検索機能で年間約250時間の工数削減
シンプルなUIで現場浸透も簡単に

広島県内に「ラーメン我馬」「RAMEN-STAND GABA」「中華そば我馬」を11店舗展開し、食材・商品の開発・製造および販売も行う株式会社アースフード。契約関連業務を担う藤田様に、OPTiM Contractの導入経緯や活用方法について伺いました。

●飲食事業の契約業務を３人で担当

◇貴社の事業内容について教えてください。

2000年に創業し、広島を中心にラーメン事業・飲食事業を行っております。
「ラーメン我馬」「RAMEN-STAND GABA」「中華そば我馬」の経営（広島県内に11店舗）を主な事業としておりますが、食材・商品の開発・製造および販売も実施しています。

◇法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

経理部２名と管理部の私を合わせ、３人で契約書の締結から更新期限管理を一貫して担当しています。 契約締結の件数は毎月10件ほどで、よく扱う契約類型は、店舗経営のための賃貸借契約や、厨房機器の保守契約などです。

●契約書の紙管理から生じる検索の不便さが課題 UIのシンプルさと価格の安さが決め手

◇OPTiM Contractを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

紙契約書では、契約書を探す際に時間と工数がかかっていたことが課題でした。 導入前は契約書を紙のままで管理をしており、「店舗ごとに時系列順に契約を探しやすく」「製品ごとに契約を探しやすく」したいというニーズがあったため、店舗ごと・製品ごとにフォルダを分けて管理したいと考えていました。

ただ、実際には、ある製品の契約が複数店舗にまたがっている場合にフォルダ分類に困るなど、簡単に閲覧できるような管理ルールを設けることは難しかったです。

二つ目の課題としては、特定の型番や単語で探したくとも紙管理だと難しいという点がありました。導入前は、膨大な量の契約書を一ページずつ参照するわけにもいかず、契約書のタイトルからなんとか探していました。

そこで、契約検索の簡便化を目的にサービスを導入する方針となり、複数の契約書管理ツールを比較した結果、OPTiM Contractの導入を決定しました。
決め手はUIのシンプルさ、検索性の高さ、価格の安さです。
導入前は、契約書の参照依頼を受ける際には、契約書の数が多く、保管場所や全てを把握できているわけではないため、直ぐに見つけられずに困っていました。
そのため、各営業担当や役員が自分の探したい契約書に簡単にアクセスできることを主な要件の一つとし、とにかくシンプルに、誰でも検索しやすく見やすいものを探していました。
実際に無料トライアルを利用した結果、AIの精度の高さや検索機能の高さも理想的だったため、OPTiM Contractを選びました。

●締結した契約書をアップロードするだけ 製品購入時期の確認にも役立つ

◇実際にOPTiM Contractを使うときの流れを簡単に教えてください。

契約締結の手続きが完了した後は、担当部門から管理部に契約書が送られます。その後管理部でスキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です。
また、購入時期を簡単に確認できるように注文書もアップロードするようにしています。コンロや製氷機などの厨房機器の買い替えを検討する際に、いつ購入した製品なのかを検索できるようにすることで、経年劣化によるものなのか、初期不良なのかなどをわかるようにしています。

●タグ機能がとにかく使いやすい フォルダでは難しい複雑な検索が可能に

◇特に気に入っている機能があれば教えてください。

やはり「タグ機能」が一番気に入っています。やりたかったことができるようになった、とても便利な機能だと感じています。

OPTiM Contractのタグ機能では、該当する契約書に任意のタグを付けることができます。これを用いて検索することで、目当ての契約に簡単にアクセスできています。
例えば、弊社では製品分類（冷蔵庫など約10件）・店舗名（各11店舗名と、全店舗の１２件）のタグを付けられるように設定しています。
これらのタグを契約書につけることで、複数条件で簡単に検索できるようになりました。
例えば、店舗A、B、Cの３店舗を対象にした冷蔵庫に関する契約の場合は、タグを「A」「B」「C」「冷蔵庫」と設定しています。属性での検索を紙契約書では行うことができなかったので、本機能はとてもよく使用しています。

導入前は紙契約書について一枚一枚中身を確認しながら探していたので、時間がかかるだけでなく常に予期しない問い合わせが来ることに少し負担を抱えていました。OPTiM Contractではこれらの対応をすべて自動で行ってくれるので、業務的にかなり楽になったと感じています。

●検索機能で年間約250時間の工数削減

◇OPTiM Contract導入によって感じている効果を教えてください。

更新時期にお知らせが届くのも助かっています。契約期限管理機能によって、意図しない契約継続がなくなったことが目に見える効果です。
基本的には業者の方から、契約更新や終了の連絡をいただいて対応することが多いのですが、連絡のタイミングはまちまちで、半年前に連絡が来ることもあれば、更新の３か月前に連絡をいただくこともありました。
ただ、業者の方がお忘れになっていて更新連絡が契約期限直前になった場合、代替製品を見つける時間的な余裕がなく契約更新せざるを得ないことも起こり得ます。
OPTiM Contractの通知機能では、解約通知期限の３か月前など任意のタイミングでリマインドをしてくれます。
そのため、契約書の数が多く全てをカバーすることが難しくても、対応が必要な契約書だけに気を配ることができるのがよいですね。

もう一つは、やはり契約書を探す時間と、問い合わせ対応工数の大幅な削減です。
導入以前は契約書をフォルダで管理をしていましたが、オフィスにあるものや倉庫にあるものなど管理場所が契約書によって異なっていたので、ものによっては契約書を探すにあたって30-40分時間がかかり、それを印刷し送付する必要もあったため、全部で１時間程度かかっていました。
OPTiM Contractの導入後はタグ機能を用いて検索することで、作業時間は1分ほどで完了しています。
少なく見積もって月20件の問い合わせだとしても、月約20時間分の工数削減になるので効果は大きいです。年間だと約250時間程度ですね。
導入前は本社にいないと閲覧ができなかった契約書が、どこでも閲覧できるようになったため、非常に便利になったと感じています。
いまでは各担当が自ら契約書を探してくれる文化が浸透しています。

●紙契約書原本も管理がスムーズに シンプルなUIを使ってみては

◇今後どのように活用していきたいですか。

OPTiM Contractを導入して、紙契約書原本の管理自体も便利になったので、さらに使っていきたいです。
検索が簡便化したことによって、紙原本に紐づいている管理場所情報にもすぐにアクセスできるようになりました。これは紙契約書のみでの管理ではどの場所にあるかを一元管理することは難しかったため、助かっています。

契約書管理において月額費用を抑えたい企業や、紙契約書を管理している飲食経営をされている企業におすすめです。
OPTiM Contractはコストパフォーマンスも高いですし、使い勝手もよいため、紙での管理をされている企業の総務の方には、導入したらとても助けになると思います。
特に一つのページで、PDFデータと詳細情報を閲覧できる点は使いやすいですね。
まずは、OPTiM Contractを体感してみて欲しいです。