複雑なExcel台帳管理から体系的な契約管理へ
電子契約ツールとの連携でさらなる業務効率化

シニア女性の幸せに貢献すべく、大きく情報コンテンツ・物販・コミュニティの３つの事業を中心に展開する株式会社ハルメクホールディングス。契約関連業務を一手に担う宇野様に、OPTiM Contractの導入経緯や活用方法について伺いました。

●契約締結前審査に加え、契約関連業務の取りまとめを一人で行う

◇貴社の事業内容について教えてください。

50代以降の女性がよりよく生きることを応援することを経営理念としており、シニア女性の幸せに貢献すべく、大きく情報コンテンツ・物販・コミュニティの３つの事業を中心に展開しております。雑誌「ハルメク」の出版はその１つであり、その他、通販商品の開発や販売、イベントの開催、旅行やヘルスケアといったサービスを提供しています。
世界に先駆けて長寿化していく日本で、元気に楽しく生きる女性が増えるよう、「本当に価値あるもの」の情報発信を続けています。2018年4月にホールディングス化し、経営機能強化を進めています。

◇法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社グループでは、法務担当は私一人で行っています。契約締結前の審査は私１名で行っていますが、締結後の捺印や契約管理などは総務担当にも協力いただきながら、数名で運営しております。
契約締結の件数は毎月100件以上で、よく扱う契約類型は、販売商品の仕入に関する契約書や、デザイナーやイラストレーター、カメラマンなどといった雑誌「ハルメク」や通販カタログの作成にご協力いただく方々との委託契約、広告出稿の契約などです。

●Excelでの契約管理に限界を感じ、AI OCR解析精度の高いOPTiM Contractを導入

◇OPTiM Contractを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

課題は、締結された契約書の管理が不十分だったことです。
当社グループは、現在６社で構成されており、それらの契約書を当部署で一元管理しています。
これまでは、締結された契約書を電子化し、Excelでの台帳管理を行っていたのですが、リソースが限られるなか、台帳入力は契約書の中から必要項目を読み取って入力しますので、細かくなればなるほど手間がかかって時間も要します。そして、その台帳も有効活用できていませんでしたし、よく確認が必要になる項目も台帳に明記されておらず、そして、Excelですのでデータが壊れる危険性もありました。
加えて、契約期限の管理についてもリスクがあるのではないかと感じていました。
Excel台帳で有効期限や解約通知期限の情報入力はしておりましたが、人手で期限管理をしていたため、システムで自動的に通知がだせるのであればリスクをより低減できると感じていました。
また、当社は東京と大阪に事業所があり、それぞれが別々のフォルダにデータを保管し、台帳も別々で管理され、更にはその台帳に登録している情報も東京と大阪で異なっていたことも問題視していた点です。

そこで、システムでの一元管理をするとともに、AI OCRを用いて台帳作成も自動化されることで、業務の効率化を目的にサービスを導入する方針となり、複数の契約書管理ツールを比較した結果、OPTiM Contractの導入を決定しました。

導入にあたり、AI OCRの解析精度の高さが決め手になりました。月100件という大量の新規案件を数名で処理しなければならず、また大量の既存の保管契約書もすべて移管しようと考えていたので、OCRの読み取りやAIによる情報登録の精度を重視していました。

また、大きな課題だった期限管理もメールによる自動通知機能で効率化が望めた点も重要な要素でした。実際に無料トライアルを利用した結果、AIの精度の高さや通知機能も理想的だったため、OPTiM Contractを選びました。

◇実際にOPTiM Contractを使うときの流れを簡単に教えてください。

契約締結の手続きが完了した後は、担当部門から総務・法務課に契約書が送られます。その後、総務・法務課でスキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。
最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です。AIの精度が高いので大きな修正を行うことは無く管理できています。

●電子契約との連携機能でアップロードが簡単になり利便性が高い

◇特に気に入っている特長があれば教えてください。

「電子契約との連携機能」は特に気に入っています。
当社グループでは電子契約の締結を推奨していますが、OPTiM Contractには電子契約システム上に保存されている締結済みの契約書の内、アップロードしていない契約書だけを抽出し、数回のボタン操作だけですべての契約書をアップロードすることができます。
連携機能がなければ、電子契約ツールから対象契約書ファイルをダウンロードして、再度OPTiM Contractにアップロードしなければならないため、作業工数が大幅に削減されていると感じます。

