OPTiM®

個人情報の取扱いに関する会社方針

株式会社オプティム（以下、「当社」といいます。）では、お客さま・お取引先さまより取得する、個人を特定できる情報（以下、「個人情報」といいます。）の重要性を認識し、個人情報保護法に基づき適法かつ慎重に取り扱うと共に、より良い製品及びサービスを提供させていただくため、個人情報へのアクセス及び取扱いについて、以下のように取組み、責任を持って個人情報を保護いたします。

1. （法令等の遵守）

当社は、個人情報保護法その他関係する法令等を遵守いたします。

2. （社内体制）

当社は、個人情報の取扱い及びシステムに関して、社内規程及び必要な場合には業務毎に必要なルールを策定するとともに、管理者を置く等組織を整備し、個人情報保護を遵守する体制を構築いたします。

3. （個人情報の取得）

当社が、個人情報を取得する場合には、利用目的を通知又は公表し、利用目的達成に必要な範囲で適正な手段によって取得いたします。

4. （個人情報の利用）

当社は、取得した個人情報を、利用目的の範囲で利用させていただきますと共に、お客様の同意なくその目的の範囲を超えた利用はいたしません。

5. （正確性の確保）

当社は、個人情報を正確・最新の状態に保つよう、適切な措置を講じます。

6. （安全管理措置）

当社は、個人情報を厳重に管理し、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩等に対する予防措置及び安全対策を講じます。

7. （社内教育）

当社は、従業員に対する個人情報保護についての教育訓練を行い、その内容を社内に周知徹底させます。

8. （第三者提供）

当社は、以下の場合を除き、当社が取得した個人データを第三者に提供いたしません。

1. あらかじめご本人の同意を得ている場合
2. 法令に基づく場合
3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
5. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

9. （個人情報の開示・訂正等）

当社の保有個人データに関する開示・訂正・利用停止・消去（以下「開示等」といいます。）をご希望される場合には、当社の別途定める方法に基づき、合理的かつ必要な範囲内において速やかに対応させていただきます。

詳しくはこちらをご覧ください。

10. （社内体制の継続的見直し）

当社は、個人情報の取り扱いに関する社内規程及びそれを実行するための組織体制について、有効かつ適正な運用が持続的になされるよう継続的な見直し、改善を図ってまいります。

11. （本方針の改定）

当社は、法令等の変更その他の理由により、本方針を改定することがあります。その場合は当社Webサイト等での表示その他の適切な方法により周知、またはお客さま・お取引先さまに通知いたします。

12. （当社の名称・住所・代表者の氏名）

株式会社オプティム
〒840-8502 佐賀県佐賀市本庄町１ オプティム・ヘッドクォータービル
代表取締役社長　菅谷 俊二

開示等の求めに応じる手続きに関する規定

1. 開示手続き

株式会社オプティム（以下「当社」といいます）は､保有個人データに関する開示・訂正・利用停止・消去（以下「開示等」といいます。）の請求があったときは､当社の内部規定に基づき、以下の手続に従い遅滞なく対応します｡

1. 所定の開示等請求書及び下記指定に基づき１つまたは本人確認書類（代理人によるご請求の場合は代理権限を確認する書類）を所定の方法（以下のメールアドレス宛の提出又は別途当社が指定する方法）にてご提出いただきます。
   
   • １つの本人確認書類で足りるもの（公的書類かつ顔写真付きのもの）
     運転免許証、運転経歴証明書（平成24年4月1日以降交付のもの） 、パスポート、在留カード、特別永住者証明書、マイナンバーカード（個人番号の記載された面は送付しないようご注意ください）など
   • ２つの本人確認書類が必要となるもの（公的書類で顔写真付きではないもの及び公的書類ではないもの）
     健康保険被保険者証など各種社会保険証、国民年金手帳、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書、母子健康手帳（母および子に限る）、学生証など

   • 原則として本人からの申請をお願いしています。代理人による開示の場合の必要書類については、請求時に個別にご案内します。

2. 当社は上記をもとにご本人様を確認のうえ、当社所定の算定方法に基づく手数料が発生する場合、手数料1000円の振込先をご連絡いたします。ただし、特別な開示・通知手段を求められるなど、追加の費用が必要となる場合には、その費用を勘案した手数料を追加して頂戴する場合があります。 手数料の要否・金額は申込後にご連絡いたします。
3. 前号で手数料が必要となる場合、手数料のお支払いを確認後、開示手続きに対応いたします。
4. 開示方法は原則として電子データでの開示とし、ご依頼がありましたメールアドレスにデータまたはデータの取得に必要なリンク等をお送りいたします。紙媒体での開示となる場合、所定の送付等の費用が必要となります。
5. 当社は、上記の規定に基づき本人確認を行った個人情報の開示により生じた結果については、本人の意思であるか否かにかかわらず、開示行為及びこれにより生じた結果について何ら責任を負いません。

2. 本手続きで取得した個人情報の利用目的

開示等の請求にともない取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は開示等の請求に対する回答が終了した後、1年間保存し、その後廃棄させていただきます。

3. 個人データ等の非開示事由について

次に定める場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申しあげます。

1. 開示等請求書の記載事項と本人確認書類の記載事項が一致しないときなど、本人が確認できない場合
2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3. 所定の申請書類に不備があった場合
4. 手数料をお支払いいただいていない場合
5. 開示請求時点において、開示請求がなされた個人情報・個人データを当社が保有していない場合（過去に保有していたが、保管期間を経過して削除された場合や、既に匿名加工情報、仮名加工情報に変換され、個人データを当社が保有していない場合を含みます）
6. 開示等の請求の対象が個人情報保護法上の「保有個人データ」に該当しない場合
7. 開示をすることにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、違法な行為を助長、誘発するおそれがある場合、その他法令及び規則に基づき開示請求を認めない事由が存在する場合
8. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
9. 他の法令等に違反することとなる場合

4. 開示担当窓口

上記お手続きの詳細については以下までご連絡ください。

株式会社オプティム　個人情報取扱担当
privacy-office@optim.co.jp
郵送での手続が必要となる場合の送付先
〒105-0022 東京都港区海岸1丁目2番20号 汐留ビルディング18F
OPTiM TOKYO（東京本社）　個人情報取扱担当

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以上