請求書の支払期限が過ぎたらどうする？請求側・支払側それぞれの対処
公開日:2025/03/18
「請求書の支払期限が過ぎてしまった。取引先に迷惑をかけてしまう」
このような悩みを抱えるのは、苦しいものです。
一方、「支払期限を過ぎても、取引先からの入金がない」という状況もまた、資金繰りの悪化に直結する深刻な事態です。
この記事では、請求書の支払期限が過ぎたときに起きる問題や、請求側・支払側それぞれの立場で取るべき対処法を解説します。さらに、支払遅延を防ぐための予防策や、よくある困りごとのQ&Aも用意しました。
最後までお読みいただくと、支払遅延時の適切な対応方法がわかります。事態の悪化を防ぎ、冷静に対処できる知識を身につけましょう。
1. 請求書の支払期限が過ぎたら起きること
支払期限が過ぎると、請求側・支払側双方に深刻な影響が及びます。ここでは、代表的な3つの問題点を解説します。
- 遅延損害金の発生
- 信用問題に発展するリスク
- 法的措置を取られる可能性
1-1. 遅延損害金の発生
支払遅延が発生すると、法律に基づいて遅延損害金が発生します。遅延損害金とは、支払期限を過ぎた日から実際に支払われた日までの期間に対して、元本に一定の利率を乗じて算出される金額です。
【遅延損害金の計算方法】
- 法定利率の適用：民法第404条に定められた法定利率（令和5年4月1日以降の法定利率は年3%）を用いるのが一般的です。ただし、契約内容や支払遅延の態様によって、適用する利率が異なる場合があります。
- 日割計算の実施：元本に対して、支払期限の翌日から完済日までの日数に応じた利息を日割りで算出します。計算式は「遅延損害金 = 元本 × 遅延日数 ÷ 365 × 法定利率」です。
- 支払側の負担増加：遅延損害金の発生により、支払側は本来の請求額以上の金額を負担することになります。資金繰りが圧迫され、経営に影響を及ぼす可能性があります。
出典：「令和５年４月１日以降の法定利率について」（法務省）（ https://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00317.html）
1-2. 信用問題に発展するリスク
支払遅延を繰り返していると、取引先からの信用を失ってしまいます。ビジネスにさまざまな悪影響が及びます。
【信用低下による影響】
- 取引先の信頼の喪失：支払遅延を繰り返すと、取引先から「約束を守らない会社」とみなされてしまいます。信頼関係が損なわれ、今後の取引継続が困難になる恐れがあります。
- 風評被害のリスク：支払遅延の事実が業界内で知れ渡ると、他社からも取り引きを敬遠される可能性があります。新規取引先の開拓や事業展開の機会を逸することにつながります。
- 与信限度額の引き下げ：信用力の低下により、取引先から与信限度額を引き下げられるケースがあります。結果として、取引規模の縮小を余儀なくされます。
経済的損失だけでなく、信用という目に見えない損失は非常に大きなものです。支払遅延が与える影響の大きさを認識することが重要です。
1-3. 法的措置を取られる可能性
支払遅延が長期化・常習化すると、請求側が法的措置を検討するケースがあります。内容証明郵便での督促から始まり、段階的に法的措置（最終的には訴訟の提起）が取られる可能性があります。
訴訟となれば、請求側・支払側の負担は増大します。弁護士費用などの訴訟コストに加え、支払側は判決によって差し押さえなどの強制執行を受ける可能性もあります。
以上、3つのポイントを解説しました。
すでに支払期限を過ぎた請求書がある場合には、できる限り上記の影響を抑えるべく、すみやかに対処しなければなりません。具体的なアクションについては、以下に続きます。
2. 支払期限を過ぎた請求書がある【請求側】が取るべき対応ステップ
まず、「請求側」として、支払期限を過ぎた請求書がある場合の対応ステップを確認しましょう。早期の回収を目指して、適切な行動を取ることが重要です。
- まずは確認：入金状況のチェックと取引先への連絡
- 解決しない場合：段階的な督促方法
- 最終手段1：法的措置の種類と検討の流れ
- 最終手段2：債権回収会社に回収を依頼する
2-1. まずは確認：入金状況のチェックと取引先への連絡
