文書管理は Excelで可能！効率化のコツやできる範囲を紹介
公開日:2024/09/30
「Excel で文書管理を続けているけれど、このままでいいのだろうか？」
部下から「ファイルが見つからない」「データが重複している」といった相談を受けることが多くなり、文書管理の方法を今一度見直すべきか、悩んでいるのではないでしょうか。
結論からお伝えすると、あなたの会社や組織の文書管理がシンプルな場合は、このままExcel を使用し続けても問題ありません。
ただし、下記のチェックリストにひとつでも空欄がある方は、Excel での管理をそろそろ見直すべきです。
| Excel文書管理 チェックリスト | ||
|---|---|---|
| No. | チェック | チェック項目 |
| 1 | 文書の数は100件以下である | |
| 2 | 文書の種類やカテゴリは5種類以下である | |
| 3 | ローカルPCや共有ドライブでの保存でよい | |
| 4 | 文書更新の頻度が少ない | |
| 5 | 文書更新は手動でよい | |
| 6 | 文書管理に関わる人数が少ない | |
| 7 | 文書の権限管理が必要ない、または最低限で済む | |
| 8 | 1年未満の文書管理で終わる | |
確かにExcelには、オフライン環境でも作業ができ、ファイル形式を気にせず取引先へ共有できる利便性もあります。
しかし、このまま使い続けると、データ負荷により動作が重くなるだけでなく、
「複数人で同時編集を行っていて、大事な契約書データが破損した…」
などという、重大なリスクもあるのです。
とはいえ、今まで馴染みのあるExcelから、新システムに変更すると、新しい操作方法を周囲に浸透させる手間もあるでしょう。
「どうしてもExcelがよい。使い続けて、作業を効率化できないものか…」
そう考える方も多いはずです。
そこで今回は、Excelを使い続けても問題ないケースとともに、今よりも効率的にExcelで文書管理を行うための6つのポイントを紹介します。
この記事を読めば、あなたの会社や組織に最適な文書管理の方法がわかるはずです。
自社の文書管理におけるミスを減らし、効率を最大化するために、ぜひ最後までお読みください。
1. シンプルな文書管理ならExcelでも可能
冒頭でもお伝えしたとおり、少ない文書量と簡単な操作を前提にした「シンプルな文書管理」であれば、Excelでも十分に文書管理ができます。
以下のリスト全てにチェックがつくかどうか、確認してみましょう。
| Excel文書管理 チェックリスト | ||
|---|---|---|
| No. | チェック | チェック項目 |
| 1 | 文書の数は100件以下である | |
| 2 | 文書の種類やカテゴリは5種類以下である | |
| 3 | ローカルPCや共有ドライブでの保存でよい | |
| 4 | 文書更新の頻度が少ない | |
| 5 | 文書更新は手動でよい | |
| 6 | 文書管理に関わる人数が少ない | |
| 7 | 文書の権限管理が必要ない、または最低限で済む | |
| 8 | 1年未満の文書管理で終わる | |
ただし、一つでも空欄がある場合は、Excelでの文書管理は厳しいといえます。
なぜなら、今はよくても、使い続けることで、「3. Excelでの文書管理には限界がある」で説明するような、業務効率の低下やデータ破損のリスクが否めないからです。
| Excel での文書管理の限界 |
|---|
Excelでの文書管理はコストがかからないというメリットはあるものの、無理して機能以上の文書管理を行うと、ミスが発生したり、管理に余計な工数がかかったりしてしまう場合もあるでしょう。
全てにチェックがついた場合は、「2. エクセルでの文書管理を効率的に行う6つのポイント」を見ていきましょう。
Excelでの文書管理が厳しい方は「4. Excelではなく文書管理ツールを使用した方がいい5つのケース」から確認してください。
2. Excel での文書管理を効率的に行う 6 つのポイント
ここからは、「Excel での文書管理を効率的に行うポイント」を解説していきます。
Excel の文書台帳を使いこなすうえで押さえておきたいポイントは、以下の 6 つです。
一つずつ解説していきます。
| 「契約書管理台帳」を用意すると便利！ |
|---|
