Excel台帳の限界を超える！
契約書管理ツールの導入で効率アップ

利点1：カスタマイズ性と柔軟性:

Excel台帳は自由なデータの設定やカラムの追加・削除が可能です。契約書に関連する情報を自由に管理し、必要なカラムやフォーマットに合わせてカスタマイズすることができます。

利点2：低コスト:

Excelは一般的なオフィスソフトウェアであり、導入やライセンスにかかる費用は比較的低く抑えられます。また、Excel台帳は追加のシステムやツールを導入する必要がないため、コストを抑えながら契約書管理を行うことができます。

利点3：柔軟なデータ分析:

Excelはデータの整理や集計、グラフの作成などのデータ分析機能を備えています。契約書の情報を活用して統計情報や傾向の分析を行うことができ、契約書の管理と予測に役立ちます。

利点4：オフラインでの利用:

Excel台帳はオフラインでも利用することができます。インターネットに接続できない場所でもデータの入力や閲覧が可能であり、柔軟な作業環境を提供します。

課題１：手入力による手間がかかる

Excel台帳による契約書管理の課題の一つは、手作業での管理による人手と時間コストが発生することです。契約書は多数存在し、それぞれの契約書に関連する情報を手動で入力・更新する必要があります。このため、契約書の数が多い場合、多くの時間と労力を費やして管理作業に取り組む必要があり、ヒューマンエラーのリスクを抱えています。さらに、特定の契約書を検索したり、必要な情報アクセスしたりするにも時間がかかり、業務の効率性が低下する可能性があります。手作業に頼る契約書管理では、作業負荷やミスのリスクがあり対処しなければならないので、組織全体の生産能力への影響を考慮することが課題として挙げられます。

事例１）情報通信業A社

情報通信業A社は、主要事業が自社で開発しているクラウドサービスであり、定額の利用料金を支払うことで一定期間サービスを利用できるサブスクリプションを採用していました。 そのため、定額課金制サービスの特性上、料金などの変更があった場合、新たに契約を締結しなければならず、顧客あたりの契約締結件数が多く、Excel台帳に手入力する手間がかかるといった課題をお持ちでした。
また、総務部で契約書を一括管理しており、契約書を参照する際は総務部の方に問い合わせが必須とのことでした。

課題2：期限や契約更新の管理がしづらい

Excel台帳による契約書管理では、契約期限や契約更新の管理が難しい場合が多くあります。手動で契約書の期限を把握した場合には、更新や延長のタイミングを逃す可能性があります。Excel台帳には自動的なリマインダーや期限管理の機能が備わっていないため、契約書の重要な日付や期限を見逃すリスクが高まります。さらに、契約の更新や解約手続きを行う際にも、Excel台帳ではタイムリーな管理が困難です。契約書の追跡や期限管理の欠如は、重要な契約の更新や期限の管理において、組織にとってのリスクとなります。効率的な契約書管理を実現するためには、Excel台帳に加えて、契約管理システムや専用のソフトウェアを検討することが重要です。

事例２）製造業B社

製造業B社では支社が全国に複数あり、各支社で契約書を管理しているため、契約書を参照する際は総務部から各支社に問い合わせが必要でした。
そのため、Excel台帳で期日管理をしているものの、タイムリーに契約に関する更新対応状況を把握することができず、メールで何度も状況確認をしなければならないという課題をお持ちでした。また、リマインド機能をつけられていないので毎日Excel台帳を確認する手間があったとのことです。

課題3：誰でもアクセスできてしまう

Excel台帳による契約書管理では、データのセキュリティと制御の問題も存在します。契約書には機密情報が含まれることがあり、情報漏洩や不正アクセスのリスクが懸念されます。Excelファイルは一般的にパスワードで保護されることができますが、この保護は強力とは言えず、第三者による不正なアクセスや情報漏洩の可能性があります。
さらに、Excel台帳にはアクセス制御の課題も存在します。全ての従業員が契約書にアクセスする必要はなく、機密情報へのアクセスを制限する必要があります。しかし、Excelでは細かなアクセス制御が困難であり、管理者が個々のファイルへのアクセス権を設定する必要があります。人為的なミスや不適切なアクセス設定により、機密情報が不正にアクセスされるリスクが生じる可能性があります。

