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公開日:2024/09/30
「契約書の管理が大変で、業務に支障をきたしている」
このようなお悩みを抱えて、お困りではないでしょうか。
近年、企業における契約書管理の重要性が高まっています。コンプライアンス意識の向上や契約内容の複雑化により、適切な契約書管理は欠かせません。
しかし、紙の契約書と複数の電子契約サービスの契約書の混在や、検索性の低さなど、多くの課題を抱える企業も少なくありません。
この記事では、契約書管理の現状と課題を分析し、それを解決に導く契約書管理システムについて解説します。
契約書管理システムの機能やメリット、選定のポイント導入手順までを網羅的に取り上げますので、効率的な契約書管理の実現にお役立てください。
契約書管理の課題を解決し、業務の効率化とコスト削減を図れるようにしていきましょう。
契約書管理は、ビジネスを円滑に進めるうえで欠かせない業務です。しかし、多くの企業が契約書管理に関する課題を抱えています。
まずは、契約書管理の現状と課題を、5つの観点から確認しましょう。
1つめは「保管場所の分散によるリスク」です。
紙の契約書と電子契約の契約書が混在すると、情報の一元管理が難しくなります。
加えて近年では、Adobe Sign、クラウドサイン、GMOサイン……という具合に、さまざまな電子契約サービスに保管場所が分散するケースが増えており、これが管理の煩雑さを生んでいます。
【保管場所の点在によるリスク】
紙からデジタルへの移行はもちろん、複数の電子契約サービスも含めて、契約書の一元管理を実現することが、リスク回避の第一歩といえるでしょう。
2つめは「更新漏れによる損失」です。
契約更新の管理が不十分だと、自動更新条項により不要な契約が更新されたり、あるいは必要な更新が行われなかったりして、損失を被る恐れがあります。
【更新漏れがもたらす損失】
契約更新の管理は、ビジネスを継続するうえで非常に重要です。更新漏れを防ぐ仕組みづくりが求められます。
3つめは「契約書検索の非効率性が及ぼす業務への影響」です。
契約書の検索性が低いと、必要な情報にアクセスするのに時間がかかり、業務効率が低下します。
【契約書検索の非効率性がもたらす影響】
契約書の検索性を高めることは、業務効率の向上につながります。スムーズな情報アクセスを可能にする環境整備が重要です。
4つめは「セキュリティ脆弱性がもたらす情報漏洩の危険性」です。
契約書には機密情報が含まれているため、厳重な管理が必要です。
紙の書類を無造作に保管したり、従業員がPDF化した電子ファイルを、アクセス制御のない場所に保存したりしていると、情報漏洩のリスクが高まります。
【セキュリティ脆弱性がもたらすリスク】
契約書の機密性を守るには、セキュリティ対策の徹底が不可欠です。情報漏洩のリスクを最小限に抑える施策が重要になります。
5つめは「コンプライアンス違反を防ぐ管理体制の重要性」です。
契約書は法的拘束力を持つ重要な文書であり、その管理においてコンプライアンスの徹底は欠かせません。
【コンプライアンス違反のリスク】
契約書管理の適正化は、コンプライアンス経営の基盤ともいえます。コンプライアンス違反のリスクを軽視した契約書管理は、会社の信用を大きく傷つける恐れがあります。
以上、契約書管理の課題について、5つの観点から詳しく解説しました。このような課題を解決するためのソリューションとして注目を集めているのが「契約書管理システム」です。
契約書管理システムとは、契約書の一元管理を実現し、業務の効率化とリスク管理の強化を図るためのツールを指します。
具体的にどのような機能やメリットがあるのか、続いて以下をご覧ください。
契約書管理の課題を解決するには、契約書管理システムの導入が有効です。ここでは、契約書管理システムの主要な機能と導入メリットを説明します。
1つめは「一元管理でリアルタイムに契約状況を把握できる」です。
契約書管理システムを導入すれば、紙と電子の契約書を一元管理できます。
【一元管理のメリット】
なお、複数の電子契約サービスを利用している場合、そのサービスと連携可能な契約書管理システムを導入すると、スムーズに一元管理できます。
参考までに、当社がご提供しているAI契約書管理システム「OPTiM Contract」の場合、Adobe Sign・クラウドサイン・GMOサイン・WAN-Sign・DocuSignと連携できます。