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まだ作ったことがない方は、これを機にExcel文書台帳を用意しましょう。 台帳は用途に合わせて自分でも作成可能ですが、インターネット上には用途別にさまざまなテンプレートがすでに用意されているので、ぜひ活用してみてください。 「Excel 契約書管理台帳 テンプレ」など、太字部分に必要な台帳の名前を入れて検索すると、さまざまなテンプレートがヒットします。 例)
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2-1. ファイル名に日付や分類の記載をルール化する
ポイントひとつめは、ファイル名につける日付や分類の記載をルール化することです。
命名規則をルール化して統一することで、ファイルの整理が容易になり、必要な文書をすばやく見つけられるからです。
例えば、「20240811_営業_提案書_A社_ver1.0.xlsx」というファイル名にすれば、作成日、文書の種類、関連する顧客、バージョンが一目でわかります。
文書管理の用途に合わせて、以下のようにルール決めをするとよいでしょう。
- ・日付
- ・部署名
- ・文書の種類
- ・顧客名
- ・文書のバージョン
ただし、効果的に文書管理をするには、一貫した命名規則をチーム全体で徹底することが重要です。
そのため、新しいメンバーが加わった際には、忘れずにファイル命名のルールの共有を行いましょう。
| バージョン管理の重要性を徹底周知しよう！ |
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ファイル名のバージョン管理は、ルールを設け、周囲に徹底させてください。 文書の変更履歴を追跡でき、誤った版の使用や、重要な更新の見落としを防げる からです。 バージョン管理は、下記の2つをセットで行うと効果的です。 ・「v1.0.」といった数字による変更 ・日付による変更 【数字による変更の例】 
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2-2. 文書カテゴリごとにシートを分ける
次に、文書カテゴリごとにシートを分けましょう。
情報の整理や、カテゴリ別の集計・分析が容易になり、必要なデータにすばやくアクセスできるからです。
- 1．主要な文書カテゴリを定める（例：契約書、請求書、報告書）
- 2．文書管理台帳の最初のシートに、全てのシートをまとめて見られるシートを作成する（例：「一覧表」など）
- 3．各カテゴリ用のシートを作成する
- 4．各シートに適切な見出しを設定する
- 5．一覧表シートに、各カテゴリシートへのハイパーリンクを設定する
シートを分ける際は、色分けをして視覚的に区別しやすくすると、スムーズに判別できます。
四半期ごとにシート構成を見直して、必要に応じて調整するとよいでしょう。
2-3. 管理する文書をテンプレート化する
管理する文書をテンプレート化できないか検討しましょう。
文書のフォーマットを統一することで、管理負担を減らせるからです。
例えば、請求書の費用計算の正誤チェックなどで、請求書ひとつひとつを目視で確認し、書き写す場面を想像してみてください。
人や企業ごとに金額の記載位置が異なる場合、どの部分を見たらよいかひとめで判断できず、入力ミスや記載ミスを誘発してしまうでしょう。
テンプレート化を行うときは、適切なアクセス権限を設定した共有フォルダを活用して一元管理してください。
更新があった場合は関係者に一斉共有するなどして、常に最新のテンプレを使えるようにしておきましょう。
2-4. バックアップの頻度や方法をルール化する
バックアップの頻度や方法をルール化しましょう。
ルール化することで、確実にバックアップが実施され、データ消失のリスクを軽減し、不測の事態に備えることができるからです。
以下、Excelのバックアップの機能を活用して、文書管理を効率化する方法を解説します。
一つずつ、見ていきましょう。
方法1. 自動回復機能を活用する
Excelには、突然、データが使用不能や破損状態になったり、電源が切れた際のデータ損失を最小限に抑えたりするために、自動でデータを回復してくれる機能があります。
まだ設定していない方は、以下の手順で確認してください。
