2024年5月「OPTiM Contract」 アップデート情報

【機能アップデート】SharePointに登録された契約書を自動的にOPTiM Contractへアップロードする機能を追加いたします

機能アップデートの概要

OPTiM ContractとSharePointの連携を行うことで、連携後にSharePointに登録された契約書をOPTiM Contractに自動でアップロードする機能を追加いたします。

これにより、SharePointで契約書管理を行っていたお客様において、事前にOPTiM Contractと連携した指定のSharePointのフォルダに契約書を登録するだけで、OPTiM Contractにログインすることなくこれまで通りSharePointに書類を登録する運用で契約書管理台帳の作成やその後の期限管理などを行うことが可能になります。

なお、自動アップロードの対象はSharePoint連携後にSharePointへ登録された契約書のみとなり、SharePoint連携前に登録されていた契約書は自動アップロードの対象外となります。
そのため、再度指定のSharePointのフォルダに契約書を登録いただくようお願いいたします。

【機能アップデート】ログイン状態の保持期間を変更することができるようになります

機能アップデートの概要

これまでログイン状態の保持期間は全ユーザー共通で「ログインから7日間経過するまで」という設定で固定しておりましたが、企業内の全ユーザーのログイン保持期間をシステム管理者が任意に変更できる機能を追加いたします。
これにより、意図せずログアウトとなるケースを防ぎ、より安定的にシステムをご利用いただけるようになります。
なお、本アップデート後のログイン保持期間の初期設定は、最終操作から「7日間」が適用された状態となります。

【機能アップデート】複数書類のアップロード時に、同一のカスタムフィールドを入力する機能を追加いたします

機能アップデートの概要

アップロード画面にて、タグの一括付与と同様にアップロード対象の書類すべてのカスタムフィールドに対して一律で同じ内容を入力する機能を追加いたします。
これにより、一括でアップロードする複数の書類に対して「東京支店」や「営業1課」のように全書類に共通するカスタムフィールド情報を一括入力することができます。

【機能アップデート】削除履歴や書類一覧で仕様に関する改善を行いました

機能アップデートの概要

• 削除履歴の検索条件に「登録日」と「削除日」を追加いたします。
• 削除履歴の書類一覧に「管理番号」を追加いたします。なお、本アップデート以前に削除した書類の管理番号の表示には対応しておりませんのでご了承ください。
• 削除理由を詳細まで記載いただけるよう、削除理由の文字数上限を30文字から100文字に変更いたします。
• 検索後にCSV出力を行った際、1,000書類毎にCSV分割を行っておりましたが、出力件数を問わず1ファイルに集約して出力をいたします。
• 書類一覧のキーワード検索の処理速度を高めるため、検索機会が少なく処理速度低下に影響する「タグ」をキーワード検索の検索項目から除外いたします。
• 書類一覧画面で書類の管理番号や入力状態などを表示したヘッダーの視認性を高めるため、ヘッダーの色をグレーに変更いたします。
• 書類一覧画面で管理番号や入力状態など、各情報を表示する列の並び替えアイコンを追加表示いたします。