なお、「OPTiM Contract」は業界最多レベルの電子契約サービス連携数を誇ります。契約書管理システムによって連携できるサービス数は限られますのでご注意ください。
2つめは「自動リマインド機能で更新漏れをゼロにする」です。
契約書管理システムには、契約更新の自動リマインド機能があります。契約終了や自動更新の時期が近づくと、メールなどで自動通知される機能です。
【自動リマインドのメリット】
この後に紹介するOCR機能やAI機能が搭載された契約書管理システムを導入すれば、紙の契約書でも、スキャンして読み込むだけで、自動的に契約終了日などの情報がデータベース化され、リマインドしてくれます。
自動リマインド機能は、更新漏れによる損失を防ぐ強力な武器になります。ヒューマンエラーを排除し、業務効率を大幅に高める効果も見込めます。
3つめは「OCRによるデータ化で検索性や利便性を向上する」です。
契約書管理システムの重要な機能として「OCR(Optical Character Recognition:光学文字認識)」があります。
OCRとは、スキャナで読み取った紙の書類に含まれる文字を自動的に認識し、テキストデータ(文字情報)として抽出する技術のことです。
つまり、紙の文書をスキャンしてPDFなどのファイルにするだけでなく、その画像の中にある文字を、検索できる状態のテキストに変換するのがOCRです。
【OCRのメリット】
データ化は、ペーパーレス化を推進する有効な手段ですが、OCR機能の併用によって、単なるスキャンによる画像化とは異なる大きなメリットが生まれます。
4つめは「情報セキュリティを強化する」です。
たとえば、
「簡易的な鍵で開くキャビネットに、重要な契約書が保存されている」
「従業員の個人パソコン内に、PDF化された契約書が保存されている」
といったケースでは、セキュリティ対策が甘いといわざるを得ません。
契約書管理システムでは、一元管理を実現しつつも、アクセス権限の設定や編集履歴の保存などの機能によって、情報セキュリティを高められます。
【情報セキュリティ強化のメリット】
情報セキュリティの徹底は、契約書管理における重要な課題です。
適切な契約書管理システムの導入により、高いセキュリティ水準を実現できるでしょう。
5つめは「電子帳簿保存法対応で法的リスクを回避する」です。
電子帳簿保存法に対応した契約書管理システムを利用すれば、電子帳簿保存法の対応要件を個別にチェックせずに、安心して利用できます。
【電子帳簿保存法対応のメリット】
電子帳簿保存法への対応は、法務リスク管理の面で重要な意味を持ちます。適切な電子契約書の管理は、コンプライアンスの徹底につながるでしょう。
以上、契約書管理システムの機能とメリットをご紹介しました。
続いて以下では、契約書管理システムをどう選べばよいのか、選定のポイントを見ていきましょう。
契約書管理システムを選ぶ際は、自社に最適なシステムを見極める必要があります。重要ポイントを6つ、解説しますので、参考にしてみてください。
1つめのポイントは「AIの搭載の有無とその精度」です。
契約書管理システムは、「AIが搭載されている or されていない」で大きく2つに分けられ、さらにAIが搭載されているものは、その精度(AIの賢さ)によって差があります。
AIの精度は、現場の作業効率に直結するため、入念に確認したいポイントです。
AIが行う作業の例を挙げると、[契約書のタイトル・企業名・取引金額・契約自動更新の有無・契約締結日・契約開始日・契約終了日]などを自動抽出して、管理台帳に自動入力します。
AIの精度が低いと、自動抽出できる項目が少なかったり、誤って抽出したりしますので、注意が必要です。
確認方法としては、無料で利用できるトライアルプランを利用して、実際にAI機能を使ってみることが最も確実といえます。
2つめのポイントは「操作性・使いやすさ」です。
契約書管理システムは、実際に利用する現場の担当者にとって使いやすいものでなければなりません。
トライアルプランを利用して、直感的に操作できるユーザーインターフェースや、わかりやすいナビゲーション、充実なヘルプ機能の有無などを確認しましょう。
また、モバイルデバイスへの対応や、レスポンスの速さなども重要なチェックポイントです。