▼実際の手順はこちら1. Excelを開き、「ファイル」タブをクリック
初期設定では10分になっているので、3分〜5分など短くすることがおすすめです。
方法2. 自動保存機能を活用する
自動保存機能を活用することで、作業中に数秒ごとにファイルが自動的に保存されるようになります。
自動保存されたデータは、ファイルの変更履歴を追跡できるため、変更履歴から都度確認したり復元したりすることが可能です。
この設定を最初に行っておくことで、手動保存の忘れによるデータ損失を防ぐことが可能になります。設定も簡単なので、忘れずに行いましょう。
▼実際の手順はこちら1. Excelを開き、「ファイル」タブをクリック
方法3．バックアップファイルが自動で作成されるよう設定しておく
バックアップファイルが自動作成されるように設定しておくことで、バックアップファイルが作成された時点のバージョンを保持できます。
上記を設定することで、文章を誤って編集してしまったり、間違って上書き保存してしまったりした場合でもデータを復元できるので、大切なデータを失うリスクが減ります。
▼実際の手順はこちら1. Excelを開き、「ファイル」タブをクリック
→「OK」をクリックする。
これらの方法と頻度を組み合わせることで、Excelでの作業をより安全に効率よく行えます。
業務の内容やデータの重要度に応じてルールを徹底し、適切にバックアップを行いましょう。
- ・バックアップデータの世代管理を行い、複数のバージョンを保持する
- ・PCやサーバー全体のシステムバックアップを数カ月に1回行う
- ・定期的に復元テストを行い、バックアップが正常に機能していることを確認する
2-5. セキュリティルールを徹底する
明確なルールがない場合は、早急にセキュリティルールを作り、周知を徹底してください。
単純な情報漏洩を防げるだけでなく、「この文書は◯◯部門にも共有してよいのだろうか？」といった確認が減ることで、文書管理の効率向上が期待できるからです。
セキュリティルールは、下記のように設定することがおすすめです。
- ・重要な書類は全てアクセス権限をかける
- ・編集権限は一部の役職者だけに絞り、一般社員は閲覧権限だけにする など
ルールを設定したら、必ず全社的に周知していきましょう。
2-6. マクロやハイパーリンクを活用する
最後に、マクロやハイパーリンクを活用することを検討しましょう。
- ・マクロとは…決まった計算や動作を自動化すること
- ・ハイパーリンクとは…押すと別の場所に移動する設定をすること
活用することで、繰り返し行う作業を自動化し、作業時間を大幅に短縮できるからです。
Excelでの文書管理で、日常的に以下のような作業が発生している場合は、マクロやハイパーリンクの活用がおすすめです。
・毎月、必要な文書を目視でピックアップする必要がある
→マクロで自動ピックアップに！
・異なるフォルダに保存している文書を毎回探す必要がある
→ハイパーリンクで一つのExcelに集約管理！
ただし、マクロについては自分で一から勉強するのは難しいため、情報システム課のメンバーやExcelが得意なメンバーに相談してみるのがおすすめです。
3. Excel での文書管理には限界がある
ここまで、Excel で文書管理をするコツについて解説してきました。
一方で、Excel での文書管理には限界があるのも事実です。
| Excel での文書管理の限界 |
|---|
|
ここでは、実際に Excel を無理に使い続けると、どのようなことが起きてしまうのか、解説していきます。
3-1. 大量のデータを扱うと動作が遅くなるから
Excel は大量データの処理に限界があるため、データの量が増えると動作が遅くなることがあります。
例えば、40MB 以上のファイルや数十万行に及ぶデータを含むシートでは、ファイルの開閉や編集に数分から 1 時間以上かかることもあります。
50 万行以上のデータを含む場合、開くのに 30 分以上かかるケースも報告されているのです。
このような問題が発生すると業務効率が著しく低下するため、Excel で大量の文書を管理をすることは不向きといえるでしょう。
▼データ量の違いによる業務への影響| データ量 | 影響 | 業務への影響 |
|---|---|---|
| 1万行以上 | 処理速度の低下 | 操作に数秒から数分の遅延が発生し、業務効率が低下する可能性がある。 |