「AI OCR精度が高く、利用料が安価である」点が気に入っています。
同じ悩みをもつ企業も多いかと思いますが、Excel台帳を人手で作る手間から解放されたのは大きな改善点だと思います。
当時はExcelの台帳作成の際に、手打ち入力をしていただけでなく、ヒューマンエラーによる転記ミスを防止するため取引先名や契約期限などの管理項目をひとつひとつ目視で紙契約書と見比べて確認していました。契約書のどこにこの項目があるのか、探す必要があるため、非常に時間がかかるだけでなく常に誤記や漏れが無いか不安を抱えていました。
OPTiM ContractではAIで台帳を自動的に作成できるだけではなく、PDFの中身を確認しながら入力内容の確認や修正、また、さらには項目のカスタマイズなども行って、作業をスムーズに行えるので、従来のExcelとPDFを別のタブで開いて逐一確認する運用よりも効率的に台帳作成ができています。
Excel台帳での運用の際は、「業務委託契約」や「変更覚書」など各契約書のタイトルは簡単にわかるのですが、何の業務委託か、何に関する変更の覚書かなどはわからず、中身を確認するために実際にPDFファイルにアクセスしなければわかりませんでした。
OPTiM Contract導入後は、これらを同時に確認できるため役立っています。

●契約書を読むことに慣れていないメンバーの作業負担が減った

◇OPTiM Contract導入によって感じている効果を教えてください。

先ほども言及しましたが、台帳作成に関わる作業が激減しました。
導入前は紙の契約書をPCの傍らに置いて見比べながら、契約書の名称、相手方、有効期限などの項目を確認し、一つずつExcel台帳に入力していました。
なにぶん、契約書を読むことにそんなに慣れていないメンバーが契約書全体を見渡して作業を行いますので、物凄く大変な作業だったと想像に難くありません。

それが、OPTiM Contractの導入後はこれらの作業を１契約につき数分ほどで完了できるようになりましたので、大きな改善だと思います。

また、締結済みの契約書の検索も楽になりました。契約書名が思い出せないときには相手方の取引先名や契約当事者名で検索するのですが、通常だと似たようなタイトルの契約書が多々表示され、１つ１つデータを開いて探す必要がありましたが、契約書のPDFと台帳がセットで管理されていますので、わざわざPDFを開くことなく探すことも可能です。

また、複数条件での検索で簡単に目当ての契約書にたどり着くことができ助かっています。

さらにシステム管理されていますので、テレワーク時に確認したい際にも契約内容が確認できるようになりました。

●体系的な管理体制を構築することで、業務効率化を進めたい

◇今後どのように活用していきたいですか。

契約書種別ごとにタグ付け・フォルダ分けをする、取引先企業と締結済みの業務委託契約などの変更覚書などを紐づけ管理するなど、さらに体系的な管理をしたいと思っています。
今は契約書種別や、内容別では整理をしていませんので、この契約書で締結されている企業の整理を瞬時にできるようにしたいと思っています。
委託契約の期限延長や適用範囲の変更の際に締結する変更覚書を、締結済みの基本契約と紐づけて、両方の契約を直ぐに参照できるよう今後、活用していければと思います。
また、契約書の更新アラートをこちらから発信していますが、その後、きちんと更新などのアクションを行っているかまで、管理できるようにしたいと思っています。

●Excel台帳での契約管理をしている企業におすすめ

◇どのような企業に勧めたいですか？

Excelで契約書の期限管理を管理している企業や、契約書の取り交わし数が毎月200-300件ほど件数と多く、管理や保管に手間が掛かる企業におすすめしたいです。OPTiM Contractを使えば契約書の期限管理や情報登録の手間を省けますし、クラウドによる保管場所の一元化によってスムーズに仕事ができるからです。AIのレベルが高いOPTiM Contractを、ぜひ体感して欲しいです。