支払期限を過ぎても入金がない場合、まずは入金状況を確認します。そのうえで、取引先に連絡を取り、支払いの見通しを確認するのが第一歩です。
【入金状況の確認と連絡のポイント】
- 入金状況のチェック：支払期限が過ぎても入金が確認できない場合、すみやかに社内の関連部署に連絡します。経理部門と営業部門が連携して、情報を共有することが大切です。
- 取引先への連絡：取引先の経理担当者や購買担当者に連絡を取ります。支払いが遅れている理由を確認するとともに、今後の支払見通しについて話し合います。
- 言葉遣いに配慮：連絡の際は、相手を責めるような言葉は避けましょう。あくまでも事実確認と今後の見通しを尋ねる姿勢で臨むことが重要です。
入金の遅れは、誤解や勘違い、ケアレスミスに起因するケースが多くあります。まずは冷静に状況を確認し、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
2-2. 解決しない場合：段階的な督促方法
連絡を取っても解決しない場合は、段階的に督促のレベルを上げていく必要があります。書面による督促を行い、それでも応じない場合は、法的措置を視野に入れます。
【段階的な督促の進め方】
- 書面による督促：取引先に督促状を送付します。支払いを求める内容とともに、遅延による影響を伝えましょう。書面で記録を残すことが重要です。
- 内容証明郵便での督促：支払遅延が続く場合、内容証明郵便で支払いを督促します。内容証明郵便自体に法的な強制力はありませんが、裁判になった際に有力な証拠となり、請求の事実と日付を公的に証明できます。時効の完成が迫っている場合には、消滅時効の完成を阻止する「催告（民法第150条）」としての効果もあります。
- 法的措置の検討：内容証明郵便でも解決しない場合、法的措置を検討します。弁護士に相談の上、具体的な方針を決定していきましょう。
督促は、法的手続きに移行する前の重要なステップです。書面による記録を残しつつ、粘り強く交渉を進めることが求められます。
出典：「民法」（e-Gov法令検索）（ https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089）
2-3. 最終手段1：法的措置の種類と検討の流れ
支払遅延が長期化し、話し合いでも解決しない場合、法的措置を取ることを検討します。状況に応じて、適切な手段を選択することが重要です。
【法的措置の種類と流れ】
- 支払督促の申し立て：債権者（請求側）の申し立てに基づき、簡易裁判所の書記官が、債務者（支払側）に対し、金銭などの支払いを命じる略式の手続きです。支払督促が発付され、債務者（支払側）が異議を申し立てない場合、債権者（請求側）の申し立てにより仮執行宣言が付され、強制執行が可能となります。
- 少額訴訟の提起：60万円以下の金銭の支払いを求める場合に限り、簡易裁判所に少額訴訟を提起できます。原則として1回の期日で審理が終了し、即日判決が言い渡されます。迅速な紛争解決が期待できる一方で、控訴ができない点に留意が必要です。
- 通常訴訟の提起：少額訴訟の要件に当てはまらない場合や、少額訴訟の判決に対して控訴ができない事態を避けたい場合は、通常訴訟を提起します。裁判所での本格的な争いとなり、時間と費用がかかります。
法的措置は、慎重に検討する必要があります。費用対効果を見極めつつ、弁護士との連携を密にして進めることが大切です。
出典：「支払督促」（裁判所）（https://www.courts.go.jp/saiban/syurui/syurui_minzi/minzi_04_02_13/index.html）
出典：「少額訴訟」（裁判所）（https://www.courts.go.jp/saiban/syurui/syurui_minzi/minzi_04_02_02/index.html）
2-4. 最終手段2：債権回収会社に回収を依頼する
法的措置の検討と並行して、債権回収会社に回収業務を依頼するのも有力な選択肢となります。債権回収のノウハウを持つ専門家に委ねれば、効率的な回収を期待できるでしょう。
【債権回収会社へ依頼するメリット】
- 回収業務の効率化：債権回収のプロに任せれば、自社で回収業務を行うための時間的・人的コストを削減できます。