操作性を軽視したシステム導入は、かえって業務の非効率化を招く恐れがあります。現場の担当者の意見を取り入れながら、業務フローに即したシステムを選ぶことが大切です。
ひとつの着眼点としては、市場に多く受け入れられているシステムは、操作性のブラッシュアップが進み、使い勝手が改善されているケースが多いといえるでしょう。
「ITトレンド上半期ランキング 2024 電子帳票システム」などの評価ランキングや、ユーザーの口コミ評判なども参考になります。
3つめのポイントは「OCRの読み取り精度」です。
AIの精度については前述のとおりですが、契約書管理システムでは、OCRの精度も非常に重要です。
OCRの精度が悪いと、取り込み後のデータ補正の手間が増えてしまうからです。
OCRに関しても、トライアルプランで十分に確認することをおすすめします。
なお、高精度のOCRでも読み取りが難しい、状態の悪い契約書(手書きの契約書や保管状況の悪い契約書など)が多い場合には、データ補正サービスの利用が可能かどうかも、事前に確認しておきましょう。
参考までに、「OPTiM Contract」の場合、提供事業者によるデータ補正のサービスをご提供できます。
4つめのポイントは「セキュリティ対策」です。
契約書には機密情報が多数含まれるため、セキュリティ対策の徹底は欠かせません。
アクセス権限の設定や、IPアドレス制限、暗号化通信への対応などを確認します。
クラウドサービスの場合は、データセンターのセキュリティ体制も見逃せないポイントです。国内のデータセンターを利用しているかどうかも、確認すべき重要な項目といえます。
また、定期的なセキュリティ監査の実施状況なども確認することが望ましいでしょう。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、セキュリティ対策に妥協のないシステムを選ぶことが重要です。
※「OPTiM Contract」では、以下のセキュリティ対策を施しています。5つめのポイントは「電子契約サービスとの連携数」です。
現時点で、「紙の契約書のデジタル化が課題であり、電子契約サービスとの連携の必要性をあまり感じていない」という状況であっても、電子契約サービスとの連携は、しっかり確認することをおすすめします。
というのは、どの業界でも、電子契約へ移行が進んでいるからです。将来的な電子契約サービスの利用を見据えて契約書管理システムを選ぶことが、後悔のない選択につながります。
電子契約への対応が不十分なシステムを導入してしまうと、将来的に別のシステムへの乗り換えを余儀なくされる可能性があります。
コストの面でも、業務の継続性の面でも、大きなデメリットとなりますので、ご注意ください。
6つめのポイントは「料金体系」です。
初期費用・月額料金の金額や、契約書の数や利用人数に応じた従量課金制の有無などを確認します。
【料金のチェックポイント】
長期的な視点でTCO(総保有コスト)を試算し、自社のニーズや利用規模に合ったコストパフォーマンスの高い契約書管理システムを見極めましょう。
上記では、契約書管理システム選びの重要ポイントをご紹介しました。
「これらのポイントを押さえた、おすすすめのシステムはどれ?」という疑問にお答えすると「OPTiM Contract」をおすすめします。
OPTiM Contractは、初期費用なしで月額9,980円からAI解析を利用できる点が強みです。従量費用もないため、契約書の件数が増えた場合でも、料金は変わらず定額となります。
加えて、5つの主要な電子契約サービスと連携しており、この連携数は最多レベルです。
詳しい資料は以下よりダウンロードできます。ぜひ参考にご活用ください。
最後に、「契約書管理システムを導入する流れを把握したい」という方に向けて、導入手順をご紹介します。
詳細は、どのようなシステムを導入するかによっても変わりますが、ここでは、「OPTiM Contract」を例にして見ていきましょう。
1つめのステップは「トライアルプランで実際に試す」です。
まず、以下よりお問い合わせいただき、2週間のお試しトライアルプラン(無料)をご利用ください。
トライアルプランでは、お申し込みいただいた企業様の組織体制に合わせて、当社側で管理機能などの調整を行います。
よって、契約後の有料プランと同等の状態で活用いただけます。
【無料トライアルを最大限に活用するコツ】
