お手軽な電帳法対応で紙管理から脱却
既存システムとの併用で大幅な工数削減に成功

長年に渡り、企業の幅広いITニーズを支援してきた株式会社IC。社内の経理業務を担う横尾様と諏訪様にOPTiM 電子帳簿保存の導入経緯や活用方法について伺いました。

◇貴社の事業内容について教えてください。

横尾様 業種や規模に関わらず幅広い企業のITニーズにお応えするため、大規模な基幹システムの開発から中小企業向けのExcel業務改善まで、システムやインフラの構築を通じて、企業の業務効率化や競争力の向上を支援しています。

1978年の創業以来、40年以上にわたりコンピューターを含むIT産業を先駆けとして事業を展開してきました。近年では、子会社のＭ＆Ａや事業の拡大を通じて、さらに多くの企業のIT支援に取り組んでいます。

横尾様

◇管理部門の組織体制や業務内容について教えてください。

横尾様 電子帳簿保存法の施行前は、請求書や見積書などの帳票類はすべて紙で保管し、受発注データは社内の基幹システム上で管理しておりました。そのため、電子データで受領した場合でも紙に印刷して保管する運用が続いていました。また、経費精算時には現場でスキャンした領収書のデータと紙の証憑を合わせて経理に提出し、基幹システム上で取引データと紙原本を突合させ、最終的にはファイリングして保管する形を取っておりました。

紙媒体での書類管理による電帳法対応が課題

◇OPTiM 電子帳簿保存を導入された理由や、導入以前の課題感について教えてください。

横尾様 システム導入の理由の一つとしては、社内の基幹システムが電子帳簿保存法に対応しておらず、改修見込みも立たなかったためです。

基幹システムでは電帳法対応に必要な企業名の入力・検索機能がなく、検索要件を満たしておりませんでした。

その他にも、紙でやり取りした書類は当然紙の状態で管理していたため、保管スペースの確保や監査時に簡単に検索で見つけられない管理状況にも課題を感じていました。

こうした業務の効率化や電子帳簿保存法に対応するため、証憑書類の電子化による管理の合理化を目指し、システム導入に踏み切りました。

◇実際にOPTiM 電子帳簿保存を使うときの流れを簡単に教えてください。

諏訪様 受領発行に限らず、取引先との証憑書類はすべてOPTiM 電子帳簿保存にアップロードしています。

複数ファイルの同時アップロードは特によく行う操作で、AIが同時並行で解析し、その処理速度も早いのでストレス無く利用できています。

書類登録とAI解析を実施した後は、人間の目でのダブルチェックを行っていますが、AIの精度がよいのでダブルチェックはほぼ確認だけで修正はごく僅かに感じています。

複数ファイルの同時取込でも高精度で処理が速いAI解析が便利

◇特に気に入っている特長があれば教えてください。

諏訪様 AI解析やメールの添付ファイルを自動取込する機能等、便利な機能が豊富に揃っていながらも、安価に利用できる点が非常に魅力的です。

法令対応のための導入とはいえ、システムによって導入前と比べて管理工数がこれほど大幅に削減されるとは予想していませんでした。

以前は紙での管理が主で、人目でデータを突合する必要があり、作業に時間がかかるだけでなく、常に誤記や漏れといったヒューマンエラーへの不安がつきまとっていました。

しかし、AIやシステムに任せられるようになり、心理的にも非常に楽になったと感じています。

◇OPTiM 電子帳簿保存 導入によって感じている効果を教えてください。

横尾様 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応できたので、紙の保管が不要になったのが特に大きな効果だと感じています。

OPTiM 電子帳簿保存はJIIMA認証のスキャナ保存要件にも対応しているので、紙管理が課題だった当社にとっては非常に安心感がありました。

また、検索要件に楽に対応できている点も大きいです。

特に内部統制監査時には、今までは紙保管していたものから目視で該当書類を探す工数が発生していましたが、全文検索と条件検索機能を活用し、OPTiM電子帳簿保存上で速やかに該当の電子書類を準備出来るようになりました。

対象書類の検索は永続で付き合っていく業務なので、早めに効率化できてよかったと感じています。

諏訪様

電子化による紙管理からの脱却で、業務効率化に

◇今後どのように活用していきたいですか。

諏訪様 定型フォーマット機能が追加された際に、扱っている一部の書類にこの機能で書類登録したところ、登録情報を修正する作業工数を通常のAI解析よりも減らすことが出来ました。

登録する書類数は年々増えているので、今後はそれを見越して、定型フォーマット機能が適用できる書類のフォーマット数を増やし、より効率よく運用していけたら良いと感じています。

◇どのような企業に勧めたいですか？

横尾様 電子帳簿保存法の要件対応のため、ファイル名のリネームや台帳の手入力を行っている企業におすすめしたいです。

当社も初めは既存の会計システムで対応しようとしていましたが、高額な追加料金が発生してしまい、AIも付いていないので専用システムを導入しようと決断しました。

OPTiM 電子帳簿保存はAI解析付きで非常に安価なので負担無く導入できました。画面も非常にシンプルで分かりやすいので、システムに不慣れなメンバーにもすぐ受け入れられて導入担当としてはすごく安心しています。

使いやすくAIも優秀なOPTiM 電子帳簿保存を、ぜひ体感して欲しいです。