- 法的対応の迅速化：債権回収会社は、法的手続きにも精通しているため、自社で対応するよりも迅速な対応が期待できます。
- 債権譲渡による資金化：債権を債権回収会社に譲渡すれば、譲渡対価を得られ、早期の資金化が図れます。資金繰りの改善に有益なケースもあります。
債権回収会社の選定に当たっては、法務大臣の許可の有無や実績や信頼性を入念にチェックしましょう。最適なパートナーを見極め、緊密に連携を取ることが大切となります。
以上、請求側の対処を解説しました。
支払遅延への対応は、請求側にとって重要な課題です。適切な対応を取れば、売掛金の早期回収と健全な財務状況の維持につながります。
3. 支払期限に間に合わなかった【支払側】が取るべき対応ステップ
次に「支払側」として、支払期限に間に合わなかった場合の対応ステップを確認しましょう。誠意を持って対応し、取引先との信頼関係の維持に努めることが大切です。
- 誠意が伝わる対応：請求側への連絡とお詫び
- 交渉で解決：分割払いや支払期限の延長は可能か
- 困ったときは専門家へ：弁護士に相談するメリット
3-1. 誠意が伝わる対応：請求側への連絡とお詫び
支払期限に間に合わない見込みが立った時点（あるいは支払遅延が発覚した時点）で、すみやかに請求側への連絡を入れます。遅延の理由と支払見通しを丁寧に説明しましょう。
【請求側への連絡のポイント】
- 遅延理由の説明：支払期限に間に合わない理由を明確に伝えます。事実関係を簡潔に説明し、誠意ある対応を心がけましょう。
- 今後の支払見通しの共有：いつまでに支払いが可能かを具体的に示します。請求側に理解を得られるよう努めます。
- 誠実な姿勢の表明：支払遅延について、真摯にお詫びの意を伝えます。今後の再発防止に努める旨をあわせて伝え、信頼関係の維持を図りましょう。
支払遅延は信頼関係の根底を揺るがす事態のため、誠実な対応に徹しなければなりません。一方的に支払いを先延ばしするのではなく、できる限りの誠意を尽くして丁重に説明することが重要です。
3-2. 交渉で解決：分割払いや支払期限の延長は可能か
どうしても支払いが難しい事情がある場合、分割払いや支払期限の延長について交渉するのもひとつの方法です。請求側の理解を得られるよう、粘り強く交渉を進めましょう。
【分割払いや支払期限延長の交渉ポイント】
- 具体的な支払計画の提示：分割払いを希望する場合は、具体的な支払スケジュールを提示します。一括払いが難しい理由と、分割払いの見通しを丁寧に説明しましょう。
- 支払期限延長の合理的な理由：支払期限の延長を求める場合は、合理的な理由を示す必要があります。一時的な資金繰りの悪化など、請求側に理解を得られる説明を心がけます。
- 金利の負担など条件面の確認：分割払いや支払期限延長に応じてもらう代わりに、金利の負担などの条件を請求側から求められるケースがあります。条件面をしっかりと確認し、合意形成を図ることが大切です。
交渉の際は、請求側の立場に立って柔軟に対応する必要があります。厳しい状況ではありますが、十分な協議を行い、先方が納得できる現実的な解決を目指しましょう。
3-3. 困ったときは専門家へ：弁護士に相談するメリット
支払遅延の解決に行き詰まったときは、弁護士に相談するのも有効な方法です。法的な観点からのアドバイスによって、適切な対応策が見えてくるでしょう。
【弁護士に相談するメリット】
- 法的リスクの把握：支払遅延に伴う法的リスクについて、専門的な見地から評価してもらえます。リスクを正しく理解したうえで、対応策を検討できます。
- 交渉方針の策定：弁護士の助言をもとに、請求側との交渉方針を策定できます。法的な根拠を示しながら、説得力のある交渉を進められます。
- 訴訟対応のサポート：万が一、請求側から訴訟を提起された場合は、弁護士との連携が欠かせません。適切な訴訟対応によって、最善の結果を目指すことになります。
弁護士との連携は、支払側にとって心強い味方となります。早めに相談し、適切なサポートを受けることが大切です。
以上、支払側の対処を解説しました。
支払遅延は、支払側にとって厳しい局面ではありますが、適切な対応でダメージを最小限に抑えることも可能です。透明性と誠意を持って行動することが重要です。
4. 支払期限の超過を防ぐ効果的な予防策
一方、支払遅延を防ぐためには、日頃からの備えが欠かせません。請求側・支払側双方が意識すべき予防策を確認しましょう。
