2024年1月「OPTiM 電子帳簿保存」 アップデート情報②

【機能アップデート】グループ管理権限をもつメンバーは操作制限の影響を受けない仕様に改善いたします

機能アップデートの概要

メンバーの権限が一般であっても、グループ管理権限をもつメンバーに関して、該当グループ内の書類において閲覧のみ可能や削除不可など操作制限の影響を受けず、書類の管理を行うことができるようになります。
これにより、システム全体の管理は行わない一方で、グループの管理は行いたい部門長などにおいてグループ内の書類に関しては操作制限を受けずに書類を管理できるようになります。

上記の影響として、「管理者のみ」の操作制限が適用されていた書類に関して、これまではメンバーの権限が管理者のユーザーのみが閲覧できる状態になっておりましたが、今後はメンバーの権限を問わずグループ管理権限をもつユーザーは「管理者のみ」の書類を閲覧できるようになります。

これにより、従来は閲覧できなかったものの、アップデート以降に閲覧できる書類が増加するメンバーがいらっしゃいますので、該当書類が含まれるお客様に関しては営業担当から個別にご連絡させていただきます。

なお、書類の共有に関しては、共有先のグループの管理権限の有無を問わず、共有を受けた一般メンバーにおいては、共有元が指定した操作制限を適用いたします。

【機能アップデート】メールの添付ファイルの自動取込時において、送信者を登録者に指定する仕様に改善いたします

機能アップデートの概要

メールの添付ファイルを自動取込する際に、取込用のメールアドレスにメールを送信した方のメールアドレスがOPTiM 電子帳簿保存に登録されている場合、該当のメンバーを書類の登録者に指定する仕様に改善いたします。

これまで、メールの添付ファイルを自動取込する際は、取込先のグループごとに一律で指定した担当者が該当書類の登録者に指定されておりました。

今回の改善により、送信元のメールアドレスに応じて正しい登録者が指定されるようになり、誰が該当書類の自動取込を行ったか確認できるようになります。

ただし、送信者のメールアドレスがOPTiM 電子帳簿保存に登録されていない場合、これまで通りメールの添付ファイルの自動取込設定であらかじめ設定した担当者が登録者に設定されます。

【機能アップデート】EDIファイルに企業名が含まれない場合、アップロード時に一律で同じ企業名を設定する機能を追加いたします

機能アップデートの概要

取込対象のEDIファイル内に取引先の企業名が含まれない場合において、アップロード時に企業名を指定することで、該当のEDIファイルの取込結果に指定の企業名を一律で設定する機能を追加いたします。

なお、取込対象のEDIファイル内に取引先の企業名が含まれず、アップロード時の企業名指定も行わない場合は取込結果の企業名が空欄となります。
そのため、アップロード後に企業名の入力を行う場合は、これまで通り個別の入力もしくはCSV取込による一括編集で企業名の入力を行うことができます。

【機能アップデート】システム上のUIに関する改善を行いました

機能アップデートの概要

• SharePointからの自動取込設定において、設定作成後も担当グループ・担当者を変更できる仕様に改善いたします
• 帳票一覧を選択中に、メニューに表示される「共有されたファイル」の文言を「他グループからの共有ファイル」に変更いたします