| 10万行以上 | 著しい性能低下 | ファイルの開閉や計算に数分以上かかることがあり、業務が滞る恐れがある。 |
| 30万行以上 | フリーズや動作不安定 | 頻繁にフリーズし、データ破損やクラッシュのリスクが高まり、業務に深刻な支障をきたす可能性がある。 |
実際に弊社にお問い合わせをいただいた企業様は、毎月 100 件以上新たに追加される契約書を Excel の台帳で一元管理されており、Excel の処理スピードが遅くなり、
- ・契約書の検索に 1 時間以上かかることがある
- ・ファイルの保存時に頻繁にフリーズする
などのお悩みを抱えていました。
3-2. 高度なセキュリティ対策ができないから
Excel では、各ユーザーの編集・閲覧権限を細かく設定するアクセス制御や、暗号化・多要素認証を組み合わせるといった、高度なセキュリティ対策ができません。
下記のとおり、できることは基本的なセキュリティ対策のみです。
| できる |
|
| できない |
|
Excel で管理されている機密情報は、複数ユーザーでの使用やファイルの共有を行う場合、不正アクセスや情報漏洩の恐れが「常に」あるといえるでしょう。
3-3. 複数人で同時編集するとデータ破損のリスクが高いから
Excel の同時編集機能を使い、複数人で同時に作業を行う際は、下記のようなデータ破損のリスクがあります。
|
Excel で文書管理を行う場合、複数人での同時編集はデータ破損のリスクが高く、企業の意思決定や業務の効率に直接影響を与える恐れがあります。
3-4. 期日管理のヒューマンエラーを防げないから
Excel による期日管理は、都度目視・手入力にて作業を行う必要があることも、 仕組み化に限界があるといわざるを得ないでしょう。
条件付き書式やアラート機能を駆使して、納期が迫った案件のセルを赤く表示したり、リマインダー設定などをして期日管理を行ったりしたとしても、ヒューマンエラーの防止には繋がらないからです。
根本の仕組みに欠陥がある以上、重要な締め切りの見落としやプロジェクトの進捗遅延がいつ起こるかわからない状態を保ち続けるのは、リスクが高いです。
このような状況を踏まえると、Excel による期日管理には限界があると言わざるを得ません。
4. Excelではなく文書管理ツールを使用した方がいい5つのケース
Excel での文書管理には限界があるため、「特定のケース」では専門の文書管理ツールを使用するのがおすすめです。
Excel ではなく文書管理ツールを使用した方がいいのは、以下の 5 つのケースです。
▼専門の文書管理ツールを使用した方がいいケースと主な理由| 重要度 | ケース |
|---|---|
| 非常に高い | 法令遵守が必要 |
| 高い | 高度なセキュリティ対策が必要 |
| 中～高 | 正確なバージョン管理が必要 |
| 中～高 | ワークフローの自動化と承認プロセスの効率化が必要 |
| 中 | 場所を選ばないセキュアな情報共有と共同作業が必要 |
一つずつ、見ていきましょう。
4-1. 法令遵守が必要な場合
取り扱う文書を、個人情報保護法や GDPR（EU 一般データ保護規則）などの法令に対応させる必要がある場合は、専門の文書管理ツールを使用することがおすすめです。
専門の文書管理ツールなら、文書の改ざんや不正利用をしないための対策ができるからです。法的リスクを最小限に抑え、安心して業務を遂行することが期待できるでしょう。
| 専門の文書管理ツールでできること |
|---|
|
とくに近年、企業が文書管理で意識すべき重要な法令としては、以下の 3 点が挙げられます。
|
- ・個人情報保護委員会「個人情報保護法等」
- ・日本貿易振興機構（ジェトロ）「EU 一般データ保護規則（GDPR）について」
- ・国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
上記の法令に違反すると、罰金や懲役など法的に罰せられるだけでなく、違反した企業名を公表されたり、取引先や収益が減ったりする場合もあります。
一度情報事故を引き起こしてしまうと、会社が倒産してしまうほどのリスクを抱える場合もあるため、しっかりとセキュリティ対策を行う必要があります。
以下のチェックリストで、1 つでも該当する場合は、専門の文書管理ツールの使用を検討ししょう。