- 【請求側】与信管理と請求書発行の徹底
- 【支払側】請求書の適切な管理と支払スケジュールの見える化
- 【双方】電子帳簿保存法対応の文書管理システムの活用
4-1. 【請求側】与信管理と請求書発行の徹底
請求側にとって、「取引先の与信管理と請求書発行の徹底」が重要です。リスク管理の観点から、適切な与信判断と請求業務の効率化を図る必要があります。
【与信管理と請求書発行の要点】
- 取引先の与信調査：新規取引先については、事前に与信調査を行います。財務状況や取引実績などを確認し、取引可否の判断材料とします。
- 与信限度額の設定：取引先ごとに与信限度額を設定し、与信管理を徹底します。限度額を超える取り引きについては、個別に審査を行うなどの対応が必要です。
- 請求書の迅速な発行：請求書は、取り引きが発生した後、すみやかに発行するよう心がけましょう。スケジュールに沿った確実な請求書発行が、支払遅延の防止につながります。
与信管理と請求書発行の徹底は、売掛金の回収リスクを軽減するために欠かせません。日頃からの地道な取り組みが、支払遅延の予防につながります。
4-2. 【支払側】請求書の適切な管理と支払スケジュールの見える化
支払側にとって、「請求書の適切な管理と支払スケジュールの見える化」が重要です。支払漏れや支払遅延を防ぐために、社内体制の整備が求められます。
【請求書管理と支払スケジュールの見える化のポイント】
- 請求書の一元管理：届いた請求書は、すみやかに経理部門で集約し、一元管理します。請求書の所在を明確にし、支払漏れを防ぐことが大切です。
- 支払スケジュールの作成：請求書の内容を確認し、支払スケジュールを作成します。支払期限を明確にし、計画的な支払いを心がけましょう。
- 社内関係部署との情報共有：支払スケジュールは、社内の関係部署と共有します。経理部門だけでなく、予算管理を行う部署とも連携し、円滑な支払業務を目指します。
請求書管理と支払スケジュールの見える化は、支払遅延を防ぐための基本です。社内体制を整備し、計画的な支払いを実践することが大切です。
4-3. 【双方】電子帳簿保存法対応の文書管理システムの活用
請求側・支払側双方にとって、「電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの活用」が有効です。請求書・領収書などの電子化を進め、業務効率化と支払遅延の防止を図りましょう。
【文書管理システム活用のメリット】
- 請求書の電子化：請求書をデータとして受け取り、電子的に保存します。紙の請求書の受け渡しに伴うタイムラグを解消し、請求〜支払いの業務を効率化できます。
- 領収書の電子化：支払いの証憑となる領収書も電子化します。領収書の紛失リスクを避け、円滑な経理処理が可能になります。
- クラウド上での共有：請求書・領収書などのデータをクラウド上で共有すれば、社内の情報共有が円滑になります。支払状況の確認や、問い合わせ対応などがスムーズに行えます。
文書管理システムの活用は、請求業務・支払業務の効率化に大きく寄与します。デジタル化によって、スピードと正確性を向上させましょう。
具体的なソリューションとしては、AI電子帳票管理システム「OPTiM 電子帳簿保存」が挙げられます。
OPTIM 電子帳簿保存は、請求書などの取引書類をアップロードするだけで、電帳法対応に必要な項目や、管理に便利な項目をAIが抜き出し、安全に取引情報を管理できるサービスです。
さまざまな取引情報の電子帳簿保存に対応しており、請求書の支払期限の管理に最適です。詳しくは以下のリンクより資料をダウンロードしてご確認ください。
5. 請求書の支払期限でよくある困りごと Q&A
最後に、請求書の支払期限に関するよくある質問をQ&A形式で取り上げます。
- 支払期限を過ぎたらすぐに法的措置を取られる？
- 遅延損害金ってどのくらいかかるの？
- 支払いが遅れたらどう連絡すればいい？例文は？
- 請求書を紛失…どうやって対処する？
- 支払期限の延長はどこまでならOK？
5-1. 支払期限を過ぎたらすぐに法的措置を取られる？
支払期限を過ぎたからといって、すぐに法的措置を取られることはまれです。
多くの場合、請求側から督促状が届いたり、電話やメールなどで連絡が入ったりするのが通常のプロセスです。