課題4：一元管理がしにくい

Excel台帳による契約書管理では、契約書と関連情報を同時に閲覧することが困難です。契約書本体を確認するためには、原本を探したりファイルサーバーにアクセスしたりする必要があり、保管場所にアクセスする手間がかかります。
Excel台帳では、契約書の詳細情報を登録・管理することは可能ですが、契約書の内容や本文自体を直接閲覧することはできません。契約書本体が物理的に保管されている場所や、デジタルファイルの保存場所に個別にアクセスする必要があります。
これにより、契約書の追跡や特定の情報へのアクセスに時間と手間がかかる可能性があります。また、契約書の検索や関連情報の照会も煩雑になります。

課題5：検索性が乏しい

Excel台帳による契約書管理では、契約条文内の検索性に課題があります。Excel台帳は基本的にデータの一覧表示やソートが主な機能であり、契約書内の詳細な情報や特定の項目を効率的に検索することが困難です。。契約書の内容や特定の項目に関する情報を迅速に把握するためには、セル内のテキスト検索や絞り込みなどの手作業が必要です。

また、電子帳簿保存法に対応するためには、契約書に関連する特定の項目を検索できる必要があります。Excel台帳では、契約書の内容に対して自由度が高く、自由なカスタマイズが可能ですが、法的要件に基づいた項目の検索性を確保することが困難です。

効率的な契約書管理:

契約書管理ツールは、契約書の登録、検索、更新、期限管理などを一元化して効率的に行うことができます。契約書のデータベース化により、情報の追跡やアクセスが容易になり、業務プロセスの効率化を図ることができます。

検索性とカスタマイズ性:

契約書管理ツールは、複数の検索条件に基づいて契約書を検索する機能を提供します。特定の契約書や特定の条件に合致する契約書を素早く見つけることができます。また、ツールによってはカスタムフィールドやタグを設定して、契約書をカテゴリ分けしたり、重要な情報を強調表示したりすることも可能です。

リマインダーと期限管理:

契約書管理ツールにはリマインダーや期限管理の機能があります。契約書の期限や更新日を自動的に追跡し、期限が近づいた契約書に対してアラートや通知を送ることができます。これにより、重要な日程や更新手続きを見逃すリスクを軽減し、契約書の管理をより迅速かつ正確に行うことができます。

セキュリティとアクセス制御:

契約書管理ツールはデータのセキュリティを確保するための機能を提供します。アクセス制御やパーミッション設定により、機密性の高い情報へのアクセスを制限することができます。また、データのバックアップや暗号化、ログの監視などのセキュリティ対策も実施されています。

レポートと分析:

契約書管理ツールは、契約書の状況や統計情報をレポートやダッシュボードとして視覚化する機能を提供します。契約書の数、期限の状況、契約相手ごとの統計などを把握し、データに基づいた意思決定やビジネス戦略の策定に役立てることができます。

課題１： 電子帳簿保存法やインボイス制度の対応が難しく、正しく準備できるか自信がない
解決策１：電子帳簿保存法の「電子取引保存要件」に加え、インボイス制度やの保存要件に対応しているため、 当社製品にアップロードいただくだけでそれぞれの法対応が完了します！

課題２：AIを導入して業務を効率化したいけど、費用はかけられない
解決策２：初期費用不要、月額9,980円のため、お手軽に管理体制を構築できます！

課題３： Excelや紙の管理台帳の情報入力が多くてうんざり
解決策３：台帳記入はAIに全部お任せ。管理項目を自動抽出して台帳を作成します！