| チェックリスト |
|---|
|
4-2. 高度なセキュリティ対策が必要な場合
機密情報や個人情報を扱う企業にとって、高度なセキュリティ対策ができる専門の文書管理ツールは不可欠でしょう。
文書管理ツールなら、情報漏洩のリスクを大幅に低減し、安全な文書管理ができるからです。
「3-2. 高度なセキュリティ対策ができない」でもお伝えしたとおり、文書管理ツールは下記のような堅牢なセキュリティ対策が可能です。
▼セキュリティ機能比較表| セキュリティ | Excel | 専門ツール |
|---|---|---|
| アクセス制限 | △ | 〇 |
| データ暗号化 | △ | 〇 |
| 監視ログ | × | 〇 |
| 文書管理ツールでできるセキュリティ対策 |
|---|
|
以下のチェックリストで、1 つでも該当する場合は、専門の文書管理ツールの使用を検討しましょう。
| チェックリスト |
|---|
|
4-3. 正確なバージョン管理と変更履歴の追跡が必須な場合
正確なバージョン管理と変更履歴の追跡が不可欠な場合も、専門の文書管理ツールの使用をおすすめします。
専門の文書管理ツールは下記のような対策を自動で行えるうえ、文書の正確性を保ち、必要に応じて過去の状態を確認・復元することが可能だからです。
▼バージョン管理と変更履歴の追跡機能の比較表| 機能 | Excel | 専門ツール |
|---|---|---|
| バージョン管理 | △ | 〇 |
| 変更履歴 | △ | 〇 |
| 復元機能 | △ | 〇 |
| 文書管理ツールでできるバージョン管理と変更履歴 |
|---|
|
一方で、Excel は手動で行うため、ミスや漏れが発生しやすくなります。
以下のチェックリストで、1 つでも該当する場合は、専門の文書管理ツールの使用を検討しましょう。
| チェックリスト |
|---|
|
| Excel では書類のプレビューも見られない！ |
|---|
|
Excel にはプレビュー機能がないため、最新版のファイルかどうか確認するときも個別に開く必要があり、手間がかかる点も不便です。 専用の文書管理ツールでは、ファイルにカーソルを合わせるだけで書類の内容がプレビューされるため、確認が容易にできます。 |
4-4. ワークフローの自動化と承認プロセスの効率化が必要な場合
複雑なワークフローや承認プロセスがある場合、専門の文書管理ツールの使用をおすすめします。
文書管理ツールなら、作業自動化によって業務効率を向上させつつ、承認遅延や漏れを防ぎ、コンプライアンス強化によってリスクを抑えられるからです。
▼ワークフローの自動化と承認プロセスの効率化比較表| 機能 | Excel | 専門ツール |
|---|---|---|
| 承認フロー | △ | 〇 |
| リマインダー | △ | 〇 |
| 進捗把握 | × | 〇 |
| 監査証跡 | △ | 〇 |
| 専門の文書管理ツールでできること |
|---|
|
以下のチェックリストで、1 つでも該当する場合は、専門の文書管理ツールの使用を検討しましょう。
| チェックリスト |
|---|
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4-5. 場所を選ばないセキュアな情報共有と共同作業が必要な場合 （リモートワークなど）
最後に、リモートワークの増加に伴い、場所を選ばず、安全に情報を共有しながら共同作業を行いたい場合も、専門の文書管理ツールの使用をおすすめします。
リモートワーク環境下でも生産性を維持しつつ、情報セキュリティを確保できるからです。
専門ツールには、以下のような機能があります。
| 専門の文書管理ツールの機能 |
|---|
|
Excel では、これらの機能が十分でないため、セキュリティリスクや作業効率の低下につながる恐れがあります。
以下のチェックリストで、1 つでも該当する場合は、専門の文書管理ツールの使用を検討しましょう。
| チェックリスト |
|---|
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5. 法改正でさらに重要に！契約書は専用の契約書管理ツールで行うべき
ここまで読む中で、「自社は Excel ではなく文書管理ツールを導入すべきだ」と考えた方も多いのではないでしょうか。
