１人法務における契約管理属人化からの脱却
問い合わせ対応の作業工数が1/10に

全国各地のレストラン・カフェやスイーツショップなど飲食店経営を行うだけでなく、食による地方創生を軸として総合的なエリア開発を行う株式会社バルニバービ。法務機能を一手に担う岡井様に、OPTiM Contractの導入経緯や活用方法について伺いました。

●全国展開する飲食事業の契約業務を１人で担当

◇貴社の事業内容について教えてください。

1995年の1号店開業以来26年に渡って飲食店事業を行っており、東京・大阪をはじめ全国に96店舗（2023年7月末時点）のレストラン・カフェやスイーツショップを展開しています。近年は淡路島をはじめ、食による地方創生を軸として総合的なエリア開発を行う「エステートビルドアップ事業」にも取り組んでおります。

●契約書管理の属人化からの脱却 問い合わせ対応の作業工数が激減

◇法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

基本的に法務機能を私一人で担っており、１名で契約締結前の審査から押印、そして締結後の契約管理まですべてを行っています。
契約締結の件数は毎月70-80件ほどで、よく扱う契約類型は、店舗経営のための賃貸借契約や業務委託契約、食材などの仕入れに関する売買基本契約、ウェディング・パーティ関連の業務提携契約などです。また、エステートビルドアップ事業に伴い、扱う契約の類型が格段に増加しました。

◇OPTiM Contractを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

課題の一つとしては、契約書管理が属人化していたことでした。
私が一人で全ての契約書を管理していたものの、グループ会社は12、経営店舗数は80以上あったため、各現場の担当者が契約書を閲覧したい場合には、私に問い合わせをしなければ閲覧できない状態でした。

当時の運用としては、紙の契約書をPDFにスキャンし、Excel台帳で別途情報を整理していました。問い合わせがあるとExcelを開き該当契約書の情報を確認し、PDFの格納先フォルダを確認します。PDFファイルをそのまま送ることもありましたが、必要があれば管理台帳には記載がない情報も含めて原本を見ながら情報を抜き出してメール送付したりしていました。これらは問い合わせの度に発生する作業のため少し負担を感じていましたが、
OPTiM Contractを導入すると、この作業からは解放されるようになりました。問い合わせ対応の時間は一件あたり10分ほどかかっていましたが、１分ほどで完了できるように改善されたため、利用してよかったと感じています。

もう一つの課題としては、Excel台帳の作成に工数がかかっていたことです。
各契約書について、紙の契約書原本と見比べながらExcel台帳に管理項目を打ち込む作業が定期的に発生していました。飲食店経営という事業の特性上、店舗の賃貸借契約等の期限管理には、特に注意が必要で、期限管理に誤りが発生しないように、いつも神経をすり減らして作成していました。
自動更新の有無や期日管理をはじめとする各管理項目など、原本で該当箇所を探しながら、管理項目を一つひとつ打ち込む必要があったため、賃貸借契約など内容が長いものだと、一契約書あたり10分程度時間がかかっていました。

そこで、AI OCRを用いたExcel台帳作成の効率化を目的にサービスを導入する方針となり、複数の契約書管理ツールを比較した結果、OPTiM Contractの導入を決定しました。
月70-80件の新規案件を法務部門1人で処理しなければならなかったため、OCRの読み取りやAIによる情報登録の精度を重視していました。実際に無料トライアルを利用した結果、AIの精度の高さや通知機能も理想的だったため、OPTiM Contractを選びました。
実際に導入をしてみてある程度時間が経ちましたが、AI OCRの精度の高さには満足しています。手打ちで10分かかっていたところをOPTiM Contractが自動入力してくれるので、打ち込み作業から解放されたことは大きな変化の一つだと思います。

●使い方がシンプルでわかりやすい 権限も柔軟に設定可能でリスク低減につながる

◇実際にOPTiM Contractを使うときの流れを簡単に教えてください。

使い方は非常にシンプルで、契約締結の手続きが完了した後は、法務部門でスキャン処理を行いPDFファイルにしたものをOPTiM Contractにアップロードするだけです。契約書を格納した後は、必要に応じて契約書の検索や内容の確認を行っています。

また、契約書の中には機密度が高いものもあるため、関係者だけが閲覧できるように権限設定ができる点も便利です。権限設定の柔軟さもOPTiM Contractの利点で、機密情報の漏洩や、契約書の修正・削除などの誤操作や、不正ダウンロードなどのリスクを低減できます。