無料トライアル期間中は、実際の運用に近い形でシステムを十分に活用することが大切です。さまざまな操作を試して、自社の業務にマッチするかを見極めましょう。
2つめのステップは「社内の運用フローを決める」です。
無料トライアルで契約書管理システムの有用性が確認できたら、次は社内の運用フローを決める段階に入ります。
システムを使ってどのように契約書を管理し、誰がどの情報にアクセスできるのかをルール化しましょう。
【運用フロー策定の際に検討すべき事項】
運用フローのルール化は、契約書管理における属人化を防ぎ、ガバナンスの効いた体制を築く礎となります。
参考までに、「OPTiM Contract」を実際にご利用のお客様が、どのように運用しているかご紹介します。
以下は、導入事例のインタビューから、
「実際の業務のなかで、どのようにOPTiM Contractを使われているか教えてください」
という質問の答えを抜粋したものです。
【株式会社エム・イー様】
「契約締結の手続きが完了した後は、担当部門から法務部に契約書が送られます。その後スキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です。繁忙期にはAI解析の結果確認まで手が回らないこともありますが、AIの精度が高いので大きな修正を行うことは無く管理できています」
引用:導入事例 年間400件の問い合わせが半減。AI解析精度が高く、安価に導入できる点が魅力【株式会社EARTHBRAIN様】
「契約締結の手続きが完了した後は、電子契約サービスと連携しているため、自動でOPTiM Contract上に契約書がアップロードされます。紙の場合はスキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です」
引用:導入事例 専任者不在で点在する契約書 Excel台帳での契約管理から解放【株式会社バルニバービ様】
「使い方は非常にシンプルで、契約締結の手続きが完了した後は、法務部門でスキャン処理を行いPDFファイルにしたものをOPTiM Contractにアップロードするだけです。契約書を格納した後は、必要に応じて契約書の検索や内容の確認を行っています。
また、契約書の中には機密度が高いものもあるため、関係者だけが閲覧できるように権限設定ができる点も便利です。権限設定の柔軟さもOPTiM Contractの利点で、機密情報の漏洩や、契約書の修正・削除などの誤操作や、不正ダウンロードなどのリスクを低減できます」
引用:導入事例 1人法務における契約管理属人化からの脱却 問い合わせ対応の作業工数が1/10に3つめのステップは「解析精度を向上させ使い勝手を良くしていく」です。
契約書管理システムを導入し、運用フローを回し始めると、OCRとAIの解析精度を上げていくことが課題として浮上してきます。契約書のレイアウトは千差万別で、自社独特の書式も多いためです。
【OCRとAIの解析精度を高めるためのアクション】
これらの地道な作業の積み重ねにより、OCRの解析精度は月を追うごとに上昇していきます。より正確にデータ化できれば、検索性や活用度も格段に向上します。
「OPTiM Contract」の場合、独自のフォーマットや筆跡の粗い手書きの日付なども含めて精度改善が可能です。
解析精度の悪かった契約書のフォーマット(機密情報を含まないもの)を提供いただければ、フォーマットを分析し解析精度を向上できます。
ご不明な点があれば、Web商談で直接担当者にご質問いただけます。以下のページよりご連絡ください。
本記事では「契約書管理」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。
契約書管理の現状と課題として、以下を解説しました。契約書管理は、ビジネスの基盤となる重要な業務です。
紙の契約書や複数の電子契約サービスの管理には多くの課題がありますが、契約書管理システムの導入でそれらを解決できます。
的確な契約書管理を通じて業務の効率化とコンプライアンスの徹底を図り、ビジネスの生産性を高めていきましょう。
株式会社オプティムが提供する「OPTiM Contract」は、AIが契約書データから管理項目を抽出し自動登録することで
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