専任者不在で点在する契約書
Excel台帳での契約管理から解放

建設生産プロセスをデジタル技術で最適化することで施工現場全体の生産性・安全性を向上させるソリューションサービス「スマートコンストラクション®」を展開しているスタートアップ企業の株式会社EARTHBRAIN。同社の契約関連業務の仕組化から実働まで担う開発マネージメントグループ シニアマネジャー 赤沼浩樹様と総務法務チーム社内弁護士 一色奈保様に、OPTiM Contractの導入経緯や活用方法について伺いました。

◇貴社の事業内容について教えてください。

赤沼様 私たちは、建設プロセスにおけるソリューションサービス「スマートコンストラクション®」を展開しているスタートアップ企業です。コマツを含む大手企業 4社の出資を受けて設立され、土木業界を変革すべく、グローバルも視野に入れてCivil Techを推進しています。

開発マネージメントグループ シニアマネジャー 赤沼浩樹様

◇法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

赤沼様 法務機能については、一色に加え、３人の業務委託の弁護士の計４人チームで担っております。
契約締結前の審査から、法務相談、契約管理まで全て一色がマネージしています。
リーガルチェック作業を主な業務として任せたいものの、法務関連の事務を行う専任の担当がいなかったため、主に一色が仕事の合間に時間を見つけて契約管理業務や契約期限リマインドなどの事務作業を行っていました。
契約締結の件数は毎月70件ほどで、よく扱う契約類型は業務委託契約などです。

●スタートアップの環境における、属人的な作業の自動化が課題

◇OPTiM Contractを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

一色様 課題の一つとしては、契約事務業務の仕組み化でした。
弊社は2021年に4社のJVにより事業を開始したスタートアップのため、社内フローやシステムが整っているわけではありませんでした。
特に先述のように契約関連業務の事務担当者もいなかったため、契約書管理が属人化していたことは課題の一つでした。
例えば、紙の契約書に関しては担当者の方が一人いたのですが、情報が属人化していたため、契約書や担当者の情報が一元管理できなくなってしまいました。
また、電子契約に関しても、締結後契約書の一元的な管理が難しく、誰が担当者かもわからない状況も発生していました。

加えて、検収書、確認書など法律的に契約の要素をなさないものと、契約書、発注書、覚書、合意書や協定書など契約書の特性を持つものを分けて管理しておらず、検索性には頭を悩ませていました。ただ、立ち上げ期であったためきちんと整理する時間がなかなか捻出できず、体系的な管理が難しかったのも事実でした。

とは言え、過去契約を監査の証跡として使用する必要がある場面で契約を探す必要が生じて、毎回大変でした。
捺印承認申請にアクセスして起票した人をたどり、稟議書もひっくり返していました。紙契約書かも電子契約書かもわからないときには、各保管フォルダも探し、キャビネットにない場合にはロッカーを開けて確認するのですが、個人ロッカー内に保管されているケースもあり書類の探索に苦労していました。

もちろんExcel台帳でも契約情報の管理をしていましたが、なかなか理想的な使い勝手とは言えませんでした。
契約期間満了が近づいて、期間延長したいから合意書を作成して欲しいといわれても、元の契約がすぐに見つからないこともありますし、個別契約を締結するために、該当する基本契約がどこにあるのかを探すことも難しかったため、ことあるごとに契約書を探していたような感覚でした。

そのため、電子契約と紙の契約書を一元的に管理したいと考えていました。 当時は、既にワークフローは整っており、電子契約も仕組みが出来ていましたが契約管理が課題として残っていましたので管理ツールを検討することに至りました。

そこで、管理用Excel台帳からの脱却～可視化・共有化、契約関連書類の集中データベース化を目的にサービスを導入する方針となり、複数の契約書管理ツールを比較した結果、OPTiM Contractの導入を決定しました。
決め手は使い勝手の良さです。月70件という大量の新規案件を管理部1人で処理しなければならず、また数百件の既存の契約書もすべて移管しようと考えていたので、紙ベース書類のOCR読み取りやAIによる情報登録の高精度も重視していました。また、大きな課題だった期限管理もメールによる自動通知機能で効率化が望めた点も重要な要素でした。結果として、各種電子契約ツールへの連携も可能なOPTiM Contractを選びました。

