【2024年】契約書管理とは？要注意リスクからシステム導入まで解説

【保管場所の点在によるリスク】

• ・情報の散在：紙の契約書や電子契約サービス間でデータが分断され、一元的な管理が困難になります。契約内容の把握に時間がかかり、業務効率が低下します。
• ・二重管理の手間：紙の契約書と複数のサービスを管理する必要があるため、担当者の作業負荷が増大します。社内管理用のExcelなどに、同じ情報を二重に入力する無駄も発生します。
• ・災害時のリスク：紙の契約書は火災や水害などで失われる危険性があります。バックアップがない場合、大切な契約情報を失うリスクがあります。
• ・コストの増大：紙の契約書の場合、保管スペースや印刷コストなどが余分にかかります。

【更新漏れがもたらす損失】

• ・不要な契約の継続：自動更新条項に気付かず、不要な契約が継続してしまうことがあります。結果として無駄なコストを払い続けなければなりません。
• ・有利な条件の逸失：更新タイミングを逃すと、契約条件を見直すチャンスを失います。より有利な条件への変更ができず、機会損失につながります。
• ・取引先との関係悪化：更新漏れにより契約が途切れると、取引先との関係が悪化する可能性があります。信頼関係の構築に悪影響を及ぼしかねません。
• ・事業機会の喪失：重要な契約の更新を失念すると、事業を継続できなくなる恐れがあります。場合によっては多大な損失を被ることになります。
• ・社会的信用の低下：契約更新の管理が不十分だと、会社の社会的信用が低下します。ビジネスパートナーからの信頼を失う危険性があります。

【契約書検索の非効率性がもたらす影響】

• ・意思決定の遅れ：契約内容の確認に時間がかかると、迅速な意思決定ができません。ビジネスチャンスを逃す恐れがあります。
• ・問い合わせ対応の遅延：取引先からの問い合わせに、適切なタイミングで回答できなくなります。取引先の満足度が下がる危険があります。
• ・ヒューマンエラー（人為的ミス）の増加：契約書を探す手順が複雑だったり、パソコンで検索できる状態ではなかったりすると、ミスが増える可能性があります。ヒューマンエラーが多発すれば、ビジネスに悪影響を及ぼしかねません。

【セキュリティ脆弱性がもたらすリスク】

• ・機密情報の流出：アクセス制限が不十分だと、機密情報が社外に漏洩する危険性があります。企業の競争力が損なわれたり、深刻な社会問題に発展したりするリスクがあります。
• ・内部不正による情報漏洩：従業員による内部不正を防ぐには、適切なアクセス権限の設定が欠かせません。重要な情報ほど、慎重な管理が求められます。
• ・サイバー攻撃の標的化：セキュリティ対策が不十分であれば、サイバー攻撃の格好の標的になります。ランサムウェアによる身代金要求など、深刻な被害を受ける恐れがあります。
• ・社会的信用の失墜：情報漏洩による被害は、企業の社会的信用を大きく損ないます。ブランドイメージの低下は、ビジネスに致命的な打撃を与えかねません。

【コンプライアンス違反のリスク】

• ・契約書の不適切な保管：個人情報を含む契約書を適切に管理しないと、個人情報保護法違反に問われる恐れがあります。
• ・契約書の改ざん：契約書を改ざんしたり勝手に作成したりすると、私文書偽造罪・変造罪に問われる可能性があります。
• ・秘密保持義務違反：秘密保持契約で守るべき情報を漏洩すると、契約違反となり、損害賠償請求などの法的責任を負う可能性があります。

【一元管理のメリット】

• ・情報の見える化：すべての契約情報をデータベース化し、リアルタイムに契約状況を把握できます。担当者間の情報共有も容易になります。
• ・業務効率の向上：一元管理により、必要な情報に素早くアクセスできます。担当者の生産性が高まり、業務の効率化が図れます。
• ・意思決定の迅速化：契約情報の検索や分析が容易になるため、迅速な意思決定が可能です。ビジネスチャンスを逃しません。
• ・コスト削減効果：紙の保管コストや印刷コストの削減につながります。業務効率化により人件費の削減も期待できます。
• ・リスク管理の強化：契約情報の一元管理は、リスク管理の面でも大きなメリットがあります。トラブル防止や法令遵守に役立ちます。

【自動リマインドのメリット】

• ・確実な更新作業：更新すべき契約を漏れなく把握でき、確実な更新作業が可能になります。最適なタイミングで契約内容の見直しができます。
• ・手作業の削減：担当者が更新時期を手作業のExcelなどで管理する必要がなくなります。作業負荷の大幅な削減につながります。
• ・不要な契約の自動更新の防止：契約期限が近づくと自動的に通知されるため、不要な契約の自動更新を未然に防げます。

【OCRのメリット】

• ・テキスト検索の実現：OCRでテキストデータ化すると、契約書の全文検索が可能になります。必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
• ・人的作業の効率化：手作業でのデータ入力が不要になるため、担当者の作業効率が大幅に向上します。入力ミスも防げます。
• ・災害対策の強化：紙の契約書をOCRでデータ化かつテキスト化しておけば、火災や水害などのリスクから守れます。