ただし、支払遅延が長期化・常習化すると、法的措置のリスクは高まります。誠意を持って対応し、請求側との対話を重ねることが大切です。
5-2. 遅延損害金ってどのくらいかかるの？
遅延損害金の利率は、法定利率または当事者間の契約で定められた利率に基づいて計算されます。
2020年4月1日施行の民法改正により、法定利率は年3%となりました（商事法定利率は廃止、法定利率は3年ごとに見直される変動制）。
支払遅延の期間が長くなるほど、遅延損害金の負担は大きくなります。早期の解決を心がけることが賢明です。
5-3. 支払いが遅れたらどう連絡すればいい？例文は？
支払いが遅れる見込みが判明した時点で、すみやかに請求側に連絡を入れることが大切です。できるだけ早く先方に伝えるために、電話または訪問での謝罪が望ましい形です。
すぐ連絡がつかずに、メールや書面で伝える必要がある場合は、遅延の理由と今後の支払い見通しを丁寧に説明します。例文としては、以下を参考にしてみてください。
「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△の△△でございます。
貴社発行の請求書（請求書番号：〇〇、〇月〇日発行、支払期限：〇月〇日）のお支払いにつきまして、ご相談がございます。
弊社都合で大変恐縮ではございますが、現在、主要取引先からの入金が遅れており、当初の支払期限である〇月〇日までのお支払いが難しい状況となってしまいました。
つきましては、誠に勝手なお願いではございますが、お支払いを〇月〇日までご猶予いただけないでしょうか。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
かならずお支払いいたしますので、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」
5-4. 請求書を紛失…どうやって対処する？
請求書を紛失してしまった場合は、請求側に連絡を取り、再発行を依頼するのが基本です。
電話やメールで請求書の再発行を求め、支払い手続きを進めましょう。請求側との信頼関係を損なわないよう、迅速かつ丁寧な対応を心がけることが大切です。
紛失を防ぐためにも、請求書の電子化や文書管理システムの導入を検討することをおすすめします。
5-5. 支払期限の延長はどこまでならOK？
支払期限の延長が認められるかどうかは、請求側との個別の交渉になります。
一般的には、1〜2週間程度の延長は了承を得られるケースが多いようです。ただし、あくまでも請求側の判断によるため、かならず受け入れてもらえるとは限りません。
支払期限の延長を求める際は、合理的な理由と明確な支払計画を示すことが重要です。誠意を持って交渉に臨むことが求められます。
支払期限をめぐる困りごとは、ケースバイケースで対応が異なります。請求側との円滑なコミュニケーションを図り、適切な解決を目指すことが大切です。
6. まとめ
本記事では「請求書の支払期限が過ぎた場合」をテーマに解説しました。要点をまとめておきましょう。
請求書の支払期限が過ぎたら起きることは、以下のとおりです。
- 遅延損害金の発生
- 信用問題に発展するリスク
- 法的措置を取られる可能性
支払期限を過ぎた請求書がある【請求側】が取るべき対応ステップとして、以下を解説しました。
- 入金状況のチェックと取引先への連絡を行う
- 段階的に督促を行う
- 解決しない場合は法的措置や債権回収会社への依頼を検討する
支払期限に間に合わなかった【支払側】が取るべき対応ステップとして、以下を解説しました。
- 誠意が伝わる対応で連絡とお詫びをする
- 分割払いや支払期限の延長は可能か交渉を行う
- 困ったときは専門家（弁護士）に相談する
支払期限の超過を防ぐ効果的な予防策は以下のとおりです。
- 【請求側】与信管理と請求書発行の徹底
- 【支払側】請求書の適切な管理と支払スケジュールの見える化
- 【双方】電子帳簿保存法対応の文書管理システムの活用
支払遅延は、請求側・支払側双方にとって深刻な問題です。日頃からの備えを怠らず、万が一の際は適切な対応を取る必要があります。正しい知識を身につけ、トラブルを未然に防ぐとともに、発生時にも冷静に対処できる体制を整えておきましょう。
