長期にわたる保管を義務付けられている契約書。最近はペーパーレスや脱ハンコの流れも加速し、電子契約に切り替える企業も増えている。厳正な管理が求められる契約書だが、紙とデータで保管方法を分類しなければいけなかったり、原本が行方不明になったりと、保管の手間やリスクを課題に感じている企業も少なくないだろう。
属人的な契約書の管理から解放し、契約書管理の効率化を実現するために開発されたのが「OPTiM Contract」。AIが契約書に書かれている内容を解析し、情報を自動で抽出・登録できるシステムだ。企画や営業を担当するスタッフに、OPTiM Contractの特長や開発の背景について聞いた。
1.AIの言語自動抽出機能でExcelへの手入力とおさらば
OPTiM Contractの最大の特長は、契約書管理に特化していることだ。業務改善のポイントは大きく3つ「AIの自動データ抽出で入力作業を削減」「柔軟な検索機能ですぐに契約書が見つかる」「契約更新を通知し経済損失を削減」。具体的にどのような特長があるのか、企画を担当した安西さんは、次のように説明する。
「OPTiM Contractは、すでに締結されている契約書を簡単に保管するために開発したサービスです。電子契約のデータと紙の契約書、どちらもデータ化して、システム上で一元管理できます。これを可能にしたのは、OPTiMが独自開発した自然言語処理AIです。これまでOPTiMは画像認識AIや音声認識AIを開発してきましたが、今回はじめて自然言語処理AIを開発し、OPTiM Contractに搭載しました。これにより契約書の文脈などを解析し、言語を抽出することで、管理に必要な項目を抜き取って、システムに反映できるようになりました」（安西さん）
かねてよりOPTiM は、画像をはじめ音声を文字変換するAIの開発に取り組んでいたことから、これまでの知見を活かし自然言語処理の開発を進められたという。
AIで自動抽出される情報は、契約書のタイトル、契約先の企業名、契約締結日、契約終了日、自動更新の有無など。PDFなどのデジタル文書はそのままシステムにアップロード、紙はスキャンしてアップロードすればOCR処理で項目を自動抽出してくれる。
「契約書管理は機密情報ですので属人的な保管が大変なのはもちろんのこと、契約の更新漏れなどのミスも起きがちです。多くの企業では、総務や法務の担当者の方がExcelやスプレッドシートなどに手入力で各項目を打ち込み、日々更新漏れがないか確認しています。こうした管理から人を解放したいという思いで開発に着手しました」（安西さん）
とはいえ契約書は機密情報に変わりない。情報漏えいのリスクを抑えるため、システム基盤には医療や建設などの高いセキュリティレベルを求められる環境で利用されてきたAI・IoTプラットフォームサービス「OPTiM Cloud IoT OS」を活用。管理の安心安全には万全を期しているというわけだ。
2.中小企業のガバナンス強化のためにも活用してもらいたい
OPTiM Contractの開発は、「契約書AI解析・管理システム」という技術の特許を取得したところからスタートしている。ちなみに、この特許は令和3年度九州地方発明表彰において「文部科学大臣賞」を受賞。入力の省力化や管理工数を削減できる技術が高く評価されたという。
OPTiM ContractはダッシュボードのUIにもこだわって開発されている。たとえば、アップロードした契約書の全文からキーワード検索ができるので、「どこにあるか分からなくなった」という事態を防げる。また、契約更新や終了間近の契約書は、アプリやメールで自動通知されるため、リマインドの負担からも解放される。さらに、部署ごとに閲覧権限を設定できるので情報漏洩対策もぬかりない。
OPTiM Contractで一元管理することで、契約書の管理者のストレスを極限まで減らせることは、容易に想像がつく。また、ひとつのシステムで契約書を一括管理することで、リモートワークなどにも対応しやすくなる。あらゆる観点から考慮して、業務効率化に寄与するサービスだと言って差し支えないだろう。
安西さんによると、利用を想定している企業は100名から300名規模の中小企業。これから上場を予定している企業などがターゲットだという。
「大企業は契約書管理の仕組みが整っていたり、グループ企業は親会社で決めている仕組みを利用しなければいけなかったりします。その点、まだ仕組みが整っていない企業の場合、ガバナンスを構築するためにも、契約書管理の徹底は避けては通れませんので、OPTiM Contract活用の意義は大きいと思います」（安西さん）
管理の前段にある電子契約までカバーしなかったのは、すでに多種多様なサービスが市場に存在するから。2021年11月には、OPTiM Contractはクラウド型電子契約サービス「クラウドサイン」と「電子印鑑GMOサイン」との連携をスタート。締結した電子契約の情報をシームレスに連携させ、OPTiM Contractでの一元管理が可能となった。
3.年間の費用135万円、作業時間を約725時間削減。OPTiM Contractで業務の合理化を後押ししたい
実際にOPTiM Contractを導入した企業の反響はどうなのだろう。営業を担当する福塚さんは次のような事例を紹介する。
「導入に積極的な企業は、やはり上場を控えているケースが多いです。特に歴史がある企業ですと紙の契約書をキャビネットなどに保管していて、探すときも手作業です。ただ、上場を見据える上で、紙のままだと監査業務が煩雑になってしまいます。そうした実情を受けて、OPTiM Contractを検討されるケースが多いです」（福塚さん）
これまで契約書を紙で管理していた企業の場合、OPTiM Contractへの管理に移行するにあたって、最初にどうしてもスキャン業務が必要になる。OPTiMではそうした状況に対応するべく、販売パートナー経由で業務代行サービスを提案しているという。
導入初期はやや手間取りそうなものの、フローさえ整えることができれば、業務改善につながることは火を見るより明らかだ。ところが、契約書ならではの特性ゆえに、企業によっては躊躇することも。
「契約書管理業務は会社全体に及ぶ業務です。営業だけではなく、総務、法務、企画など他部門を横断して管理されているケースがほとんどです。すでに企業ならではの管理の文化が浸透しているため、新しいシステムの導入に不安を感じられて、ためらわれることも多いです」（福塚さん）
契約書周りの業務をサービスで効率化しようという文化が根づいていないことが、OPTiM Contract導入のボトルネックになっているようだ。しかし、安西さんは定量的に導入のメリットは明らかだという。
「OPTiM Contractは比較的安価に導入できるサービスですので、導入により人件費に換算して年間135万円、業務時間を725時間削減できると、当社にて計算した結果が出ています。属人的な管理からシステムへの管理に移行することのメリットをご理解いただけると思います。ただ、これまでの管理方法を脱却して、どのような業務設計に移行すればいいのか悩まれる企業は少なくありません。新しいサービスですので、それは当然のことです。当社のカスタマーサクセスのメンバーが業務設計にもコミットし、手厚くサポートしています」（安西さん）
あらゆる業務のDXが加速する昨今、より一層ペーパーレス化を進めやすくするための規制緩和が盛り込まれた2021年1月の「改正電子帳簿保存法」の施行を皮切りに、契約書管理の文化にも変化の兆しが顕在化している。
いずれにせよ契約書の管理は、企業の信頼に関わる重い業務だ。しかし管理業務の中身だけをみれば単純な作業だ。だからこそOPTiM Contractというテクノロジーサービスに管理を委ね、貴重な人的リソースは企業の成長に資する業務に充てる、そうした合理的な経営判断がいまの日本企業に求められているのかもしれない。
