年間400件の問い合わせが半減。
AI解析精度が高く、安価に導入できる点が魅力

最先端の循環器関連製品を中心に、心臓血管外科製品、内視鏡製品等を取り扱う専門商社である株式会社エム・イー。契約関連業務を一手に担う法務チームの責任者である水野様に、OPTiM Contractの導入経緯や活用方法について伺いました。

各都道府県にまたがる各拠点の契約、年間500件を管理

◇貴社の事業内容について教えてください。

1992年創業今期32年目の長野に本社を置く企業です。医療機器販売を事業基盤としており、特に「循環器科」「心臓血管外科」「消化器科」に特化しています。長野を中心に６都道府県で多くの医療機関とお取引させていただいています。

◇法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

法務部では契約書のレビュー、作成、締結から更新期限管理までを２名で担当しています。

契約締結の件数は毎月40件ほどで、契約類型は売買契約、レンタル契約、保守契約などを扱うことが多いです。

６都道府県に構えている各拠点の契約を本社に集約し、管理をしています。

契約書の期限管理や担当者へのリマインド業務の煩雑さが課題

◇OPTiM Contractを導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

導入以前は紙の契約書をスキャン保存せずそのまま保管しており、契約書原本と見比べながらExcel台帳に管理項目を打ち込むという運用をおこなっていました。

Excel台帳を作成するのは当然手間でしたが、特に苦労していたのは期限管理です。導入前は、毎月初に期限が近い契約の営業担当者へ契約更新か終了かの確認メールを配信していましたが、返信が無く、何度もリマインドメールをすることがありました。

また、契約書原本を本社で管理していますので、各営業担当者が締結済みの契約書をすぐに確認できないという課題もありました。

そこで、契約期限の管理や各拠点の契約書管理の一元化を目的にサービスを導入する方針となり、複数の契約書管理ツールを比較した結果、OPTiM Contractの導入を決定しました。

AIの精度の高さも着眼点の一つです。月約40件という新規・更新案件を法務部で処理しなければならず、また5000件ほどの既存契約書をシステムにアップロードしようと考えていたので、OCRの読み取りやAIによる情報登録の精度を重視していました。また、大きな課題だった期限管理もメールによる自動通知機能で効率化が望めた点も重要な要素でした。実際に無料トライアルを利用した結果、AIの精度の高さや通知機能も理想的だったため、OPTiM Contractを選びました。

ＡＩ解析精度の高さによって、台帳作成の効率化を実現

◇実際の業務の中で、どのようにOPTiM Contractを使われているか教えてください。

契約締結の手続きが完了した後は、担当部門から法務部に契約書が送られます。その後スキャン処理を行いPDFファイル化したものをOPTiM Contractにアップロードします。最終工程として、契約書の情報がAIで正しく登録されているかを確認して終了です。繁忙期にはAI解析の結果確認まで手が回らないこともありますが、AIの精度が高いので大きな修正を行うことは無く管理できています。

契約期限に応じて、更新対応が完了するまで追いかけてくれる通知機能が魅力

◇特に便利だと感じる機能があれば教えてください。

やはり「契約期限の通知機能」が便利だと感じます。

病院のお客様が多いのですが、公立病院のお客様など契約期限が自動更新ではなく、同じ内容の契約書を毎年新規に締結する必要がありますので、契約期限の管理が必要となります。

導入前はExcelの台帳を用いて、毎月契約期限が近い契約書を目視で確認していたので、時間がかかるだけでなく常に漏れが無いか不安を抱えていました。また、更新の有無の確認を営業担当にメールで確認し、返答が無ければリマインドも行っていましたので作業負担が大きかったです。OPTiM Contractでは、更新対応が完了するまで私たちの代わりにメールで担当者を追いかけてくれるので、業務的にかなり楽になったと感じています。

また、同じ悩みをもつ企業も多いかと思いますが、Excel台帳を人手で作る手間から解放されたのは大きな改善点だと思います。OPTiM ContractではAIで台帳を自動的に作成できるだけではなく、PDFの中身を確認しながら入力内容の確認や修正をスムーズに行えます。現在では、従来のExcel管理していた台帳は廃止し、OPTiM Contractのみで運用しています。

年間400件発生していた問い合わせが半分に

◇OPTiM Contract導入によって感じている効果を教えてください。

先ほども触れましたが、契約書更新に関する担当者へのメール作業がなくなりました。

導入前は契約書の名称、相手方、有効期限などの項目を確認し、担当者にリマインドメールも送付していたため、１契約に対して月にあたり10分ほどかかっていました。OPTiM Contractの導入後はこれらの作業はなくなり、進捗を確認するのみですので1分ほどで完了しています。

1契約あたりだと9分ほどの短縮ですが、これを月40件積み上げると、約6時間分の工数削減になるので効果は大きいです。

締結済みの契約書の検索も楽になりました。契約相手、営業担当者、契約内容など複数条件で検索ができますので、簡単に目当ての契約書にたどり着くことができ助かっています。

今では、各担当者が直接OPTiM Contractで契約書を確認できますので、年間400件ほど発生していた法務部への問い合わせは半分ほどに減りました。

各担当がツールを活用することで更なる効率化が期待できる

◇今後どのように活用していきたいですか。

ツールを使い慣れている人を増やすことで、問い合わせの件数をより一層減らしたいと考えています。

導入前は、担当者が契約書を確認したい場合は、本社で管理している契約書原本をPDFにしてメールで送付していました。導入してからは、担当者が自分でOPTiM ContractにログインしてPDFデータを確認でき、過去に400件近くあった問い合わせが半分近くになったので、非常に満足しています。

今のところ5000件程度の契約書を取り込み、関係者が使用する上での土台は確立しているので、一層問い合わせを削減するため継続して活用していきたいです。

決め手はコストパフォーマンス。高いAI精度だが安価に導入できる

◇どのような企業に勧めたいですか？

Excelで契約書の期限などを管理している企業や、契約書が複数の部門や拠点に点在している企業におすすめしたいです。

OPTiM Contractを使えば契約書の期限管理や情報登録の手間を省けますし、クラウドによる保管場所の一元化によってスムーズに仕事ができるからです。

また、電子契約が増加している中、仕入先であるメーカーなどから電子契約の方法が様々ありますので、電子契約のデータを別で管理する必要がある企業には相性が良いかもしれません。AI解析精度が高いものの、安価に導入できるOPTiM Contractをぜひ利用してみてほしいです。