とはいえ、どのようなツールを選んでもいいというわけではありません。文書管理システム と一口にいっても、下記のようにいくつか種類があります。
|
中でも、契約書が多い企業は、（3）や（4）のように、契約書管理に特化したツールを選ぶべきです。
契約書が多い会社では、紙と電子の契約書が混在している状況も多いでしょう。
契約書管理に特化したツールで一元化して管理することにより、高度な検索機能で必要書類をすぐに見つけられます。セキュリティの面でも適切なアクセス制限を設けられるため、効率的かつ安全に契約書を管理できる点もメリットです。
また、紙の保管スペースが不要となるためコスト削減にもつながるとともに、場所を選ばずに契約書を確認できるなどのメリットもあります。
そして、第一のメリットは、専用の契約書管理ツールを利用することによって、法改正や規則の変更にも、迅速に対応できる点です。
一般的な文書管理ツールでは対応しきれないような、契約書特有の複雑な要件や法的リスク管理も、専用の契約書管理ツールであれば定期的にアップデートされるため、しっかりとカバーできます。
この章では、法令や監査対応にも対応している、専用の契約書管理ツールならではの以下の機能を詳しく紹介します。
|
最後に、実際に当社の契約書管理システムを導入し、大きな効果を得られている事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
5-1. 改正電子帳簿保存法に対応できる
契約書管理ツールなら、改正電子帳簿保存法に容易に対応できます。
なぜなら、一般的な文書管理ツールには備わっていない場合もある、改正電子帳簿保存法に特化した機能があるからです。
具体的には、下記のような機能が備わっています。
|
改正電子帳簿保存法に対応しているツールを利用することにより、電帳法対応の細かい要件を個別にチェックする手間が省けて業務に集中できる点もメリットです。
参考：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」
| 法律を遵守しながら利便性も！ |
|---|
|
リモートワークの普及により、場所を問わず安心して契約書にアクセスできることが重要になっています。 専用の契約書管理ツールを利用することで、以下のメリットがあります。
特に法令順守が求められる、金融や医療、食品、個人情報を扱う企業は、専門の契約書管理ツールを導入するのがおすすめです。 |
5-2. 厳格な管理要件に対応できる
契約書管理ツールでは、金融や医療業界など、高度な法令遵守が求められる分野の厳格な管理要件への対応も容易に可能です。
なぜなら、5-1. 改正電子帳簿保存法に対応できるでご紹介した機能に加え、下記の機能が搭載されていることが多いからです。
|
・CIA に対応した機能の実装：
・編集履歴の自動保存：管理している契約書を修正するたびに新しいバージョンとして自動的に保存され、どこが変わったのかが一目でわかるように表示される |
CIA とは、情報セキュリティの 3 要素である「機密性（Confidentiality）」「完全性（Integrity）」「可用性（Availability）」のことで、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する国際規格の日本語版である JIS27000 で定義されています。
これら 3 つはどれか一つが欠けていても不十分で、3 つ全ての対策が講じられていてはじめてセキュリティが担保されているといえるのです。
CIA にしっかりと対応しているかどうかは、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格である「ISO/IEC 27001」の認証を取得しているかどうかで判断することが可能です。
このように契約書管理ツールで特化している機能によって、契約内容の整合性などを担保しながら、適切かつ厳格な契約書管理をストレスなく行うことが可能となります。
確実かつ効率的な契約書管理が可能となることで、情報漏洩や契約関係のトラブルを防ぐことができ、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。
5-3. 監査時の証跡提示をスムーズかつ正確に行える