【情報セキュリティ強化のメリット】

• ・必要最小限のアクセス制限：アクセス権限の細かな設定によって、機密情報へのアクセスを必要最小限に留められます。部署ごとのアクセス制御や、閲覧のみ可能な権限設定など、柔軟な運用が可能です。
• ・改ざん防止と追跡性の確保：契約書の編集履歴を自動的に保存し、いつ、誰が、どのような変更を加えたのかを追跡できます。不正な改ざんを防ぎ、トラブル発生時の原因究明にも役立ちます。
• ・内部不正の抑止効果：アクセスログの記録により、不正アクセスへのけん制効果が生まれます。アクセス権限の最小限化と合わせて、内部不正のリスクを大幅に低減できます。
• ・監査体制の強化：アクセス権限やログの定期的な監査により、セキュリティ上の問題点を早期に発見し、是正できます。

【電子帳簿保存法対応のメリット】

• ・法令遵守の徹底：電子帳簿保存法の要件を満たすシステム設計により、法令遵守を徹底できます。調査の必要性が生じた場合も、適切に対応できる体制が整います。
• ・証憑管理の効率化：電子契約書の保管と証憑管理が一元化されるため、業務の効率化が図れます。紙の証憑を探す手間が省けます。
• ・長期保存の実現：法定保存期間の間、確実に電子データを保管できます。バックアップ体制を整備して、データ消失のリスクを回避できます。
• ・会計監査や税務調査の対応の円滑化：電子契約書の検索性が高いため、会計監査や税務調査の対応がスムーズになります。証憑の提出や確認作業の効率が格段に上がります。

• ・国内サーバー（AWSのS3）でデータ保管
• ・SSL証明書による暗号化通信
• ・RDSによるDBの暗号化
• ・第三者機関による脆弱性回避の認証取得
• ・当社はISMS認証取得企業であり、CIA（*1）を徹底した体制での情報管理
• *1：CIAとは「機密性（Confidentiality）」「完全性（Integrity）」「可用性（Availability）」のことです。

【料金のチェックポイント】

• ・初期導入コスト：システムの導入に際して必要な初期費用の金額を確認します。
• ・月額利用料：毎月発生する基本的な利用料金を精査します。
• ・従量課金の有無：契約書の数や利用人数に応じて料金が変動する仕組みがあるかどうかを確認します。
• ・カスタマイズや連携費用：自社の要件に合わせたカスタマイズや他システムとの連携に関わる追加費用の有無を確認します。
• ・無料トライアルの有無：実際の利用を試せる無料トライアル期間が設けられているかどうかを確認します。

【無料トライアルを最大限に活用するコツ】

• ・実際の契約書を登録して管理してみる：自社の契約書を登録し、一元管理できるかを確認します。
• ・OCRとAIの精度を確かめる：実際の契約書を数点選び、OCRでデータ化した際の精度を検証します。AIによって正しくデータベースに登録されるかについても、確認します。
• ・検索機能の使い勝手を試す：キーワードや条件を変えて検索し、目的の契約書にたどり着けるかを確認します。
• ・リマインド機能の設定を行う：契約更新日が近い契約書を登録し、アラートが届くかをチェックします。
• ・問い合わせ対応の質を見極める：操作方法がわからない時に、サポートに問い合わせてレスポンスの速さと的確さを確かめます。

【運用フロー策定の際に検討すべき事項】

• ・契約書の登録プロセス：紙の契約書をスキャンしてアップロードする担当者と、登録のタイミングを決めます。
• ・確認作業のプロセス：登録された契約書の内容を確認し、修正が必要であれば対応するプロセスを決めます。
• ・アクセス権限の設定：契約書の機密性に応じて、閲覧や編集ができるユーザーを限定し、権限を設定します。
• ・承認フローの構築：新規契約書の登録や変更時の承認プロセスを確立し、承認権限を持つ人を決定します。
• ・古い契約書の取り扱い：既存の紙の契約書をどこまでさかのぼってシステムに登録するか、保管期間や破棄のルールも定めます。

【株式会社エム・イー様】

「契約締結の手続きが完了した後は、担当部門から法務部に契約書が送られます。その後スキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です。繁忙期にはAI解析の結果確認まで手が回らないこともありますが、AIの精度が高いので大きな修正を行うことは無く管理できています」

【株式会社EARTHBRAIN様】

「契約締結の手続きが完了した後は、電子契約サービスと連携しているため、自動でOPTiM Contract上に契約書がアップロードされます。紙の場合はスキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です」

【株式会社バルニバービ様】

「使い方は非常にシンプルで、契約締結の手続きが完了した後は、法務部門でスキャン処理を行いPDFファイルにしたものをOPTiM Contractにアップロードするだけです。契約書を格納した後は、必要に応じて契約書の検索や内容の確認を行っています。

また、契約書の中には機密度が高いものもあるため、関係者だけが閲覧できるように権限設定ができる点も便利です。権限設定の柔軟さもOPTiM Contractの利点で、機密情報の漏洩や、契約書の修正・削除などの誤操作や、不正ダウンロードなどのリスクを低減できます」

【OCRとAIの解析精度を高めるためのアクション】

• ・契約書のテンプレートを整備する：契約書のフォーマットを可能な限り統一し、OCRで読み取りやすくします。
• ・レイアウトを登録する：契約書のレイアウトをシステムに登録しておくと、情報を自動抽出しやすくなります。
• ・学習機能を活用する：AIを搭載したOCRは、修正内容を学習し、同じ間違いを繰り返さなくなります。