理について見直しを行うようにしましょう。
11.Excelでは解決しきれない課題もある！解決が難しい契約書管理の課題4つ
ここまでの章では、Excelで契約書管理を行う方法について紹介してきました。
先ほどまで紹介した9つのステップをきちんと行えば、Excelで契約書管理を行うことができるようになります。
Excelで契約書管理台帳を作成し、運用していくことで、大切な契約書の保管期間や契約期間を守っていくことが可能です。
しかし契約書管理を行う上で、Excelでの契約書管理では解決できない課題もあります。
Excelでは解決できない課題は次の4つです。
それぞれ詳しくみていきましょう。
11-1.契約書の数や種類が多すぎると管理が難しい
Excelでの契約書管理では解決できない課題の1つめは、契約書の数や種類が多すぎると管理が難しいという点です。
Excelで契約書管理台帳を作成し、管理するのは、基本的には項目をすべて手作業で入力する必要があります。
そのため、契約書の数や種類が多い場合、作業の負担が大きく、人手と時間がかかってしまうのです。
あまりに負担が大きい場合、Excelでの契約書の管理が難しくなってしまいます。
11-2.セキュリティ対策と情報共有のしやすさが両立できない
Excelでの契約書管理では解決できない課題の2つめは、セキュリティ対策と情報共有のしやすさが両立できないという点です。
Excelで契約書管理台帳を作成した場合、社内で複数の社員がアクセスできる共有フォルダなどにデータを置くことになります。
契約書管理台帳に誰でもアクセスできる状態にしてしまうと、セキュリティ対策が低く、大切な契約情報を守ることができません。
Excelで作成したファイルには、パスワードを設定ファイルにアクセスできる人を限る、などの対策を行うことはできます。
しかしアクセスできる人を限定しすぎてしまうと、契約書の情報にアクセスが難しくなり、情報共有がしにくくなってしまいます。
契約書の情報は複数人で共有することで今後の企業活動などにも活かしていくべきものですから、セキュリティと情報共有のしやすさを両立できるのが理想ですが、Excelでの契約書管理ではそれは難しいのです。
11-3.期限管理は人力で定期的な確認が必須
Excelでの契約書管理では解決できない課題の3つめは、契約書の期限の管理は人力で行う必要があり、定期的に契約書管理台帳を確認する必要があるということです。契約書管理を行う目的の一つに、契約書の期限切れを防ぐということが挙げられます。
契約書には期限が設けられているものが多く、期限が切れる前に契約の再締結や見直しなどを行う必要があるからです。
Excelで契約書管理を行う場合、契約書管理台帳に契約期限の項目を設けておくことで期限の管理を行います。
しかしアラート機能などはExcelにはないため、契約書の期限を管理するには、人力で定期的に契約書管理台帳を確認し、期限が迫っている契約書はないかをチェックしなくてはいけません。
契約書管理台帳を作成することで、台帳がない場合に比べればチェックがスムーズにはなりますが、人力での確認には手間がかかる上、見落としなどのミスが生じる可能性もあります。
11-4.ルールを徹底することが難しい
Excelでの契約書管理では解決できない課題の4つめは、ルールを徹底することが難しいという点です。Excelで契約書管理台帳を作成する場合、Excelを開いて使用することができる人を設定するには次の2つの方法があります。
- ・パスワードを設定し、管理台帳を更新する担当者だけに知らせる
- ・マイクロソフトアカウントを作成し、特定のアカウントだけが編集可能に設定する
Excelではパスワードを設定し、パスワードを知らない人は読み取り専用にすることができます。
また無料で作成できるマイクロソフトアカウントを利用して、特定のアカウントだけが管理台帳を編集できるようにすることも可能です。
しかし、どちらの場合も、
- ・すべてのデータを閲覧だけできる
- ・すべてのデータを編集だけできる
という形にしかできません。
そのため、例えば自分の担当した契約の契約書に関する記載だけを編集できる、契約書の期限のみを編集できる、といった細かいルールを設けていたとしても、それを守るのは担当者の心がけに任せることになってしまいます。
編集権限を細かく設定することができないExcelでは、ルールを徹底することは難しいのです。
12.契約書の管理課題を徹底的に解消するならシステムの導入がおすすめ
契約書管理システムは、契約書の作成、管理、分析などを行うためのシステムです。
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13.まとめ
契約書管理をExcelで行う方法についてご紹介しました。
契約書管理をExcelで行うには、次の9ステップを順に進めていくことが大切です。
契約書は企業にとってとても重要なものです。
Excelで契約書管理を行う場合は、上記の9つのステップをしっかりと進めていき、適切な契約書管理を行いましょう。
Excelで解決できない課題を解消したい場合は、契約書管理システムの導入を検討することもオススメです。
この記事を参考に、契約書を適切に管理し、企業活動をより効率化していってください。