定期的な監査への対応は、多くの企業にとって大きな負担となっているのではないでしょうか。
この課題についても、専用の契約書管理ツールを導入することで、楽に対応できるようになります。
|
例えば、監査時に必要な証跡を迅速かつ正確な提示ができ、法令違反のリスクも大幅に軽減できます。
5-4. 契約書管理ツールを導入した企業のリアルな口コミ
本章では、契約書管理ツールを導入したさまざまな企業が、どのような課題を解決し、どれほどの効果を得たのか、事例を紹介します。
気になる事例があれば、表のリンクから飛べますのでぜひご確認ください。
| 企業名 | 主な課題 | 導入効果 |
|---|---|---|
| 株式会社アースフード |
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| ハルメクホールディングス社 |
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| EARTHBRAIN社 |
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5-4-1. 株式会社アースフードの事例
| 項目 | Excel 使用時 | 管理ツール導入後 |
| 契約書の検索時間 | 30-40 分（印刷・送付含めて 1 時間程度） | 1 分程度 |
| 年間工数 | 基準値 | 約 250 時間削減 |
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「感じている効果」
契約書を探す時間と、問い合わせ対応工数の大幅な削減です。導入以前は契約書をフォルダで管理をしていましたが、オフィスにあるものや倉庫にあるものなど管理場所が契約書によって異なっていたので、ものによっては契約書を探すにあたって 30-40 分時間がかかり、それを印刷し送付する必要もあったため、全部で１時間程度かかっていました。
OPTiM Contractの導入後はタグ機能を用いて検索することで、作業時間は 1 分ほどで完了しています。少なく見積もって月 20 件の問い合わせだとしても、月約 20 時間分の工数削減になるので効果は大きいです。年間だと約 250 時間程度ですね。
導入前は本社にいないと閲覧ができなかった契約書が、どこでも閲覧できるようになったため、非常に便利になったと感じています。
引用：導入事例 株式会社アースフード
5-4-2. ハルメクホールディングス社の事例
| 項目 | Excel 使用時 | 管理ツール導入後 |
| 台帳作成作業 | 手動入力（時間がかかる） | 1 契約につき数分で完了 |
| 契約書の検索 | パーキンソン | PDF と台帳がセットで管理され、効率的に検索可能 |
| グループ会社間の管理 | 拠点ごとに別々の管理体制 | 一元管理が可能に |
| テレワーク時の対応 | 困難 | クラウド上で場所を問わずアクセス可能 |
| 電子契約との連携 | 手動での管理が必要 | 自動アップロード機能により効率化 |
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「感じている効果」
台帳作成に関わる作業が激減しました。導入前は紙の契約書を PC の傍らに置いて見比べながら、契約書の名称、相手方、有効期限などの項目を確認し、一つずつ Excel 台帳に入力していました。
なにぶん、契約書を読むことにそんなに慣れていないメンバーが契約書全体を見渡して作業を行いますので、物凄く大変な作業だったと想像に難くありません。
それが、OPTiM Contractの導入後はこれらの作業を 1 契約につき数分ほどで完了できるようになりましたので、大きな改善だと思います。
引用：導入事例 株式会社ハルメクホールディングス
5-4-3. EARTHBRAIN社の事例
| 項目 | Excel 使用時 | 管理ツール導入後 |
| 契約管理の属人性 | 高い（専任担当者不在） | 低い（システマティックな管理） |
| 電子契約と紙契約書の管理 | 別々に管理 | 一元的に管理可能 |
| 契約書探索時間 | 長時間（人づてに情報収集） | 大幅に削減 |
| 契約書の閲覧・確認 | 複数のツールを使用 | シンプルな UI で一括確認可能 |
