フォルダ階層化＆リネームによる業務負担から解放　
電帳法対応を通して、業務の属人化と複雑化の克服に成功

企業のお悩みを解決するために、会社統合により設立された株式会社BPORTUS。
社内の経理業務を担う満永様と佐藤様にOPTiM 電子帳簿保存の導入経緯や活用方法について伺いました。

◇貴社の事業内容について教えてください。

満永様 2023年7月にSMBCグループとNECグループの共同出資会社を統合して設立されました。弊社はデジタルBPOコーディネーターとして、企業の業務効率化を支援するため、金融とテクノロジーのノウハウを活かし、さまざまなアウトソーシングサービスを提供しています。

特に、企業が抱える事務作業やバックオフィス業務の効率化、デジタル化に力を入れており、請求・決済業務における専門知識と豊富なデジタルソリューションを組み合わせ、最適なビジネスプロセスのアウトソーシングを実現。ノンコア業務の効率化と外注化を通じて、企業が本来の成長に集中できる環境をサポートしています。

◇管理部門の組織体制や業務内容について教えてください。

満永様 電子帳簿保存法の施行前は、2社統合直後という状況もあり、紙媒体や電子データを含む帳票類の管理が十分に体系化されていませんでした。
請求書や注文書は経費精算の際に管理部門に集まりますが、見積書などは個人で管理されるケースが多く、一部の書類は適切に保管されないこともありました。
施行後も一定期間、法令で求められる検索要件を満たすため、ファイルサーバー上で書類や取引先ごとに細かくフォルダを階層化し、取引日や取引金額を含む形でファイル名を変更しながら保存・管理を行っていましたが、この運用は非常に複雑で、社内ルールの策定や運用に多くの負担がかかる状態でした。

満永様

◇OPTiM 電子帳簿保存を導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

佐藤様 従来の運用方法は、厳密な社内ルールに基づいたものでしたが、それゆえに業務負担が大きい状態でした。特に電子ファイルの管理では、「書類の種類」「発行・受領」「取引先」という3階層でフォルダを分類しており、適切な保管先を特定するだけでも多くの時間を要していました。

さらに、保管時には取引年月日や金額を確認してから、ファイル名を手作業でリネームする必要があり、1件の書類を保管するのに5分以上かかることも珍しくありませんでした。

また、検索作業にも課題があり、ファイル名の半角や全角の揺れが原因で、関連書類を迅速に見つけられないケースが後を絶ちませんでした。加えて、電子帳簿保存法施行前は多くの書類が紙媒体で管理されており、必要な書類を探し出す際にはバインダーを確認する手間が発生していました。

これらの運用は、時間的・人的コストを増大させるだけでなく、確認漏れや誤保存などのリスクを高める要因にもなっていました。業務の属人化や複雑化を解消しつつ、法令対応を確実に進めるため、「OPTiM 電子帳簿保存」のようなクラウドサービスを導入することを決断しました。

複雑な運用と手作業の負担がサービス導入の後押しに

◇実際にOPTiM 電子帳簿保存を使うときの流れを簡単に教えてください。

満永様 OPTiM 電子帳簿保存を導入してからは、受領・発行を問わず、取引先とメールやクラウドサービスで授受した証憑書類をすべてシステムにアップロードする運用に切り替えました。従来のように多階層のフォルダ構造を探す必要がなく、書類をそのままアップロードするだけで済むため、保管作業の手間が大幅に軽減されています。

また、複数ファイルの同時アップロードが可能で、AIが並行して解析を行うため処理速度が非常に速く、スムーズに運用できています。書類登録後にはAIによる解析結果を基に、人間の目でダブルチェックを実施していますが、AIの精度が非常に高いため確認作業は短時間で完了し、修正が必要なケースもごくわずかです。

こうした運用のシンプルさと効率化により、従来抱えていた業務負担や時間的コストが大幅に改善されました。

◇特に気に入っている特長があれば教えてください。

佐藤様 OPTiM 電子帳簿保存で特に気に入っているのは、操作の簡便さと直感的な使いやすさです。画面がわかりやすく、必要な作業を迷わず進められるため、業務の負担が大きく軽減されました。社内での勉強会は1回行っただけで、その後は使い方に関する問い合わせがほとんどありませんでした。加えて、シングルサインオン機能のおかげでログインがスムーズになり、業務の効率がさらに向上しました。

AI解析の精度が非常に高く、以前は「この帳票は解析できるのか？」と心配していた書類も、問題なく解析できる点が大きな魅力です。さらに、アップデートが頻繁に行われており、以前は解析できなかった帳票も対応できるようになったため、システムの進化を実感しています。この高機能を安価に利用できる点も大きなポイントです。

また、従来のように階層を潜ってフォルダを探す必要がなく、書類をアップロードするだけで整理が完了するため、作業が大幅に簡略化されました。さらに、権限管理機能により誤削除を防止でき、管理部門としても安心して運用できます。

直感的な操作性と高精度なAI解析により、負担が大幅に軽減され、効率的な運用が実現。

◇OPTiM 電子帳簿保存 導入によって感じている効果を教えてください。

満永様 導入して実感した最も大きな効果は、煩雑だった作業が大幅に簡素化された点です。従来は、書類内の金額確認後にファイル名を変更し、階層の深いフォルダに保存するという手間がありましたが、導入後は、ファイル名の変更が不要となり、アップロードするだけで電子帳簿保存法に対応できるようになったため、作業の効率が格段に向上しました。

また、過去の書類を検索する際も、従来は多くの時間を要していたものの、今では場所を選ばずに、迅速に該当の書類を見つけることができ、検索時間が大幅に短縮されました。こうした改善により、業務負担が軽減され、全体の業務効率が大幅に向上しました。OPTiM 電子帳簿保存と出会い、導入して本当に良かったと感じています。

佐藤様

◇今後どのように活用していきたいですか。

満永様 導入から数カ月が経過しましたが、OPTiM 電子帳簿保存にはまだ活用しきれていない機能が多くあります。その中でも特に、メール取込機能には注目しており、活用することで書類の取込忘れを防ぎ、さらにスムーズな運用が可能になるのではと期待しています。

また、今後は契約書管理システムであるOPTiM Contractとの連携を試験的に導入し、書類管理と契約管理を一元化した、さらなる業務効率化を目指したいと考えています。
機能の向上や新たな提案も楽しみにしており、OPTiM 電子帳簿保存の可能性を最大限に引き出して社内の運用効率を最大化していきたいです。

◇どのような企業に勧めたいですか？

佐藤様 電子帳簿保存法への対応を目的に、汎用的なファイルサーバーで保管しながら、ファイル名のリネームや台帳への手入力を行っている企業に特におすすめです。当社でも導入前はこの方法で対応していましたが、作業が煩雑で、人的ミスのリスクが高いだけでなく、予想以上に時間がかかる点が大きな課題となっていました。こうした背景から、専用システムの導入に踏み切りました。

OPTiM 電子帳簿保存は、AI解析機能が付いているにもかかわらず非常に安価で、コスト負担を抑えながらスムーズに導入できるのが魅力です。また、画面がシンプルで操作が分かりやすく、システムに不慣れな社員にも短期間で定着したので、導入担当としても安心感がありました。

手間を減らしながら効率的かつ確実に電子帳簿保存法に対応できるシステムとして、多くの企業にOPTiM 電子帳簿保存を体感していただきたいと思います。