総務法務グループ 社内弁護士 一色奈保様

◇実際にOPTiM Contractを使うときの流れを簡単に教えてください。

一色様 契約締結の手続きが完了した後は、電子契約サービスと連携しているため、自動でOPTiM Contract上に契約書がアップロードされます。紙の場合はスキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です。

●シンプルなUIと、電子契約サービスの簡単な契約書データ移行が便利

◇特に気に入っている特長があれば教えてください。

一色様 シンプルなUIが良いですね。左側に契約書のPDFを見ながら、右側に詳細情報を閲覧できる仕組みになっているので、簡単に契約を参照できます。
紙の契約書において、Excel管理台帳の項目が正しく記入されているか確認しなければならない場合には、PCの傍らに契約書を置いて１ページずつめくりながら目視で見ていく必要がありました。
電子契約の場合も、PDFを開きながらExcelファイルを開いて確認していたので拡縮などに不便さを感じていました。
OPTiM Contract導入後はクラウド上での一元管理ができるようになったため、閲覧や確認がとても簡単になりました。

また、当社では電子契約システムを乗り換えようとしていたので、以前使っていた電子契約システムに蓄積されている契約書データの取扱いをどうするかという課題もありました。OPTiM Contractでは電子契約システムの乗り換えの際に、乗り換え前の電子契約システムから契約書をとても簡単に取り込みができるため便利でしたね。

●電子・紙を含めた契約管理の仕組みが整えられた

◇OPTiM Contract導入によって感じている効果を教えてください。

一色様 導入したことで電子・紙を含めた契約管理の仕組みが整えられたことが大きな効果の一つだと感じています。
管理の仕組みが整えられる前は、契約書一件を探すにも多くの時間を取られることも少なくはありませんでした。
社内外の監査などで契約内容の確認などが必要になった際に契約書を探すのですが、人づてに情報を集めながら、あの人に聞けばわかるのではないかと、オフィスを練り歩きながら、一人ひとりあたっていくこともありました。

とりわけ、電子契約システム導入の初期段階には、電子契約を回議する各担当者が捺印後の契約書を保持することになる為、その担当者しか情報を握っていないという状況が発生していました。
各担当者も複数の役割を担わなければならず時間的な余裕のないスタートアップの環境では、担当者によって契約書管理フォルダに格納している場合もあれば、格納できていない場合もありました。
そのため、その個人を呼んで格納してもらうなどの作業も発生していました。

OPTiM Contract導入後は、契約が締結されたら電子署名で締結された契約書を自動で連携してくれるので、契約書を探す作業も、個別のフォローアップ作業もなくなりました。
このような管理システムを導入することで、属人的な要素をなくし、より簡易に運用ルール通りに契約が管理されるようになりました。

◇今後どのように活用していきたいですか。

一色様 契約期限通知機能をより活用したいです。実務担当者に直接契約期限通知を送る設定を組むことで、担当者が直接ログインして契約期限を確認し、進行中の案件の状況と契約書に書かれている条項を意識して管理を行える運用を整えていきたいです。
現在は契約書の通知機能は管理部門に届く形式をとっていますが、これを実務担当者レベルで設定し、事業部門自ら管理できる体制作りを目指したいです。アラートが表示された後、きちんと更新などのアクションを行ったかまで管理できるよう、現場の理解を深めたいですね。

●直接部門の担当社員が事務処理を行わなければならない場面に対するソリューションに

◇どのような企業に勧めたいですか？

赤沼様 Excelで契約書の期限管理を管理している企業や、スタートアップ企業を筆頭に管理部門の人数が少ない企業ですね。また、電子契約を多用していて、契約を締結する人が複数いる場合も便利だと感じます。
システムが管理してくれているので、事務処理を専属で行う担当者を配置することなく業務効率化を行えるのがよいと思います。
スタートアップでは人が少ないため、直接部門の担当社員が事務処理を行わなければならない場面も出てきます。ですが、導入してシステムが代わりに行うようにすることで、直接部門の社員が本来の業務に工数を割ける様、事務処理工数を徹底的に省くことができるため、バックオフィス業務の仕組みづくりの一環としての観点では重要な施策の一つでした。
OPTiM Contractを使えば契約書の期限管理や情報登録の手間を省けますし、セキュアなクラウド環境による保管場所の一元化によってスムーズに、安全に仕事ができます。OPTiM Contractを、ぜひ体感して欲しいですね。