| 電子契約システムとの連携 | 手動での管理が必要 | 自動連携（アップロード作業不要） |
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「感じている効果」
導入したことで電子・紙を含めた契約管理の仕組みが整えられたことが大きな効果の一つだと感じています。
管理の仕組みが整えられる前は、契約書一件を探すにも多くの時間を取られることも少なくはありませんでした。社内外の監査などで契約内容の確認などが必要になった際に契約書を探すのですが、人づてに情報を集めながら、あの人に聞けばわかるのではないかと、オフィスを練り歩きながら、一人ひとりあたっていくこともありました。
とりわけ、電子契約システム導入の初期段階には、電子契約を回議する各担当者が捺印後の契約書を保持することになる為、その担当者しか情報を握っていないという状況が発生していました。各担当者も複数の役割を担わなければならず時間的な余裕のないスタートアップの環境では、担当者によって契約書管理フォルダに格納している場合もあれば、格納できていない場合もありました。そのため、その個人を呼んで格納してもらうなどの作業も発生していました。
OPTiM Contract導入後は、契約が締結されたら電子署名で締結された契約書を自動で連携してくれるので、契約書を探す作業も、個別のフォローアップ作業もなくなりました。このような管理システムを導入することで、属人的な要素をなくし、より簡易に運用ルー通りに契約が管理されるようになりました。
引用：導入事例 株式会社EARTHBRAIN| 契約書管理ツールなら、AI 搭載「OPTiM Contract」がおすすめ！ |
|---|
「Excel での文書管理に限界を感じている…」「契約書の管理が大変で、専用の管理ツールへの移行を検討している」という方は、ぜひ私たち株式会社オプティムにご相談ください！ 「OPTiM Contract」は、IT トレンド上半期ランキング 2024 で契約書管理システム堂々の1 位を獲得した契約書管理ツールです。 締結済みの契約書データをアップロードするだけで、AI が契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日などの管理項目を取得し、契約書一通ごとの情報管理を実現します。 終了日以前の自動通知機能、検索機能など一連の契約書管理業務を支援する機能を全プラン共通で搭載しています。 OPTiM Contract を使うことで、従来の Excel での文書管理の課題を一気に解決し、作業時間を約95％、コストを約65％削減することが可能です。 
OPTiM Contract では、部署やユーザーごとのアクセス権限管理や改正後の電子帳簿保存法 など、絶対に対応が必須である項目に対応していることはもちろん、
など、契約書管理に関して「痒いところに手が届く」機能がデフォルトで実装されていま す。 「OPTiM Contract」に興味のある方は、ぜひ気軽にお問い合わせください。 |
6. まとめ
本記事では、Excel での文書管理の可能性と限界、そして専用ツールの必要性について詳しく解説しました。
シンプルな文書管理には Excel も有効ですが、大量データの扱いや高度なセキュリティ対策、複数人での同時編集には限界があります。
特に、法令遵守が必要な場合や正確なバージョン管理が求められる場合は、専用の契約書管理ツールの使用がおすすめです。
業務効率化とリスク軽減のためにも、自社の状況を見極め、適切な文書管理方法を選択することが重要です。
ぜひ、専用ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
OPTiM Contractで
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OPTiM Contractトライアルのご利用について
利用規約及び以下の特約事項に同意の上、無料トライアルをご利用ください。
■特約事項- 無料トライアル利用中に登録したデータは、登録日から6ヶ月経過後に物理的に削除し、いかなる場合も復元いたしかねます(有償契約された場合、有償契約開始時点で未削除のデータは引き継がれます)
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