●あいまいな情報でも契約書に辿りつける「条文検索機能」が便利

◇特に気に入っている特長があれば教えてください。

特に気に入っているのは、「条文検索機能」です。契約の条文内の単語で検索をかけることができる機能です。まず、管理台帳では検索できる情報がなく、あいまいな情報しか無い場合でも契約書を探しやすくなるのが良かった点の一つです。通常は契約当事者名で検索することが多いのですが、担当者に聞いても契約当事者がわからない場合に、「パーティ規約」、「産業廃棄物」、「広告制作」など関連するワードで検索すると探し当てることができるようになりました。ちょっとしたキーワードでも契約書に辿りつけるので、大変助かっています。

また、契約書の作成の際にも重宝しています。自分で一から契約書を作成することも多いのですが、条文の表現に迷ったときに、既存の契約の近しい事象に関する条文を見つける際には、この条文検索機能で参考にできる箇所を探しています。
加えて、OPTiM ContractではAIで台帳を自動的に作成できるだけではなく、PDFの中身を確認しながら入力内容の確認や修正をスムーズに行えるので、従来のエクセルとPDFを別のタブで開いて逐一確認する運用よりも効率的に台帳作成ができています。

また、費用対効果の面でも満足しています。導入費用が一切かからず、従量課金ではないため利用年数の経過によって費用がかさまない点は嬉しいポイントでした。

●CSV出力機能で、作業時間が1/10に

◇OPTiM Contract導入によって感じている効果を教えてください。

台帳作成と契約情報の共有に関わる作業が減りました。
導入前は紙の契約書をPCの傍らに置いて見比べながら、契約書の名称、相手方、有効期限や取引金額などの項目を確認し、一つずつExcel台帳に入力していました。
少なくとも契約書全体に目を通す必要があったため１契約に対して5分程度は要していましたが、OPTiM Contractの導入後はこれらの作業を1分ほどで完了できるようになりました。
1契約あたりだと4分ほどの短縮ですが、これを月80件積み上げると、約5時間分の工数削減になるので効果は大きいです。

また、CSV出力機能による台帳共有のしやすさも利点の一つです。
監査の関係で、毎月の新規契約リストをExcel台帳から抽出して作成する作業を行っています。Excel台帳での管理ではデータがどんどん重くなってきますので、抽出にあたってファイルが壊れてしまったり、うまくピックアップできていなかったりしていました。
OPTiM ContractのCSV出力機能では、対象の期間や契約当事者などでソートをかけた上で、とても簡単に出力することができます。
私の場合は、契約開始日が該当月に当てはまるものでソートをかけた上でCSV出力しています。20分程度かかっていた作業が2分程度まで短縮できるという効果がありました。

●通知機能で契約期限管理の工数が減ったため、続けて活用したい

◇今後どのように活用していきたいですか。

利用範囲を広げて、各担当者が自身で契約書を検索・閲覧することで、契約書周りの問い合わせをより減らしていきたいと考えています。
現在は大阪本部の管理部門と法務部門で主に使用していますが、東京本部にも浸透させていく予定です。

また、契約期限の管理がOPTiM Contractを導入してかなり楽になったので、続けて活用していきたいと感じています。
先ほど申しましたように、賃貸借契約書の期日管理は、飲食店舗を展開していくに当たり、とても重要です。また、取引先によっては、契約が自動更新ではなく、毎年新たな契約を締結する必要があることから、契約期限の管理が必要となります。

導入前はExcelの台帳を用いて、毎月契約期限が近い契約書を目視で確認していたので、時間がかかるだけでなく常に漏れが無いか不安を抱えていました。また、更新の有無の確認を営業担当にメールで確認し、返答が無ければリマインドも行っていましたので作業負担が大きかったです。OPTiM Contractでは、更新対応が完了するまで私たちの代わりにメールで担当者を追いかけてくれるので、業務的にかなり楽になったと感じています。

●Excelで契約書を管理している企業におすすめ トライアルで実感してほしい

◇どのような企業に勧めたいですか？

飲食店業界かつ東京・大阪を含めて全国に飲食店を展開している企業だけでなく、Excelで契約書の期限を管理している企業には、是非ともおすすめしたいです。OPTiM Contractを使えば、契約書の期限管理や情報登録の手間を省けますし、クラウドによる保管場所の一元化によってスムーズに仕事ができるからです。トライアル利用を通して、OPTiM Contractの効果を実感して欲しいです。